1.3 Enkele basisbegrippen
Voordat de hiervoor genoemde factoren aan bod komen, is het belangrijk dat u bekend bent met een aantal basisbegrippen. Want wat moet u zich nu bijvoorbeeld precies voorstellen bij een team? Daarbij is het niet in iedere situatie zinvol om in teams te werken en bovendien bestaan er verschillende soorten teams.
1.3.1 Wat is een team?
Een team is een tijdelijk samenwerkingsverband. Tijdelijkheid is een rekbaar begrip.
Een groepje medewerkers dat het personeelsfeest moet organiseren kan een team vormen. U kunt ook denken aan een management- of directieteam. Het ene groepje bestaat kort, het andere zo lang als de organisatie bestaat.
kenmerk
structuur
kennis
hiërarchie
Toch hebben teams gemeenschappelijke kenmerken:
- Alle teams hebben een taak, een reden van bestaan. Vaak is die in een opdracht te formuleren, bijvoorbeeld:
- organiseer het jaarfeest van onze organisatie;
- geef leiding aan de organisatie;
- ontwikkel een product;
- doe onderzoek naar wat klanten willen;
- begeleid de implementatie van software 2.0;
- word kampioen.
- Teams hebben een structuur, een organisatie. De verschillende taken die uit de opdracht voortvloeien, verdeelt u onder de teamleden. Bij het personeelsfeest is de één verantwoordelijk voor de muziek en gaat de ander over de drankjes. In de directie is de één verantwoordelijk voor de financiën en de ander voor het personeel.
- Teams bestaan uit individuele leden. Deze behoren tot het team om de aan hen toegewezen taak uit te voeren. Het zijn verschillende mensen met verschillende persoonlijkheden, verschillende achtergronden en verschil in kennis en ervaring met het onderwerp. Denk maar aan een onderzoeksteam van een ziekenhuis: daarin zitten specialisten uit verschillende disciplines.
- Teams hebben een cultuur, een manier van samenwerken met een bijbehorende hiërarchie. Omdat iedereen verschillend is, werken alle teams ook op een andere manier samen. Mensen reageren op elkaar en passen zich aan. Daardoor ontstaat in ieder team een eigen interactiepatroon.
Een team is dus een groep mensen die binnen een bepaalde structuur doelgericht samenwerkt aan een gemeenschappelijke taak en in meer of mindere mate wederzijds van elkaar afhankelijk is.
1.3.2 Wanneer is teamwerk zinvol?
meerwaarde
Teamwerk is zinvol als samenwerking meerwaarde heeft. Als u voor uw gezin kookt, gaat dat vaak prima in uw eentje. Maar het kerstdiner voor de familie is een behoorlijk grote taak voor één persoon. Dan moeten er te veel gerechten op verschillende momenten af zijn. In dat geval is samenwerken een goed idee. Een muurtje schilderen kunt u prima zelf doen, maar bij een heel huis is hulp fijn. Anders bent u weken bezig en eerlijk gezegd is het ook wel zo gezellig om samen te klussen. Zo werkt dat in allerlei situaties.
taakverdeling
Een organisatie met vijftien werknemers heeft voldoende aan één secretarieel medewerker. Maar als er meer dan honderd medewerkers zijn, is er een secretariaat nodig en een taakverdeling. De één is verantwoordelijk voor de administratie, de ander bemant de telefoon en een derde doet het beheer van de agenda’s. Bij grote organisaties kunnen dit soort afdelingen zelfs een eigen kantoorgebouw hebben.
Teamwerk is niet altijd ideaal
communicatieproblemen
Teamwerk heeft voordelen en nadelen. In een team moet u tenslotte zaken met elkaar afstemmen. Dat kan voor de nodige communicatieproblemen zorgen. Bijvoorbeeld: twee collega’s komen niet opdagen omdat u vergeten was door te geven dat de vergadering een uur eerder zou zijn. Of u vraagt het secretariaat de voorraad kantoorartikelen te beheren, maar de werknemers hebben niet begrepen dat u onder beheren ook bestellen verstond.
Tijd en moeite
inspannen
moeite
Het maken van goede afspraken kost tijd en moeite. U moet zich inspannen om helder te zijn tegenover degenen met wie u afspraken maakt en goed te luisteren naar degenen die afspraken met u maken. Soms wegen de nadelen niet op tegen de voordelen van het werken in teams. Dan kost het zo veel moeite om tot een duidelijke taakverdeling te komen of om afspraken te maken die voor iedereen haalbaar zijn, dat u er niet eens aan begint. Dan kan het dus voorkomen dat u iets in uw eentje doet wat u ook met een collega had kunnen doen. Omdat het organiseren van die samenwerking zoveel voeten in aarde had, heeft u daar niet voor gekozen.
Zinvol om samenwerking op te starten
verdelen
afstemmen
Samenwerken met een team is niet altijd de beste manier om een taak of project op te pakken. Werken met een team is nuttig als:
- er te veel werk is voor één persoon, die het werk daardoor niet in zijn eentje af kan krijgen;
- het werk bestaat uit verschillende taken, waardoor het beter is om die te verdelen over de afzonderlijke teamleden;
- het redelijkerwijs goed mogelijk is om onderling zaken af te stemmen of afspraken te maken, zodat het werken in een team ook echt effectiever is dan als individu taken op te pakken.
1.3.3 Welke soorten teams zijn er?
resultaat
Bij effectieve teams is het soort team afgeleid van het doel van het team. Hieronder staan een paar voorbeelden.
- Een team dat de opdracht heeft om de administratieve afhandeling van een organisatie te doen, stuurt u meestal direct aan. Als leidinggevende zorgt u dan voor de verdeling van de werkzaamheden en u houdt de voortgang in de gaten.
- Een verkoopteam stuurt u meestal aan op resultaten. De leidinggevende bepaalt welke doelen het team moet halen, maar uw teamleden bepalen zelf hoe ze dat gaan aanpakken.
- Een team dat zich buigt over de behandeling van een patiënt met kanker, bestaat uit medisch specialisten en wordt over het algemeen niet aangestuurd. Zij bepalen zelf op welke manier ze de situatie van de patiënt bespreken en welke afspraken ze maken over de behandeling.
afhankelijk
leidinggevende
output
De indeling van soorten teams is dus afhankelijk van de sturing die het team krijgt en de vrijheid die de teamleden hebben om zelf besluiten te nemen over wat ze doen en hoe ze dat doen.
- Een team dat veel sturing krijgt en weinig zelf kan bepalen, is een aangestuurd team. Dit team heeft een leidinggevende die bepaalt wat er gebeurt, hoeveel er gebeurt en hoe dat gebeurt.
- Een team dat geen sturing krijgt bij uitoefening van zijn taken, maar dat wel wordt beoordeeld op wat het doet en hoeveel het doet, is een semi-autonoom team. Dit soort team heeft een leidinggevende die alleen op output stuurt.
- Ten slotte is er het soort team dat niet wordt aangestuurd, maar dat zelf verantwoordelijk is voor zijn output en zijn manier van werken. Dit is een zelfsturend team. Als er al een leidinggevende voor dit team aan te wijzen is, bemoeit deze zich weinig tot niet met het team.