3.3 Prioriteiten en doelen stellen
rapportage
muisklik
De echte hausse rondom timemanagement begon pas in de jaren negentig. Sindsdien moet er ineens veel meer. Het is ook gemakkelijk geworden om veel te doen. Sinds de komst van internet hoeft u voor het verzamelen van materiaal niet meer naar de bibliotheek. Ook door de komst van e-mail gaan heel veel zaken een stuk sneller. Een rapportage naar de andere kant van Nederland sturen? Vroeger deed u dit twee dagen van tevoren op de post, nu verstuurt u de rapportage in één muisklik.
Eigen prioriteiten
vaststaande momenten
Tegelijkertijd is het managen van uw werktijd veel ingewikkelder geworden. De Amerikaan Stephen Covey (1932) geldt als een managementgoeroe. Hij is echter de eerste die geneigd is om te zeggen dat timemanagement nauwelijks effect heeft. Als het tenminste blijft bij het maken van to-do-lijstjes en het uitvoeren van activiteiten op vaststaande momenten. Het gaat Covey om het stellen van eigen prioriteiten, zaken die als eerste gedaan moeten worden.
Deze prioriteiten worden voor een deel opgelegd door uw werkgever, maar ze moeten voor u persoonlijk ook belangrijk zijn. Anders werkt het niet.
Als uw prioriteiten voor iedereen – niet alleen voor uzelf, maar ook voor uw werkomgeving – duidelijk zijn, lukt het veel beter om belangrijke zaken op tijd af te hebben en stress te vermijden. Bij Covey komen ook de termen uit het Eisenhower-schema weer terug, zoals de verslaving aan urgentie, de focus verplaatsen naar wat echt belangrijk is en het stellen van doelen. Zaken die ook in dit themadossier vaker voor het voetlicht worden gebracht.
Met z’n allen in de file
eigen toko
onheilbrengers
Eén van de grootste problemen is volgens Covey dat er weinig wordt samengewerkt. Elke projectmanager binnen een organisatie richt zich op zijn eigen toko. Met wat de andere projectmanagers doen, wil hij zo weinig mogelijk te maken hebben. Hij ziet ze enkel als potentiële onheilbrengers, omdat ze misschien de financiële middelen van zijn project beperken, of een beroep doen op zijn mensen. Kortom, negatieve energie. Het is als rijden op de weg. Als u daar alle andere automobilisten als hindernissen ziet door wie u misschien te laat komt, genereert u enkel negatieve energie. En omdat u geen rekening met elkaar houdt, staat u al snel met z’n allen in de file.
Positieve energie
in verbinding
Al die negatieve energie is zonde, aangezien afzonderlijke projecten ook veel positieve energie kunnen opwekken. Alle projecten staan namelijk met elkaar in verbinding: ze maken allemaal gebruik van de schaarse middelen binnen een bedrijf, zijn inhoudelijk en cultureel van elkaar afhankelijk (soms zelfs in volgorde). Vaak heeft u toch dezelfde belangen. Dat geeft een saamhorigheidsgevoel waarmee u juist betere resultaten kunt boeken – en dus ook tijdwinst – omdat projecten op elkaar worden afgestemd.
Persoonlijke groei als grootste goed
doodsbed
Covey stelt verder dat ‘persoonlijke groei’ de essentie van het leven is. Er is niemand die op zijn doodsbed terugkijkt en treurig constateert dat hij eigenlijk veel harder had moeten werken. Door u continu te bezinnen op de dagelijkse prioriteiten die u op grond van uw principes, rollen en doelen stelt, blijft u scherp en vult u uw weekagenda (de uitgangsperiode van al het werk, zie ook hoofdstuk 5) op een optimale manier in. En dat leidt – zowel privé als maatschappelijk – tot persoonlijke groei.