5.3 Agenderen
helemaal vergeten
Op de maandagochtendvergadering vertellen alle aanwezigen even waar ze deze week zoal mee bezig zijn. Iedereen is weer van elkaars bezigheden op de hoogte, op wie zij bij eventuele calamiteiten kunnen terugvallen en wie extra opdrachten nog kan inpassen. Pas als u aan uw bureau gaat zitten, valt uw oog op een e-mail die u herinnert aan een vergadering op donderdagochtend. Die was u helemaal vergeten.
Toezeggingen gedaan
niet waarmaken
Verdorie, nu heeft u net toezeggingen gedaan die u niet meer kunt waarmaken. Niet als u niet wilt overwerken, tenminste. Door het maken van zowel een week- als een dagagenda kunt u dit soort verrassingen tot een minimum beperken. Hierbij is de volgorde belangrijk: maak eerst een weekagenda, dan pas een dagagenda.
5.3.1 De weekagenda
Een belangrijke stap naar een betere werk- en tijdplanning is het maken van een overzichtelijke weekagenda. Met alleen een dagagenda kunt u immers in de problemen komen, omdat het handig kan zijn om al op maandag te weten dat u op donderdag die vergadering heeft. Een agenda met een weekoverzicht biedt u dan ruimte om te schuiven, want uw vaste werkzaamheden op donderdag moeten deze week al op woensdag zijn afgerond.
Elke woensdagavond frietjes?
vragenuurtje
Veel in ons leven is per week geregeld. Scholen doen het zo, net als de overheid. De Tweede Kamer houdt elke dinsdagmiddag haar vragenuurtje. Zelf heeft u misschien ook zo’n weekschema: op maandagmiddag altijd teamoverleg op het werk, elke dinsdag volleybaltraining en op woensdagavond thuis altijd friet.
Twee methoden
Er zijn twee manieren om een weekagenda samen te stellen, de bottom-upmethode en de top-downmethode. Samen werken ze het beste.
De bottom-upmethode
orde in de veelheid
Deze weekagenda kunt u invullen door alle activiteiten die u in een week voorziet in een brainstormsessie onder elkaar te schrijven. U kunt dat het beste op de voorafgaande vrijdag doen; eventueel als eerste klus op de maandagmorgen van die week. De volgorde van de punten maakt niet uit; het doet er (nog) even niet toe hoe belangrijk iets is. Wel moet u proberen om volledig te zijn, en dat levert waarschijnlijk een flinke lijst op. Vervolgens schept u orde in die veelheid. Dat doet u door die lijst te doorlopen en te bepalen hoe dringend of belangrijk iets is. U stelt uw prioriteiten vast.
Voor de activiteiten die u wél een concrete vorm moet meegeven (wat gaat u er precies mee doen deze week?), maakt u als eerste een plekje vrij in de komende werkweek. Zo laat u de week voor een groot deel vollopen.
De top-downmethode
dagelijkse beslommeringen
De bottom-upmethode is een prima manier om uw weekagenda te plannen. Maar brainstormen heeft ook een paar dode hoeken. De kans is namelijk groot dat uw weekagenda vol komt te staan met vooral zogenaamd dringende zaken, vaak weinig meer dan uw dagelijkse beslommeringen.
Waan van de dag
geen ijkpunt
Kort gezegd: u reageert vooral op de waan van de dag. En dat is onvoldoende; u vergeet dan gewoonweg andere A-prioriteiten, omdat die toevallig in de komende week geen ijkpunt hebben. Maar ze blijven belangrijk, en u moet er ook in de komende week aandacht aan besteden. Alleen al om uw langetermijntargets (kwartaal, jaar) te kunnen halen.
Proactieve houding
voordeel
Om deze problemen het hoofd te bieden, heeft u een goed overzicht nodig van uw kerntaken en alles wat daar aan taken bijhoort. Maak hier een uitvoerig overzicht van. Als uw bottom-uplijstje klaar is, legt u daar dit top-downoverzicht naast en vult u het aan met wat u in eerste instantie vergeten was. Daarmee reageert u niet alleen, maar meet u zich bovendien een proactieve houding aan. Een flink verschil, waarmee u absoluut uw voordeel kunt doen.
