5.1 Coachingstraject samenstellen
Als u besluit om een collega, een stagiair of een andere medewerker te coachen, is de eerste stap – het samenstellen van het coachingstraject – cruciaal. Als u samen op voorhand de juiste keuzes maakt, is de kans groter dat de coaching slaagt.
Het is belangrijk om de inrichting van het coachingstraject systematisch aan te pakken. Met een gedetailleerd stappenplan hoeft u niet telkens opnieuw het wiel uit te vinden. Met een vast protocol garandeert u bovendien kwaliteit: u ziet daardoor niets over het hoofd.
Oplossingen vinden
op eigen manier
Het is belangrijk dat de gecoachte werknemer zelf het daadwerkelijke werk verricht. De coach draagt geen oplossing aan voor uitdagingen of problemen en velt geen oordeel. Hij helpt de gecoachte in plaats daarvan om zelf en op zijn eigen manier oplossingen te vinden en die vorm te geven. Dit kan de coach doen door de gecoachte te laten reflecteren op hoe hij zijn werk doet. Vervolgens kan de begeleider de gecoachte helpen om te onderzoeken hoe het invullen van de werkzaamheden beter, gemakkelijker of effectiever kan.
Gelijkwaardigheid
leidinggevende
In het ideale geval is de relatie tussen de coach en de gecoachte gelijkwaardig. Het is dan de vraag of een leidinggevende wel de rol van coach zou moeten vervullen voor zijn werknemers. Toch kan een leidinggevende een uitstekende coach zijn, maar gelijkwaardigheid blijft belangrijk in een coachingstraject. Een leidinggevende moet de gecoachte daarom niet als ondergeschikte, leerling of probleemgeval benaderen, maar als gelijkwaardige partner in het proces.
Doelen
ontwikkeling werknemer
laten groeien
nieuwe taken
verbeteren
Het specifieke doel van ieder coachingstraject is natuurlijk anders. Maar coaching kan over het algemeen genomen een aantal doelen dienen. Die doelen hebben in ieder geval te maken met de ontwikkeling van een werknemer. De voornaamste doelen van coaching zijn:
- werknemers laten groeien in een nieuwe functie of een andere rol;
- werknemers gericht en succesvol nieuwe taken laten oppakken;
- het functioneren van werknemers verbeteren.
5.1.1 Het coachingsproces
team
Zoveel visies op coaching als er bestaan, zoveel vormen kan het coachingsproces hebben. De coach kan aan de slag gaan met een individuele werknemer, maar ook met een team. Het traject kan drie weken duren, maar ook drie maanden. Er zijn bovendien heel diverse coachingstechnieken die de coach kan toepassen. De begeleiding kan zelfs volledig digitaal gebeuren (zie hieronder).
Kenmerken
doelen van het traject
Een succesvol coachingsproces heeft echter bijna altijd bepaalde kenmerken. Begint u aan een coachingstraject met een werknemer, dan zult u eerst met de gecoachte vaststellen wat de doelen van het traject zijn. Ook is het belangrijk om samen de verwachtingen te bespreken, bijvoorbeeld wat betreft de duur van het traject. Daarnaast is het goed om te bespreken hoe het traject eruitziet en eventueel welke coachingstechnieken u hanteert.
Bedenk dat er meestal ook budget nodig is voor het uitvoeren van een coachingstraject. Op rendement.nl/managementdossier vindt u een tool die u helpt om een goed budgetvoorstel op tafel te leggen voor coaching.
5.1.2 Leerplan
zwakke en sterke eigenschappen
Tijdens de eerste sessie met de gecoachte stelt u samen een leerplan op. In dit gesprek vraagt u degene die u coacht wat hij precies wil bereiken en wat zijn zwakke en sterke eigenschappen zijn. Op basis van dit gesprek formuleert u de doelen, spreekt u vervolgacties af en maakt u een haalbare planning.
Met of zonder leidinggevende
functioneren verbeteren
Bij het eerste gesprek is het helemaal niet vreemd als u ook de leidinggevende van degene die u coacht uitnodigt. Zo kunt u ook van hem horen op welke punten het coachingstraject het functioneren van de werknemer kan verbeteren. U kunt ook schriftelijk advies inwinnen bij de leidinggevende, zodat u handvatten heeft om doelen te stellen voor het coachingstraject. Vraag degene die u coacht wel altijd toestemming om de leidinggevende erbij te betrekken.
SMART
kern van het probleem
voortgang
Zorg ervoor dat u doelen helder en duidelijk formuleert. Het komt nogal eens voor dat een gecoachte niet goed onder woorden kan brengen wat zijn doelen zijn. Het is uw taak om naar boven te krijgen waar de kern van het probleem zit. Vervolgens moet u de doelen SMART (her)formuleren, dat wil zeggen: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden.
Evalueer met GROW
succesvol
Het is verstandig om regelmatig stil te staan bij de voortgang van de coaching en de gestelde doelen. Leg daarom in het leerplan vast op welke tijdstippen u samen de doelen en actielijst evalueert. Zo’n evaluatiegesprek kunt u vormgeven volgens de stappen van het GROW-model:
Actielijst
Een andere belangrijke stap bij het opzetten van een coachingstraject is het maken van een actielijst. Zo’n lijst maakt u door aan elk doel één of meer concrete acties te koppelen. Heeft een werknemer bijvoorbeeld als doel om door te groeien naar de functie van projectleider, dan kunt u de taken die horen bij een projectleider prima vertalen naar een concrete actielijst. Onder uw begeleiding gaat de gecoachte deze taken vervolgens uitvoeren. Ten slotte zijn regelmatige evaluaties noodzakelijk om de voortgang in de gaten te houden.