9.3 Gebruikelijkheidstoets
grenzen der redelijkheid
Ook al bent u redelijk vrij in welke vergoedingen en verstrekkingen u als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte brengt, u moet hierbij altijd de grenzen der redelijkheid in acht nemen. Om ervoor te zorgen dat dit gebeurt, is de gebruikelijkheidstoets in het leven geroepen.
misbruik tegengaan
omstandigheden
De gebruikelijkheidstoets houdt in dat het aanwijzen als eindheffingsloon van vergoedingen en verstrekkingen van een bepaalde omvang niet meer dan 30% mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk onbelast loon ten laste van de vrije ruimte is.
De gebruikelijkheidstoets moet misbruik van de vrije ruimte tegengaan. Denk bijvoorbeeld aan de situatie dat er nog veel vrije ruimte te benutten is, en dit aan één specifieke werknemer wordt besteed. Of het aanwijzen van vakantiebijslag of bonussen als eindheffingsloon om een tariefsvoordeel te behalen; de eindheffing van de werkkostenregeling van 80% versus het gebruteerde eindheffingstarief dat voor de werknemer van toepassing is. Deze voorbeelden acht de fiscus niet als gebruikelijk.
Vergelijkbaar
boven de 30% afwijking
Of de aanwijzing als eindheffingsloon van een vergoeding of verstrekking als ongebruikelijk geldt, hangt zoals gezegd af van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Hierbij kijkt u bijvoorbeeld naar vergelijkbare functies, vergelijkbare ondernemingen of vergelijkbare branches. Alles wat boven de 30% afwijking van gebruikelijk eindheffingsloon uitkomt, is verplicht werknemersloon.
Gebruikelijkheid is meestal relatief
nooit gebruikelijk
Een duur kerstcadeau – zoals een merkhorloge – kan bijvoorbeeld voor een middelgrote onderneming als gebruikelijk eindheffingsloon gelden, als het in de betreffende sector gebruikelijk is dat werknemers onbelast dure kerstcadeaus krijgen. Een onbelast kerstpakket van € 20.000 zal echter nooit gebruikelijk zijn, omdat zo’n duur pakket aan geen enkele vergelijkbare werknemer en binnen geen enkele vergelijkbare onderneming of branche onbelast zal worden gegeven via gebruik van de vrije ruimte.
Praktijk
in elk geval gebruikelijk
De Belastingdienst heeft aangegeven dat het als eindheffingsloon aanwijzen van vergoedingen en verstrekkingen voor – in alle redelijkheid – maximaal € 2.400 per werknemer per jaar in elk geval als gebruikelijk geldt. De gebruikelijkheidstoets speelt niet voor dit bedrag.
Belastingdienst
Dat betekent voor de praktijk dat bijvoorbeeld een bonus van € 2.400 op jaarbasis in principe niet als ongebruikelijk eindheffingsloon wordt beschouwd voor een werknemer, en u die dus zonder meer ten laste van de vrije ruimte kunt brengen. Naast een algemene kostenvergoeding van de genoemde € 2.400 heeft u bovendien de mogelijkheid om nog specifieke vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers als eindheffingsloon aan te wijzen, onder voorwaarde dat dit niet ongebruikelijk is.
Toetsen
toelichten
Het kan zijn dat de Belastingdienst bepaald aangewezen eindheffingsloon ongebruikelijk vindt, terwijl u daar – blijkend uit uw handelwijze – anders over denkt. Het is dan aan de fiscus om die ongebruikelijkheid aan te tonen, waarbij u uiteraard kunt toelichten waarom u de aanwijzing als eindheffingsloon wel gebruikelijk vindt. Uit een uitspraak van de Hoge Raad (ECLI (verkort): 1050) blijkt dat de Belastingdienst in zo’n geval met harde bewijzen moet komen om uw handelwijze ongegrond verklaard te krijgen.
criteria
Ook al ligt de bewijslast dus bij de fiscus, u wilt zelf misschien ook de gebruikelijkheid van de aanwijzing van vergoedingen en verstrekkingen als eindheffingsloon toetsen. Hierbij moet u onder andere naar deze criteria kijken:
- de hoogte van de vergoedingen en verstrekkingen;
- het soort vergoedingen en verstrekkingen en de waarde ervan;
- wie de vergoedingen en verstrekkingen ontvangen;
- de vraag of een tariefsvoordeel een doorslaggevende rol speelt bij de aanwijzing als eindheffingsloon.
In de praktijk zal de gebruikelijkheidstoets alleen in bijzondere situaties een rol spelen. Meestal zal het als eindheffingsloon aanwijzen van vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers niet dusdanig zijn dat het – fiscaal gezien – mogelijk het stempel ongebruikelijk krijgt.
het totaal beoordelen
Als u twijfelt of het aanwijzen als eindheffingsloon van een bepaalde vergoeding of verstrekking al dan niet gebruikelijk is, moet u de aanwijzing als eindheffingsloon van elke vergoeding en verstrekking in uw onderneming op gebruikelijkheid toetsen. Hierbij kijkt u in elk geval naar de vier hiervoor genoemde criteria.
Daarnaast moet u in de loop van het kalenderjaar het totaal van alle vergoedingen en verstrekkingen aan de werknemer beoordelen. Komt u tot de conclusie dat dit totaal meer dan 30% ongebruikelijk is, dan moet u het bedrag dat boven die 30% uitkomt als loon bij de werknemer verwerken. Hierbij maakt het niet uit of het om een eerste of volgende vergoeding of verstrekking aan de werknemer gaat.