Realistisch
Blijf bij het inplannen wel realistisch. Als u over een taak normaal gesproken drie uur doet, maar het is u ook een keer in anderhalf uur gelukt, blijf dan toch uitgaan van drie uur. U stelt deze weekplanning niet samen om indruk te maken op uw collega’s, dat gaat tegen u werken.
Enkele tips om de week door te komen
maandagochtendblues
Denk bij het maken van uw weekagenda wel aan de beroemde maandagochtendblues. Die blijkt echt te bestaan. Zeker als u in het weekend wat heeft uitgeslapen, bent u maandagmorgen om negen uur niet op uw best. Verder is het geen slecht idee om op een vrije middag anderhalf uur te slapen, zodat u één hele slaapcyclus extra doorloopt. Twintig minuten uw ogen sluiten, kan ook al veel opleveren.
5.3.2 De dagagenda
U heeft al een weekagenda gemaakt met dagelijks een aantal belangrijke aandachtspunten. Daarmee heeft u, als het goed is, uw dag nog niet helemaal potdicht zitten. Er zijn namelijk nog flink wat activiteiten die u elke dag weer tijd kosten. Denk aan het beantwoorden van binnenkomende telefoontjes. Soms zijn dat er drie, maar het kunnen er net zo goed twaalf zijn.
nabellen
Aanvullend op de al genoteerde activiteiten schrijft u zich eerst nog maar eens helemaal leeg. Bedenk alles wat u vandaag zou willen of kunnen doen: e-mails schrijven, een bestelling nabellen, et cetera. Dit zijn andere zaken dan in de brainstorm voor de weekagenda. Vaak zijn het werkzaamheden die pas sinds de vorige dag op uw bordje liggen.
Kriskras door elkaar
kriskras door elkaar
interrupties
Als het goed is, heeft u na maximaal een kwartier een lijstje liggen waar allerlei werkzaamheden kriskras door elkaar op staan. Daarin gaat u nu orde scheppen. Stel vast welke taken voor u A-prioriteiten zijn. Die zet u – als dat qua hoeveelheid werk lukt – tussen 11.00 uur en 13.00 uur. Dat is de beste tijd om heel geconcentreerd aan de slag te gaan. Zorg ervoor dat u deze twee uur geen andere zaken plant (of u laat opdringen). Daarbij hoort ook dat u in staat bent om vriendelijk ‘nee’ te zeggen tegen onverwachte interrupties. Zelfs als ze u maar een paar minuten zullen kosten, iets wat de ander ongetwijfeld zal beargumenteren.
Eigen tijd
Tot slot moet u zelfs in deze dagagenda ruimte voor uzelf inbouwen. Er kan zich altijd iets onverwachts voordoen, en ook maakt u weleens een verkeerde inschatting van de tijd die u ergens voor nodig heeft.
Als het kan, bouwt u 20% eigen tijd in. Dat is aardig wat – ruim anderhalf uur als u acht uur per dag werkt – maar u zult merken dat het geen overbodige luxe is.
Zoek overeenkomsten
multitasken
Verder gaat u op zoek naar activiteiten op uw lijstje die erg op elkaar lijken. Het zal u niet verbazen dat zeven keer per dag één mail schrijven meer tijd kost dan zeven mails achter elkaar. Veel mail lijkt immers enigszins op elkaar, en zo hoeft u uw hersenen niet telkens in te fluisteren wat ze nu weer moeten gaan doen. Multitasken klinkt altijd interessant, maar voor mensen die productief willen zijn en het maximale uit hun tijd willen halen, is het geen goede optie.
Terugkerend moment
Voor mail kunt u het beste een dagelijks terugkerend moment kiezen, bijvoorbeeld net na de lunch. Bij telefonisch contact bent u afhankelijk van de bereikbaarheid van een ander: kies daarom voor dit soort werk altijd twee momenten. Bijvoorbeeld ’s morgens om half tien en – voor degenen die niet opnamen – meteen na het e-mailen.
