3.3 De opdrachtgever
financier
De opdrachtgever is de eigenaar of financier van een project. Dat kan bijvoorbeeld een manager zijn, maar ook de directie of een afdelingsmanager.
Belangrijkste speler
De opdrachtgever is in feite de belangrijkste speler in een project, maar heeft tegelijkertijd de meest onderschatte rol. Hij houdt zich namelijk niet bezig met de dagelijkse gang van zaken, maar is degene die het project financieel mogelijk maakt en het einddoel formuleert.
3.3.1 Verantwoordelijkheid afleggen
opdrachtgever
Het kan het soms voelen dat u zich moet verantwoorden aan meerdere personen: het bestuur, de stakeholders en de opdrachtgever. Maar u valt niet onder hun verantwoordelijkheid. U legt verantwoording af aan de opdrachtgever.
Voor een succesvol project is informatie-uitwisseling en goede communicatie met de opdrachtgever van groot belang. De projectassistent kan hieraan bijdragen.
Misverstanden voorkomen over de betrokkenheid
Om misverstanden te voorkomen is het goed om voorafgaand aan het project heldere afspraken te maken met de opdrachtgever over zijn betrokkenheid bij het project. Wil hij af en toe bij een vergadering zijn? In hoeverre moet hij worden betrokken bij beslissingen in het projectteam?
Relatie met de opdrachtgever
macht
toegang
voortgang
opvoeden
Bij het relatiebeheer met de opdrachtgever kunt u met vier factoren rekening houden om te bepalen hoe vaak en waarover u hem moet informeren en op welke momenten u de opdrachtgever voor een projectvergadering of andere bijeenkomst uitnodigt.
- Bevoegdheden: de opdrachtgever heeft als financier van het project formele macht. Dit betekent dat hij altijd gekend moet worden in alle beslissingen die raken aan de basis van het project.
- Beschikbaarheid: projectteams hebben vaak zeer beperkt toegang tot hun opdrachtgever. Het kan dan zinvol zijn om te vragen om een gedelegeerde projectbaas die formele beslissingen kan nemen.
- Betrokkenheid: de kans is groot dat een opdrachtgever na de start van het project niet bovenop de uitvoering van het project zit. Juist dan is het belangrijk om op vaste momenten te rapporteren over de voortgang.
- Bekwaamheid: ook al maakt de opdrachtgever een project mogelijk, dat betekent niet dat hij bedreven is in de aansturing. Het kan dus soms nodig zijn een onervaren opdrachtgever ‘op te voeden’ door hem geregeld te informeren over de voortgang van het project.
3.3.2 Stuurgroep of gedelegeerd opdrachtgever
In uw rol als projectleider kunt u ook te maken krijgen met een meerkoppige opdrachtgever of met een gedelegeerde opdrachtgever. Een meerkoppige opdrachtgever staat ook wel bekend onder de term stuurgroep. Een gedelegeerd opdrachtgever is iemand die namens de opdrachtgever het contact onderhoudt met de projectleider.
Contactpersoon binnen de stuurgroep
Heeft u te maken met een stuurgroep, dan moet u vastleggen wie binnen de groep uw contactpersoon is, en op welke manier u de groep up-to-date houdt over het verloop van het project. Ook bent u vaak degene die eventuele inspraakmogelijkheden van (personen binnen) de stuurgroep inplant.
Gedelegeerd opdrachtgeverschap
honneurs
Heeft u met een gedelegeerd opdrachtgever te maken, dan is dit in principe niet anders dan bij een formele opdrachtgever. Hij kan evengoed beslissingen nemen en opdrachten geven aan de projectleider. Het is voor u vaak juist handig als iemand de ‘honneurs waarneemt’ voor de formele opdrachtgever. Zeker als de opdrachtgever zelf moeilijk bereikbaar is vanwege zijn positie of drukke agenda.
Als u als projectleider dat niet heeft gedaan, kan de projectassistent de opdrachtgever vragen wie namens hem de contactpersoon is. Zo houdt u de lijnen kort.