5.1 Werk plannen
driedeling
U heeft veel variatie in uw werk, en dat is een van de redenen waarom u er zo veel plezier in heeft. Als tenminste alles op rolletjes loopt. Het wordt een ander verhaal als de ene activiteit de andere in de weg gaat zitten. Het is dus zaak om uw werk goed te ordenen. Dat betekent dat u onderscheid moet aanbrengen en prioriteiten moet gaat stellen. Een driedeling in A-, B- en C-prioriteiten helpt al goed: wat is voor u belangrijk, wat wordt er van u verwacht en welke activiteiten zijn in feite niet zo relevant? In dit hoofdstuk draait het vooral om B-prioriteiten, die prima in te plannen zijn.
5.1.1 A-prioriteiten
geld, tijd en middelen
Wat wilt u bereiken in het werk dat u doet? Op welke manier geeft u vorm aan uw managersfunctie? Wat wilt u met uw werkgever per se vastleggen over de voor u belangrijke en dringende werkzaamheden? Dat zijn uw A-prioriteiten, die meestal gericht zijn op de korte termijn. Hiervoor heeft u ook geld, tijd en middelen beschikbaar.
Droom uit zicht
In de praktijk kunt u twee uur per dag besteden aan uw A-prioriteiten. Dat is niet veel op een achturige werkdag, maar u moet ervoor zorgen dat u die tijd wél inplant. Anders raakt uw droom langzaam steeds verder uit het zicht. Het merendeel van de A-prioriteiten zult u in het eerste kwadrant uitvoeren.
5.1.2 B-prioriteiten
Sommige taken horen gewoon bij uw werk. Er wordt verwacht dat u ze doet. Vaak zijn het werkzaamheden die zich op de middellange termijn richten. Een deadline over twee weken bijvoorbeeld, of over een maand. Dat is goed te plannen en zonder veel stress door u uit te voeren. Maar ook hier geldt: maak een planning, vergeet deze taken niet.
Hoe vaak komt het niet voor dat deadlines al een tijd in uw achterhoofd zitten, maar dat u een deel van uw werk alsnog gehaast moet uitvoeren in een ‘gaatje’ in uw agenda? Dat kost u altijd extra tijd, terwijl het niet nodig was.
Beoordelingsgesprek is geen verrassing
december
Als manager voert u beoordelingsgesprekken met uw medewerkers. Vaak gebeurt dit in een bepaalde periode in het jaar, waarschijnlijk rond december. Die kunt u dus al een jaar van tevoren in uw agenda schrijven.
Uitbesteden
Omdat al uw andere activiteiten in die maand niet plotseling minder worden, moet u in oktober en november misschien wat extra werk verrichtten, of in december en januari wat meer delegeren in plaats van zelf doen.
In de categorie B-prioriteiten zitten ook alle werkzaamheden die zich onverwachts voordoen. Denk aan een zieke collega van wie u een deel van het werk moet overnemen, problemen met klanten of plotselinge extra werkzaamheden voor het management.
Gemiddeld volstaat het om 20% van uw tijd hiervoor vrij te maken. Reken op meer als u in een organisatie werkt waar zulke crisissituaties tot de dagelijkse kost behoren.
schuiven
Het blijft een gemiddelde en in zulke afgemeten porties komen deze B-prioriteiten niet op u af. U kunt daarom beter een halve dag per week of een week per kwartaal vrijhouden. Dan heeft u ruimte om met uw vaste werkzaamheden te schuiven én crisissituaties op te lossen. B-prioriteiten vormen de kern van het werk in het tweede kwadrant.
Administratie
Zodra u iets binnenkrijgt dat met de administratie van doen heeft, hoeft u daar lang niet altijd meteen mee aan de slag te gaan. Natuurlijk moet u niet vergeten het te doen, anders krijgt u op den duur toch grote moeilijkheden. Maar voor bijvoorbeeld het opstellen en betalen van facturen volstaat het om daar één middag per week of een dag per maand voor uit te trekken.
5.1.3 C-prioriteiten
rood uitroeptekentje
Het moet een keer gebeuren, het hoeft niet nú, het is iets voor de lange termijn: dat zijn de onderdelen van uw werkzaamheden die u als C-prioriteit kunt bestempelen. Ze zijn niet bijzonder belangrijk. U kunt er een voor uzelf geschikt moment voor uitkiezen. De postbode bepaalt niet wanneer u uw vakliteratuur gaat lezen. Dat geldt ook voor e-mail: u kiest daar zelf een moment voor uit; u hoeft echt niet altijd alles uit uw handen te laten vallen omdat iemand een rood uitroeptekentje aan zijn mailtje toevoegt.