3.5 De projectmedewerker
project- bureau
Geen projectteam kan zonder projectmedewerkers. Soms is er zelfs een projectbureau waarop meerdere projectondersteuners werken. Een projectmedewerker werkt mee in het projectteam op allerlei verschillende manieren, onder andere op uitvoerend en organisatorisch gebied.
Betrokkenheid bij een project
projectteam
Er zijn verschillende manieren waarop een projectmedewerker betrokken raakt bij een project. Een projectleider kan aan verschillende werknemers vragen om als projectmedewerker toe te treden tot het projectteam. Maar een werknemer kan ook zelf aangeven dat hij geïnteresseerd is om deel te nemen aan een projectteam.
Groeien in de nieuwe rol
tijd
Op welke manier een projectmedewerker ook betrokken raakt bij een project, net als de andere projectleden zal hij in de nieuwe rol moeten groeien. Dat geldt zowel voor de werkzaamheden die hij moet uitvoeren als voor de samenwerking met de collega’s in het team. Geef hem hiervoor de tijd. Het is verstandig om de taken vooraf af te stemmen, zodat hij weet wat u van hem verwacht.
Afspraken maken
afloop
Een project heeft altijd een onzeker karakter, dus enige flexibiliteit is een must. Als u iemand heeft gevraagd om als projectmedewerker te werken, denk dan goed na over wat er na afloop van het project gebeurt. Keert hij terug in zijn oude functie? Komt er een nieuw project? Bespreek de betrokkenheid bij het project van tevoren goed met uw projectleden.
Als een medewerker een project ondersteunt naast zijn reguliere werkzaamheden is het nóg belangrijker om goede afspraken te maken over zijn tijdsbesteding en wanneer hij beschikbaar is voor de werkzaamheden aan het project.
Faciliteiten
Is er eenmaal een projectteam samengesteld, dan is het vervolgens belangrijk om goede omstandigheden te creëren waarin het team kan werken. Denk aan faciliteiten zoals een gezamenlijke digitale agenda, een teamportal en andere hulpmiddelen zoals laptops, mobiele telefoons en whiteboards.
Een clubhuis voor het projectteam
U kunt ook overwegen om een gemeenschappelijke ruimte voor het project in te richten, als een soort ‘clubhuis’. Dit clubhuis is de veilige haven voor het team. Hier wordt gewerkt en vergaderd, maar worden ook de mijlpalen gevierd. En er hangen foto’s van de teamleden in actie!