3.1 Meerjarenbeleidsplan

drie tot vijf jaar

De basis voor een fondsenwervend jaarplan is het meerjarenbeleidsplan van uw organisatie. Dit stelt u vaak op voor een periode van drie tot vijf jaar. Daarin beschrijft u de visie van de organisatie voor de komende periode.

SWOT-analyse

stip op de ­horizon

Dit plan bevat naast de visie vaak een SWOT-analyse (voor een e-learning over het maken van een SWOT-analyse kunt u een kijkje nemen op rendement.nl/bestuurdossier) en de stip op de horizon waar uw organisatie naartoe wil werken. Per afdeling heeft u hierin beknopt beschreven hoe deze visie zich vertaalt in de op hoofdlijnen te verwachten doelstellingen en investeringen.

3.1.1 Begin

binnen de norm

Bij het opstellen van een jaarplan begint u bij het begin: het huidige jaarplan. U stelt uzelf een aantal vragen, waaronder de volgende:

• Heeft uw organisatie de beoogde resultaten (de zogeheten KPI’s) behaald?
• Hoe succesvol zijn de grotere fondsenwervende campagnes geweest?
• Tegen welke externe en interne factoren bent u aangelopen?
• Wat waren de successen en tegenslagen voor uw organisatie?
• Is uw organisatie binnen de norm gebleven van maximaal 25% totale investering voor fondsenwerving? Veel organisaties stellen deze post op maximaal 20% om hier ruimschoots binnen te blijven.

3.1.2 Doelstelling

Vervolgens kijkt u naar de doelstellingen in het meerjarenbeleidsplan van de organisatie. Aan de ene kant is er de kwalitatieve doelstelling die beschrijft waar uw organisatie de komende periode wil staan en welke positie u wilt innemen. Deze doelstelling beschrijft altijd de impact die uw organisatie wil maken. Om dat mogelijk te maken is geld nodig. En daar komt de fondsenwervende doelstelling om de hoek kijken. U moet zich afvragen hoeveel geld of donaties uw organisatie nodig heeft om de gewenste impact te kunnen maken. Vervolgens maakt u een plan waarin u vastlegt hoe u deze donaties gaat realiseren. Hier heeft de integriteit van de organisatie invloed op.

3.1.3 Einddoel

combineren

Dankzij de analyses en evaluaties van de huidige fondsenwervende activiteiten van uw organisatie weet u wat goed werkt en wat minder goed of helemaal niet (meer) werkt. Dankzij het meerjarenbeleidsplan weet u wat het einddoel voor de fondsenwerving is voor het volgende jaar. Nu is het zaak om deze twee te combineren en te kijken hoe u de fondsenwervende doelstelling kunt realiseren.

3.1.4 Budget

op hoofdlijnen

Een jaarplan is gelaagd. Er zijn meerdere manieren om dit plan vorm te geven. Dit is afhankelijk van hoe uw fondsenwervende afdeling is ingericht. Denk aan een focus op doelgroepen, kanalen of juist resultaatgebieden. U maakt een inschatting van de benodigde investering op hoofdlijnen om de begrote doelstelling te behalen. De analyses van het afgelopen jaar laten u het zogeheten return on investment (ROI) zien. Deze ROI zet u één op één door naar het jaarplan.


3.1.5 Percentage

opzeggingen

Vervolgens neemt u de samenstelling van de giften en donaties onder de loep. Bereken de percentages van structurele donaties en de losse giften. De structurele donaties zijn de basis van uw inkomsten. Houd er rekening mee dat jaarlijks een deel wegvalt door opzeggingen of overlijden. Om het bedrag op peil te houden of te laten groeien, doet u investeringen ten behoeve van de werving én het behouden van uw donateurs.

Nog te werven

Stel bijvoorbeeld dat de structurele donaties goed zijn voor 60% van uw totale fondsenwervende inkomsten. Dat betekent dat uw organisatie nog 40% moet werven op andere manieren.

3.1.6 Innovatie

potje

In de volgende stap vult u in hoe u deze doelstellingen realiseert. Welke doelgroepen benadert u en welke kanalen zet u in? Die informatie helpt u om een betere inschatting voor het benodigde budget te maken.

Ruimte voor groei

toekomstbestendig

Belangrijk is om binnen het budget een potje op te nemen voor innovatie. Aan dit budget hangt u (nog) geen fondsenwervende doelstellingen. Dit geeft de ruimte voor groei, om nieuwe technieken uit te proberen en met de tijd mee te gaan. Overweeg om hier vijf tot tien procent van het budget voor vrij te maken. Als organisatie is het tenslotte belangrijk om te innoveren, want alleen dan maakt u uw organisatie toekomstbestendig.

3.1.7 Puzzelen

oplage

En dan is het puzzelen geblazen. De ROI – waarmee u op hoofdlijnen het benodigde budget heeft ingeschat – kunt u ook uitrekenen op kanaalniveau. Een Excel-overzicht vormt de basis, waarin u de verschillende KPI’s opneemt, zoals ROI, bereik, respons en gemiddelde gift met de benodigde formules om tot de te verwachte inkomsten te komen. Speel met de oplage en aantallen om tot een gewenste mix van kanalen te komen om fondsen te werven. Als deze duidelijk is, vraagt u offertes aan bij de leveranciers van uw projecten. Zo kunt u uitgaan van werkelijk te verwachten kosten in plaats van gemaakte kosten. Die past u aan in uw Excel-bestand en zo komt u tot het uiteindelijke jaarplan.