3.3 Scientific management en bureaucratie
Frederick Taylor is een grondlegger van het denken over modern management en leiderschap. Hij deed onderzoek naar de snelste en beste manier om in grote organisatie (vaak met lopende banden) producten en diensten te leveren. Hij liep met een stopwatch rond in de fabrieken en experimenteerde met het verdelen van arbeid en de persoon die de taak moest doen. Op die manier probeerde hij de snelst mogelijke manier van produceren te vinden. Taylor gaf met zijn scientific management de aanzet voor heel veel van wat we nu gebruikelijk vinden. Denk aan functiebeschrijvingen, trainingen en ontwikkeling, maar ook het effect van loon en onderzoek naar werktijden.
Het probleem van de benadering van Taylor was dat hij mensen puur als middelen zag om de organisatiedoelen te bereiken. Medewerkers stonden gelijk aan machines die hij met objectief meetbare factoren zo optimaal mogelijk kon instellen.
Achtbazenstelsel
controle
acht managers
niet effectief
Met de extreme verdeling van arbeid die Taylor doorvoerde, was het lastig om de controle te houden. Er werkten nu honderden medewerkers aan dezelfde productielijn en er was betere afstemming van werkzaamheden nodig door de komst van de lopende band. Daardoor moest Taylor opnieuw over leidinggeven nadenken. Hij paste zijn methode van het opdelen van werk in kleine taakjes ook toe bij het leidinggeven. Voor elke leidinggevende taak stelde hij een aparte leidinggevende in. Taylor onderscheidde acht verschillende taken: 1) tijd en kosten, 2) werkinstructies, 3) bewerkingen en hun volgorde, 4) werkvoorbereiding en uitgifte, 5) onderhoud, 6) kwaliteitscontrole, 7) technische leiding en 8) personeelsbeheer. Eén medewerker werd dus door acht verschillende managers aangestuurd: het zogenoemde achtbazenstelsel. Scientific management leverde veel voordelen op, maar het achtbazenstelsel was niet erg effectief. Het was namelijk onduidelijk naar wie een medewerker in welke situatie moest luisteren. Er ontstond een bepaalde mate van willekeur. Henri Fayol kwam met een oplossing voor het achtbazenstelsel: de general management theory.
Aanleren
leren
Fayol was min of meer de eerste in de geschiedenis van het leiderschap die zich realiseerde dat leiderschaps- en managementvaardigheden te leren zijn. Leiderschap is niet alleen voor de rijken weggelegd en wordt niet geërfd: het is op school te leren. Mede door veel te oefenen wordt iemand er beter in. Fayol was ervan overtuigd dat er algemene principes en uitgangspunten zijn waar alle leiders aan moeten voldoen om effectief leiding te geven aan een organisatie.
Bureaucratie
noodzakelijk
besluitvorming
Een ander probleem van het scientific management van Taylor was dat iedereen, ook de leiders, op hun eigen manier het werk deden en beslissingen namen. Max Weber bedacht hier als oplossing de bureaucratie voor. Een term die vaak een negatieve klank heeft, maar noodzakelijk is om een organisatie optimaal te laten functioneren. Door regels, procedures, afspraken en standaardmanieren van werken in te voeren, verdwijnen de subjectiviteit en variatie uit het werk en de besluitvorming. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden worden zo meer en duidelijker afgekaderd. Ieder deel van de organisatie weet door bureaucratie precies wat het wanneer op welke wijze moet doen.
Het optimaliseren van processen, mensen laten doen waar ze goed in zijn, eenduidig leidinggeven en duidelijke regels en procedures zijn nog altijd belangrijke aspecten van succesvol leiderschap. Mensen zijn echter geen machines en er is niet één beste manier van leidinggeven.