Denk- en doewerk
iets zwaarders
Ook voor andere werkzaamheden gaat u op zoek naar overeenkomsten. Als het lukt, is een algemene indeling in denkwerk en doewerk aan te raden. Dat zorgt voor afwisseling. Doewerk is meestal minder intensief, waardoor u uw accu weer kunt opladen. Lukt het om tussen half 11 en half 1 het ‘zware’ denkwerk te plannen, zet dan daarvóór, tussen half 9 en half 11, en na de lunch, vooral ‘doe-dingen’ in uw agenda. In die tijd kunt u ook uw sociale kant laten zien: iedereen mag u best storen als u met dit eenvoudigere werk bezig bent. Rond 15.00 uur of 15.30 uur kunt u vervolgens weer iets zwaarders op u nemen.
Probeer tweemaal per dag uw hoofd even helemaal leeg te maken door tien minuten niets te doen, behalve eventueel ademhalingsoefeningen. Dus ook niet kletsen met een collega, of even online iets opzoeken.
Evalueer uw dagagenda
plafond
Als uw werkdag ten einde loopt, pakt u nogmaals uw dag-agenda van die ochtend erbij. Streep door wat u gedaan heeft en blijf rustig onder wat u niet is gelukt. Dat zijn namelijk in de regel activiteiten die op deze dag niet per se af hoefden. Het was mooi geweest, maar helaas. Geen reden om de hele nacht naar het plafond te staren in ieder geval. Bent u bang dat het wel een probleem kan worden, dan kunt u de volgende ochtend die angst al wegnemen. U geeft deze werkzaamheden dan namelijk wat meer gewicht mee. Als u ze tussen half elf en half een inplant, weet u zeker dat u tijd en energie heeft om ze te doen.
5.3.3 Speling
vergeten usb-stick
U heeft veel discipline voor uw werk; een prima eigenschap waardoor u bij het plannen en organiseren van uw werkzaamheden zelden in de problemen komt. Als het u tenminste niet verleidt om uw dagagenda en weekagenda volledig vol te laten lopen. Er gebeurt namelijk altijd wel iets dat u niet kunt voorzien. Een externe die vertraagd is, een vergadering die toch uitloopt, een vastlopende computer, een vergeten usb-stick of een tussendoor gekomen spoedklus.
Privé
Soms kunnen privéomstandigheden, of zelfs privéproblemen, uzelf of uw medewerkers in de weg zitten. Als u hier geen enkele rekening mee houdt, zult u moeten overwerken, of werk naar achteren schuiven. Een goed uitgangspunt is om, zoals al eerder gezegd, 20% van uw beschikbare werktijd voor onvoorziene omstandigheden te reserveren.
Niet ingepland, toch opgepakt
gewoontes
In uw dag- en weekagenda kiest u duidelijk wat u gaat doen. U legt het vast en u trekt er voldoende tijd voor uit. Desondanks kan het nog misgaan. Vaak komt dat doordat u zaken die u niet inplant, toch oppakt.
Rinkelend
Denk bijvoorbeeld aan altijd weer per direct die rinkelende telefoon aannemen. Zet deze gewoontes eens op papier, en beloof uzelf ze niet steeds te herhalen.
5.3.4 De kaasschaafmethode
stok achter de deur
Werk komt niet altijd in hapklare brokken op uw bordje terecht. Soms neemt u een groot project op u, waaraan u lange tijd hard en veel moet werken. Begint u er te laat mee, dan raakt u in de problemen. Een goede manier om het overzicht te behouden, is de kaasschaafmethode. Neem rustig de tijd om het betreffende project eerst in onderdelen te splitsen. Soms is dat ingewikkeld, bijvoorbeeld omdat het een het ander ‘raakt’ of omdat u verplicht een bepaalde volgorde moet aanhouden. Als u telkens (bijvoorbeeld elke week) een onderdeel afrondt, komt het project goed op gang.
Extra prikkel
U moet deze afspraak met uzelf wel altijd serieus nemen: het is echt een deadline. Om een stok achter de deur te hebben, kunt u gedurende het traject werkoverleggen met uw opdrachtgever afspreken. Hierin kunt u al vastleggen waarover u het – naast de algemene voortgang – wilt hebben. Dat geeft net die extra prikkel om uw eigen deadlines te halen.