7.3 Vergaderingen begeleiden
In elk project zijn meerdere vergaderingen, overleggen en bijeenkomsten nodig. Vergaderingen moeten voorbereid en vastgelegd worden en na ieder overleg moet er een verslag komen voor in het projectdossier.
Dit kan gaan om een informele teamvergadering met de leden van het projectteam waar u zelf ook onderdeel van bent. Maar u en de projectmedewerkers krijgen ook te maken met vergaderingen met bijvoorbeeld opdrachtgevers en leveranciers.
7.3.1 Voorbereiding
overleggen
De projectassistent kan u helpen met de voorbereiding en verslaglegging van vergaderingen. Maar voordat de projectassistent alle deelnemers voor een vergadering of bijeenkomst uitnodigt, is het verstandig eerst met u te overleggen.
Doel en deelnemers
verschillend
Tijdens een project worden veel vergaderingen belegd, vaak met een verschillende aard en samenstelling. Daarom is het verstandig om vooraf te bepalen:
- wat het kennisniveau van de deelnemers is;
- wat het doel is van de vergadering.
Heeft u duidelijk wat het doel van een vergadering is en wie de deelnemers zijn, dan kan de projectassistent hen de (basis)informatie toesturen.
Projectmedewerkers hebben toegang tot alle relevante projectinformatie, dus zij hebben vaak genoeg aan een agenda met hoofdpunten. Komt een externe partij op bezoek – de opdrachtgever of een leverancier – dan kan het nodig zijn om hen aanvullende documentatie te sturen.
Agenda als werkschema
einddoel
Binnen een projectomgeving is het extra belangrijk dat u met de projectassistent de inhoud van een vergadering vooraf bespreekt en de agenda gestructureerd op papier laat zetten. Om het einddoel van het project binnen de termijn te bereiken, is het belangrijk dat er geen tijd verloren gaat door slechte besluitvorming.
Onderwerp
Daarom moet voor de vergadering duidelijk zijn wat het onderwerp van gesprek zal zijn: een duidelijke agenda biedt houvast en is ook meteen het werkschema van de vergadering. Zoals u weet bestaat een agenda uit een aantal standaard punten, aangevuld met inhoudelijke informatie. Behandel in de agenda dus zeker deze onderdelen:
- Zet in de kop de naam en functie van de vergadergroep, de dag en datum van de vergadering, de plaats van de vergadering of online link en het tijdstip.
- De vaste agendapunten bestaan uit de opening, de goedkeuring van de notulen van de vorige vergadering en de ingekomen stukken en mededelingen.
- Daarna volgen de inhoudelijke agendapunten.
- De afsluiting bestaat uit ‘wat verder ter tafel komt’, de rondvraag, de plaats en tijd van de volgende vergadering en de afsluiting.
7.3.2 Verslaglegging
notulen
Naast een goede voorbereiding draagt ook een juiste verslaglegging bij aan de besluitvorming in een project. En daar is uiteraard ook de voortgang van het project bij gebaat. Notulen maken en uitwerken kan roulerend door leden van het projectteam gedaan worden. Besteed extra aandacht aan de voorbereiding van een vergadering, vooral met externe partijen en de opdrachtgever, en zorg dat iedereen alle relevante stukken binnen handbereik heeft.
Vergeet ook niet de presentielijst bij te laten houden. De notulist is ervoor verantwoordelijk dat de namen van alle deelnemers in de notulen komen.
Uitwerken
Om te voorkomen dat het project onnodig vertraging oploopt, is het belangrijk dat alle partijen die bij een project betrokken zijn weten wie wat op welk moment doet. Laat de notulist de notulen van een vergadering daarom ook binnen 24 uur na de bijeenkomst uitwerken, zodat iedereen zo snel mogelijk kan beschikken over een overzicht met de genomen besluiten.