6.2 Efficiënt vergaderen

positief signaal

sympathieke uitstraling

Een groot én belangrijk deel van uw werk bestaat waarschijnlijk uit overleg en vergaderingen met collega’s, klanten of andere projectpartners. Een onderdeel om niet als eerste op te beknibbelen, al is het maar vanwege het sociale contact. Daarnaast wilt u er tijd voor nemen als positief signaal aan de anderen: zij zijn belangrijk, u wilt dat ze dat weten en voelen. Maar uiteindelijk is iedereen vooral gebaat bij werk dat op tijd en naar tevredenheid is verricht. Lukt dat niet, dan maakt zelfs uw sympathieke uitstraling dat niet meer goed. Er zijn verschillende manieren om vergadertijd flink te beperken, zonder dat er daardoor meteen een slecht gevoel ontstaat.

6.2.1 Beperk de tijdsduur

kwartiertje

Veel organisaties plannen vrijwel automatisch een uur in voor elke vergadering. Dat staat vaak volledig los van het onderwerp en het belang van de te bespreken materie. Het is voor iedereen ook gemakkelijk in zijn agenda te plannen: vergadering, van tien tot elf uur. En het geeft ruimte om uit te wijden over een onderwerp, als daar behoefte aan bestaat. In de praktijk duren deze vergaderingen dan ook altijd een uur. Desnoods met een extra rondje koffie, omdat iedereen toch nog een kwartiertje heeft vrijgepland.

Tijd besparen

Door vooraf precies in te schatten hoelang het bespreken van de vergaderpunten zou moeten duren, kunt u veel tijd besparen. Met een goed voorbereide voorzitter is een vergadering veel strakker te organiseren. Soms heeft u het uur inderdaad volledig nodig, maar vaker zult u na drie kwartier of een half uur klaar zijn. Wanneer sommige punten heikel blijken, is het beter hierop terug te komen in een volgende vergadering.

Alternatieve vergaderingen

afhaken

Elke vergadering die een uur duurt, is een fikse aanslag op uw agenda. Als u bovendien voor deze ontmoetingen moet reizen, slaat het helemaal een gat in uw agenda. Voor sommige vergaderingen wordt ook ruim tijd ingepland. Het moet namelijk de boodschap uitzenden: het is belangrijk, het is de moeite waard om te komen. Als u denkt en meedeelt in een half uur klaar te kunnen zijn, zal dat een deel van de deelnemers aangenaam verrassen. Anderen zullen om de eerdergenoemde reden misschien wel afhaken.

Variant

variant

U kunt in zulke gevallen gerust andere vergadervormen in overweging nemen, zoals een videovergadering. Het sociale aspect van vergaderingen blijft van belang, maar als variant kan het een prima oplossing bieden.

6.2.2 Soorten vergadering

Er bestaan drie soorten vergaderingen. Soms wil de initiatiefnemer u alleen informeren, soms heeft hij uw toestemming nodig en tot slot kan iemand een vergadering bijeenroepen om over bepaalde zaken te discussiëren. Bij alledrie is het van belang dat u op de hoogte raakt van de inhoud. U hoeft daarvoor echter niet per se lijfelijk aanwezig te zijn:

• Voor informatieve vergaderingen kunt u bijvoorbeeld simpelweg om de notulen vragen. Dat is vaak voldoende, als u er maar rekening mee houdt dat die notulen even op zich kunnen laten wachten. Is dat geen probleem, dan bespaart u veel tijd door niet te verschijnen.

• Voor een toestemming vragende vergadering hoeft u zeker niet achter uw bureau vandaan te komen. U vraagt om de informatie die u nodig heeft om met een voornemen in te stemmen (of niet), bijvoorbeeld per mail. Uw antwoord kunt u ook per mail terugsturen, via de secretaresse of per post, als bijvoorbeeld uw handtekening vereist is.
• Dan blijft alleen de discussievergadering over. Daar kunt u in de meeste gevallen het beste wel aan deelnemen: u wilt natuurlijk uw steentje bijdragen aan de meningsvorming. Let op: ook bij discussievergaderingen behoort een videovergadering of conference call vaak tot de mogelijkheden.

Beperk spoedvergaderingen

niemand voorbereid

Binnen uw organisatie gebeurt iets, en binnen een half uur heeft u een telefoontje of mail binnen: spoedvergadering om elf uur! Omdat het belangrijk en dringend lijkt, wordt iedereen verzocht te komen. Want stelt u zich toch eens voor dat iemand zich gepasseerd voelt...
Een spoedvergadering heeft echter enkele negatieve kenmerken. Zo is niemand voorbereid. Nadat de situatie door de initiatiefnemer(s) is uitgelegd, zoekt iedereen naar zijn mening. Dat kost tijd en moeite. Het is ook zeer de vraag of die snelle mening wel doordacht is.

Eén of twee dagen later

probleem in kaart

Dergelijke vergaderingen verlopen dan ook zelden constructief. Meestal neemt de paniek en de chaos wel af, en is het fijn als iedereen van het probleem op de hoogte is. Maar dat kan ook in drie minuten bij de koffiemachine. Zulke vergaderingen blijken meestal één of twee dagen later veel meer op te leveren. Dan kunnen een aantal mensen het probleem in kaart brengen en iedereen van gedegen informatie voorzien. Met ingelezen en goed voorbereide deelnemers wordt de vergadering veel efficiënter.

Blijf de agenda trouw

Probeer in vergaderingen vast te houden aan de agenda. De voorzitter schat vooraf in hoe lang een punt mag duren, en dringt na die tijd aan op een beslissingsmoment. En hup, door naar het volgende vergaderpunt.

Eventueel doorschuiven

vervelend

Tot slot is het voor iedereen vervelend als een vergadering uitloopt. Iedereen heeft wel meer te doen. Probeer dit dan ook zeker te voorkomen. Behandel de belangrijkste vergaderpunten als eerste. Als de vergadertijd verstreken is en u nog niet klaar bent, kunt u de nog niet besproken (en dus minst belangrijke) vergaderpunten eventueel doorschuiven naar een volgende bijeenkomst.

6.2.3 Vergaderdeelnemers uít de watten

in de watten

vruchtbaar overleg

De meeste vergaderingen leggen de deelnemers enigszins in de watten. De stoelen zitten comfortabel, er is verse koffie gezet en er staat een schaal lekkers op tafel. Als mensen zich prettig voelen, wordt het vast een vruchtbaar overleg. Vaak klopt dat, maar vanuit tijdsoverwegingen is het niet altijd slim. Het duurt daardoor namelijk altijd wat langer.