3. Intermediaire kosten
Intermediaire kosten zijn de kosten die werknemers in opdracht van de werkgever en voor rekening van de onderneming maken. De vergoedingen hiervoor die u de werknemers geeft, vormen geen loon. Het gaat hier immers feitelijk om de terugbetaling van wat de werknemers – als intermediair – voor de onderneming hebben voorgeschoten. Wat zijn intermediaire kosten in de praktijk nu precies?
Zoals u in paragraaf 2.2.1 ook al heeft kunnen lezen, blijven vergoedingen voor intermediaire kosten buiten de werkkostenregeling, omdat ze niet als loon kwalificeren.
Als u de zaken die de werknemer heeft voorgeschoten na onbelaste vergoeding ervan aan hem verstrekt of ter beschikking stelt, kan er voor die verstrekking of terbeschikkingstelling wel weer sprake zijn van loon dat in de loonheffingen moet worden betrokken.
Voorbeelden
Om u een idee te geven van welke zaken werknemers kunnen voorschieten waarbij het terugbetalen ervan door uw onderneming onbelast is, volgen hierna enkele voorbeelden. Bij intermediaire kosten kan het bijvoorbeeld gaan om de kosten voor:
- externe representatie van uw onderneming (denk aan een geschenk dat de werknemer voor een zakenrelatie meeneemt, zoals een fles wijn);
- zaken die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering en niet met het functioneren van de werknemer (denk aan een wasbeurt die de werknemer voor de auto van de zaak betaalt);
- zaken die tot het vermogen van de onderneming gaan behoren (denk aan een beamer die de werknemer op weg naar een presentatie aanschaft omdat de oorspronkelijke beamer het heeft begeven);
- zaken die tot het vermogen van de onderneming behoren en die u de werknemer ter beschikking heeft gesteld (denk aan een laptop die de werknemer voor thuiswerk ter beschikking krijgt gesteld, die hij wegens omstandigheden eerst zelf heeft betaald).
In vaste vorm vergoeden kan ook
U kunt vergoedingen voor intermediaire kosten ook in de vorm van een vaste vergoeding geven. U kunt deze vaste kostenvergoeding onbelast laten zónder dat deze ten laste van de vrije ruimte komt, op voorwaarde dat u:
- het bedrag van de kosten aannemelijk kunt maken;
- elke kostenpost omschrijft en een schatting van het bijbehorende bedrag geeft;
- aangeeft uit welke bedragen (kostenposten) de vaste vergoeding bestaat;
- de vaste vergoeding onderbouwt met een onderzoek vooraf naar de werkelijke kosten en dit op verzoek van de Belastingdienst herhaalt. Dit geldt overigens alleen voor nieuwe vaste vergoedingen. Voor vaste kostenvergoedingen die bij de overgang naar de WKR al bestonden, hoeft u niet opnieuw kostenonderzoek te doen als de omstandigheden gelijk zijn gebleven.
Een vaste kostenvergoeding is ook mogelijk voor gerichte vrijstellingen (zie paragraaf 4.1).