U bent hier

Organisatie & Leidinggeven
…
Projectmanagement3. Partijen die een rol spelen bij een project3.6 Externe partijen
Voor Organisatie & Leidinggeven

3.6 Externe partijen

Dit artikel is eerder verschenen als Themadossier Management Rendement
Publicatiedatum: januari 2023

administratief

Naast projectmedewerkers is er een projectassistent om het projectteam administratief en organisatorisch te ondersteunen. De projectassistent heeft ook veel contacten met ‘derden’.

3.6.1 Externe partijen

belangengroep

De groep externe partijen is heel divers. En tijdens de looptijd van het project kan deze groep enorm groeien. Voorbeelden van externe partijen zijn:

  • klanten;
  • afnemers;
  • leveranciers en onderaannemers;
  • burgers of omwonenden;
  • vertegenwoordigers van overheden;
  • actie- en belangengroepen;
  • toezichthouders.

3.6.2 Eerste contact

aanspreekpunt

Om welke persoon, instelling of organisatie het ook gaat, een projectassistent moet zich goed voorbereiden, zodat hij weet met welke externe partijen het project te maken kan krijgen. De projectassistent is in veel gevallen immers het eerste aanspreekpunt van een externe partij. Externe partijen die contact hebben of contact zoeken met u of uw projectteam, komen eerst bij de projectassistent terecht. De projectassistent moet dan ook goed bereikbaar zijn.

Informatie verzamelen

Een projectassistent moet vanaf het begin van het project actief informatie verzamelen over externen. Wie zijn ze, wat zijn hun belangrijkste taken en hoe zijn ze te bereiken? Antwoorden op deze vragen maken het mogelijk om gericht (project)communicatie af te stemmen op de externe partij.

De communicatie met externe partijen vraagt om een bewuste aanpak. Hoofdstuk 8 gaat verder in op de manier waarop relevante partijen in de projectomgeving in kaart gebracht kunnen worden.

Extra aandacht voor afnemers

aandacht

U doet er goed aan om extra aandacht te besteden aan afnemers van eventuele producten die het project oplevert. Dit zijn uw klanten en zij moeten na afloop van het project tevreden zijn, zowel over het product of de dienst als over de gang van zaken tijdens het project.

Evaluaties

Zorg regelmatig voor tussentijdse evaluaties, en houd hen goed op te hoogte. Het komt ook voor dat sommige ervaren afnemers een rol innemen in het projectteam en het af te nemen product mede zelf vormgeven.