6.3 Storingen
U wordt voortdurend in uw concentratie en in uw werk gestoord. Onder meer door binnenvallende collega’s die zeggen dat ze iets niet voor elkaar krijgen zonder uw hulp. U bent hen graag behulpzaam, maar vreest tegelijkertijd dat de gevolgen in uw eigen werkschema merkbaar zullen zijn.
Tips tegen onverwachte bezoekers
- Doe de deur van uw werkkamer dicht.
- Zet het kopieer- en koffieautomaat uit uw kamer op de gang.
- Zeg nu ‘nee’, maar vertel dat u later op de dag wel tijd heeft.
- Zorg dat iedereen weet dat u op bepaalde tijdstippen hard aan het werk bent.
- Werk als u het druk heeft in de spreekkamer, of in de bibliotheek. Wie weet bent u even onvindbaar!
- Ga een dagje ‘op locatie’ werken: thuis, of zelfs helemaal ergens anders.
Gulden middenweg
tijdslimiet
Bruut iemand de deur wijzen is waarschijnlijk niet uw aard. Kies dan voor de gulden middenweg: geef aan dat u slechts kort de tijd heeft om ergens naar te kijken, bijvoorbeeld een kwartiertje. Ga vervolgens niet over die tijdslimiet heen, anders levert het u uiteindelijk niets op.
Regelmatig overleg
Is uw collega nog niet tevreden of gerustgesteld na uw inbreng? Schroom dan niet om zaken te delegeren. Verder kunt u bijvoorbeeld met collega’s of anderen regelmatig overleg afspreken (bijvoorbeeld wekelijks). Dan wordt u niet telkens opnieuw gestoord op momenten dat het u helemaal niet uitkomt, maar heeft u er zelf tijd voor vrijgemaakt.
Telefoon
rinkelen
hoeveel tijd
Als de telefoon gaat, kunt u die niet lekker laten rinkelen. Daar zullen uw collega’s die in dezelfde ruimte zitten vreemd van opkijken. De beller trouwens ook, want die belt niet voor niets tijdens kantooruren. De telefoon moet inderdaad opgenomen worden, maar misschien niet door u. U kunt op tijdstippen dat u echt heel druk aan het werk bent een collega vragen of u naar hem mag doorschakelen. Of natuurlijk naar een secretaresse of de receptie.
Tips voor een korter bezoek
- Is het steeds dezelfde persoon die langskomt, maak dan een echte afspraak op een moment dat u beter uitkomt.
- Spreek van tevoren samen met uw bezoek af hoeveel tijd u wilt besteden.
- Bedenk manieren om iemand fijntjes de deur te wijzen, zonder dat hij het persoonlijk opvat.
- Ga zelf langs bij een collega; u kunt dan weg wanneer ú dat wilt.
Hart luchten
belofte
resoluut
Belt iemand – of dit nu intern of extern is – met een klacht die aan u of uw werk te wijten is, dan bent u natuurlijk wel verplicht om zelf op te nemen. Zorg in dat geval dat u het initiatief heeft en houdt. Laat de persoon in kwestie zijn hart luchten en neem hem serieus, maar stuur het gesprek zachtjes richting een afspraak of een belofte van wat u aan de fouten gaat doen. Controleer daarna of de beller hiermee instemt en sluit resoluut af.
Blijf in een gesprek waarin u verwijten te incasseren krijgt hoe dan ook vriendelijk en correct. Anders zit u zo in een tijdrovend nieuw conflict.