4.1 Kicken op haast
sneltreintempo
saai
Plotseling alles uit de kast moeten halen om een crisissituatie op te lossen: het is even slikken. Maar dan gaat u aan de slag en lukt het u om het ontstane probleem adequaat op te lossen. Iedereen blij. Zelf bent u ook trots op uw prestatie. Als u eerlijk bent, vindt u dit sneltreintempo wel prettig. Brandjes blussen haalt het beste in u naar boven. Een dag zonder plotselinge, dringende werkzaamheden is misschien zelfs wel saai te noemen.
Geen betere manager
Maar het heeft ook een keerzijde. U ontvangt er veel lof voor, maar het is eigenlijk helemaal geen moeilijk werk, hoewel het probleem erg dringend was. Het is een kwestie van onmiddellijk improviseren, regelen en aanpakken. Met uw eigenlijke werkzaamheden heeft het weinig te maken. U bent geen betere manager als u dergelijke situaties goed oplost.
Nauwelijks vooruit te branden
verslaafd
steekjes laten vallen
Sterker nog, vaak onder dergelijke omstandigheden werken is een gevaarlijke ontwikkeling: u kunt er verslaafd aan raken. Bovendien is het een verspilling van energie, zelfs als u denkt dat het wel meevalt. Kijkt u een dag later maar eens naar uw collega die de spoedklus van gisteren zo energiek wist op te pakken; hij is nu nauwelijks vooruit te branden, en het niveau van zijn werk is echt wel minder dan normaal. In grote haast werken drijft bovendien vaak de kosten op, omdat u daar in deze situatie niet lang bij stil kunt staan. Tot slot zijn ook uw collega’s de dupe, omdat u in uw haast absoluut steekjes laat vallen, die zij weer moeten corrigeren.
U kunt de neiging hebben om onnodig de druk en de haast op te voeren, omdat het zo lekker werken is. Dat gaat uiteindelijk toch ten koste van de kwaliteit en de structuur in het werk, van uzelf én van uw team.
4.1.1 Het Pareto-principe
Brandjes blussen komt voor een groot deel voort uit een gebrek aan ordening. Zorg daar eerst voor door alle werkzaamheden in dit kwadrant in kaart te brengen en ze regelmatig te beoordelen. U kunt daarbij het Pareto-principe toepassen. De Italiaan Vilfredo Pareto (1848-1923) berekende dat in zijn vaderland 20% van de bevolking 80% van de rijkdom bezat. Dit bleek niets minder dan een soort universele wet: het was in andere landen net zo.
Uitgangspunt
En het was veel breder van toepassing. Het uitgangspunt: 20% van de oorzaken is verantwoordelijk voor 80% van de gevolgen. Het is daarom ook bekend als de 80/20-regeling.
4.1.2 De aanpak
concurrent
Maak eerst een lijstje met ‘problemen’. Horen sommige problemen bij elkaar? Groepeer ze dan. Ga van elk probleem na hoe groot de gevolgen voor uw organisatie kunnen zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld in de richting van ‘omzetverlies als dit probleem langer blijft bestaan’, ‘minder kans op nieuwe opdrachten’, ‘een conflict met een klant’, of zelfs ‘het dreigende vertrek van die ene grote klant naar de concurrent’.
Volgorde van impact
impact
Heeft u alles op uw lijstje een bepaalde waardering gegeven? Maak dan een nieuw lijstje, in volgorde van impact op uw organisatie. Ga als eerste met nummer 1 aan de slag, dan 2, enzovoorts. En, zoals het Pareto-principe al stelt: door 20% van de problemen op te lossen, bent u 80% van alle dreigingen kwijt. Het is aan u om te bepalen welke 20% dit verschil kan maken.
Het is niet altijd een enorme ramp
later stadium
Aan de problemen die onderaan de lijst staan, komt u misschien niet toe, of pas in een later stadium. Maakt u zich daar niet druk om. Niet alle activiteiten in uw organisatie zijn als even belangrijk te beschouwen. In ieder geval zeker niet voor de bedrijfswinst. Het ene probleem is het andere niet, en soms is het niet zo’n ramp als u het niet ten koste van alles oplost.
Onterecht
Soms is het zelfs onterecht dat dit klusje in het kwadrant ‘belangrijk én dringend’ is terechtgekomen. Denkt u eens andersom: als 20% van uw inspanningen 80% van uw resultaten oplevert, dan leveren de resterende 80% van uw inspanningen slechts 20% op. U kunt zich afvragen of u dat wel wilt blijven doen.
4.1.3 Zelfvertrouwen
prima insteek
aan de slag
Als uw medewerkers niet zoveel vertrouwen hebben in de mate waarin ze het werkproces onder de knie hebben, zullen ze sneller geneigd zijn om bij onverwachte veranderingen of problemen bij u aan te kloppen met een spoedeisende hulpvraag. Dit kunt u beperken door een flink deel van hun faalangst weg te nemen. Vertel uw medewerkers dan ook dat:
- beheerst risico’s nemen tijdens werkzaamheden een prima insteek is;
- ze best fouten mogen maken;
- ze niet altijd vooraf toestemming moeten vragen, maar gewoon aan de slag kunnen gaan.
Als dat vervolgens ook uit uw daden blijkt, zult u veel minder vaak worden gestoord en gezamenlijk als team beter werk afleveren.