7.1 Projectplanning
vliegend
Een project kan niet zonder een goede en realistische planning. Een strakke planning, met plaats voor tussentijdse successen, onverwachte veranderingen en haalbare deadlines, geeft het project een vliegende start. Het maken van een goede projectplanning is geen kleinigheid. U zult hier samen met de rest van het projectteam ruim de tijd voor moeten nemen.
7.1.1 Projectplan maken
fasen
doorlooptijd
Ieder project heeft een projectplan nodig. Als projectleider maakt u het projectplan. De projectassistent kan voor u het plan uitwerken en op papier zetten. Ook staan alle afspraken gestructureerd in het plan. Maar: het projectplan hoeft ook weer geen dik boekwerk te zijn. U kunt zich het best beperken tot de volgende punten:
- Beschrijf de activiteiten. Welke activiteiten moeten de projectenleden uitvoeren om de doelstellingen te halen?
- Deel het project in fasen en mijlpalen in. De activiteiten die bij elkaar een groep vormen, deelt u op in fasen. De afsluiting van een fase is een ‘mijlpaal’.
- Bepaal beslismomenten. Sommige activiteiten zijn afhankelijk van andere activiteiten. Houd hier rekening mee in de planning.
- Probeer een realistische inschatting te geven van de tijd die de teamleden moeten investeren in het project.
- Verdeel de activiteiten over de teamleden, afhankelijk van hun capaciteiten en beschikbare tijd.
- Bereken de nettotijd en de doorlooptijd van het project. De nettotijd is het aantal uren dat u aan het project toeschrijft; de doorlooptijd is de periode tussen de start en het einde van het project.
- Zorg voor een goede communicatie van het projectplan naar de projectteamleden en de opdrachtgever.
Neem tijdens het schrijven van het projectplan af en toe afstand van het project. Bekijk de begroting kritisch en probeer in te schatten of de deadlines echt haalbaar zijn. Op rendement.nl/managementdossier vindt u een handige tool voor de planning van uw projecten.
7.1.2 Planning bijhouden
koers
Is uw projectplan eenmaal op papier gezet en goedgekeurd door de opdrachtgever, dan is het zaak om tijdens het project constant de projectplanning in de gaten te houden. Ligt het team nog op koers? Zijn de mijlpalen haalbaar? Zijn er aanpassingen nodig? Zijn de werkzaamheden uit te voeren en blijft het project binnen het budget? Er zijn handige computerprogramma’s beschikbaar om de projectplanning te monitoren. Met zo’n programma kunnen er ook periodieke overzichten en rapportages uitgedraaid worden.