7.1 Vluchtwerk
reclameblaadjes
Het is donderdagochtend en de koerier bezorgt de post. Naast de gebruikelijke facturen en offertes zitten er ook veel reclameblaadjes tussen. ‘Dat is handig’, zegt u tegen uzelf, want u moet binnenkort nieuwe mobiele telefoons bestellen voor uw medewerkers. U pluist de telefonieblaadjes van voor tot achter uit, en aan het eind van de rit weet u nog steeds niet welke telefoon moet worden besteld. Maar dat komt, zegt u tegen uzelf, omdat u er de tijd niet voor neemt.
Een dagje op kantoor
Outlook
Een ander voorbeeld. U moet rond het middaguur iets af hebben. Daarom bent u nu, voor de file uit, al om half acht op kantoor. Binnengekomen zet u meteen uw computer aan. Die heeft u nu eigenlijk niet nodig, maar het is een automatisme. Na drie minuten opstarten – iets waar u ook gedachteloos op wacht – vertelt Outlook dat u zes nieuwe mailtjes heeft. U opent ze allemaal en op één ervan reageert u meteen. Met een heel betoog. Dan nog even een tweede koffie halen voordat u echt gaat beginnen. Ha, daar komt Angela binnenlopen! Ze is als rechtgeaarde Rotterdamse natuurlijk voor Feyenoord en die heeft gisterenavond verloren. Even vragen hoe ze zich voelt. Inmiddels is het alweer bijna half negen, het tijdstip waarop u normaal gesproken altijd begint…
Uitstelgedrag is een bekend fenomeen in vrijwel elke werkomgeving. Soms gebeurt het bewust, soms beredeneerd en soms kent het uitstel geen geldige reden.
Barrière
op adem
Uitstelgedrag komt op elk kantoor voor. Het helpt om een beetje op adem te komen. Daar is weinig mis mee, als het ook dat doel heeft. Veel vaker maakt u echter dergelijke uitstapjes omdat u het belachelijk druk heeft en een barrière voelt om daadwerkelijk aan iets te beginnen. Misschien wel omdat het heel vervelend werk is.
Besluiteloosheid
neem een beslissing
Als u zich met dit soort bezigheden inlaat, ziet u waarschijnlijk als een berg op tegen werk dat wél belangrijk is. U weet dat, maar het lukt u niet om helder te krijgen hoe u deze klus het beste kunt aanpakken. U durft geen besluit te nemen, want wat als het verkeerd uitpakt? Hier moet u echt iets aan doen. Maak fouten en leer ervan. Neem een beslissing, ook al is het achteraf de verkeerde, of niet de allerbeste. U wilt verder komen in uw werk? Dat lukt niet door alleen maar te proberen om niets fout te doen.
Niet de hoogste prioriteit, dus uitstelgedrag
Uitstelgedrag betekent niet dat iemand niets doet. Een ‘uitsteller’ is echt wel met iets bezig. Hij doet het omdat het niet tot de A-prioriteiten behoort. Maar als het lezen van vakliteratuur het enige (en dus het belangrijkste) op zijn lijstje zou zijn, doet hij het dan ook met zoveel overgave? Waarschijnlijk niet.
Faalangst
zonder problemen
Als het iemand uit uw team uit faalangst, of vanwege andere redenen, steeds weer niet lukt om zijn belangrijkste taak tot een goed einde te brengen, geef hem dan taken die overduidelijk van minder belang zijn. U zult versteld staan hoeveel van dergelijke opdrachten uw teamlid gewoon zonder problemen volbrengt. En daar heeft u echt wel wat aan.
Compensatiegedrag voor kwadrant I
niet lui
googelen
Het is zeer de vraag of het u altijd is aan te rekenen dat u te veel in dit vierde kwadrant vertoeft. U bent namelijk niet lui. Het heeft er veel meer mee te maken dat u uw zaken niet goed genoeg op orde heeft en daardoor veel in kwadrant I (belangrijk én dringend) moet werken. Dat kost kracht en energie, en daarvan wilt en moet u ook regelmatig uitrusten. Dus gaat u dingen googelen, of blijft u langer koffiedrinken bij een collega.
Gebrek aan discipline
afstudeerscriptie
Hoe dan ook, uitstelgedrag is een gebrek aan discipline. De boog kan natuurlijk niet altijd gespannen zijn, maar u kunt uzelf misschien wél wat vaker achter de vodden zitten. Zonder discipline heeft het weinig zin om u in timemanagement te verdiepen. Dan leest u enkel wat u had moeten doen om uw werk soepeler te laten verlopen. U weet heel goed dat de nieuwe collega uitgebreid naar zijn afstudeerscriptie vragen dat alleen maar in de weg staat.
Voorzichtig begin
begin
Niemand beweert dat het eenvoudig is om uw gedrag te veranderen. Maar ondertussen heeft u in de voorgaande hoofdstukken al de voordelen leren kennen die het voor u kan hebben. Waarschijnlijk ook voor uw privéleven. Maak er in ieder geval een begin mee, desnoods heel voorzichtig.
Het bestrijden van uitstelgedrag
hapklare brokjes
Enkele maatregelen die uitstelgedrag beperken:
- Denk aan de positieve gevolgen van iets wél doen en aan de negatieve gevolgen van iets níet doen.
- Snijd het project in hapklare blokjes, die u in korte tijd kunt afronden.
- Begin met het leukste gedeelte van het werk.
- Voeg er iets extra’s aan toe, iets waar u veel plezier aan beleeft.
- Maak een beginnetje, en laat het schrikbeeld van een leeg A4’tje verdwijnen.
- Probeer medewerking te krijgen van uw collega’s.