3.2 Het Eisenhower-schema
kwadranten
Het schema dat op grond van Eisenhowers gedachtegoed over timemanagement is samen te stellen, bestaat uit vier vakken of ‘kwadranten’ (zie het schema hieronder): één vak voor belangrijke én dringende zaken (kwadrant I), één voor belangrijke, maar niet dringende zaken (kwadrant II), één voor niet belangrijke, maar wel dringende zaken (kwadrant III) en tot slot een vak voor niet belangrijke en ook niet dringende zaken (kwadrant IV).
Kastje naar de muur
brandjes
overmacht
Het gaat vooral verkeerd als kwadrant I en kwadrant III overvol zitten. Dan rent u inderdaad van het kastje naar de muur en blust u overal brandjes. Verder bent u altijd beschikbaar voor collega’s en voor achteraf niets opleverende vergaderingen en meetings. Dat is niet per definitie overmacht. Het betekent ook dat u gewoon niet goed organiseert en niet duidelijk bent tegen uw collega’s. U kunt geen ‘nee’ zeggen, maar u zegt veel vaker ‘eigenlijk…’ en ‘ja, maar…’. En daar gaat u weer, keihard werken voor de prioriteiten van de anderen.
Kwadrant II kan voller?
Werk wordt veel aangenamer en minder stressvol als het in kwadrant II wordt gedaan. Daarin wordt gepland en georganiseerd gewerkt. Dat lukt niet altijd, een lucratieve spoedklus laat u terecht niet schieten en een deadline is een deadline, maar waarschijnlijk kunt u kwadrant II veel voller krijgen dan u nu denkt.
Mentaliteitsprobleem
niemendalletjes
Dat kwadrant IV bij veel mensen ook bijzonder goed gevuld is, heeft vooral met een mentaliteitsprobleem te maken. Vaak betreft het uitstelgedrag, omdat u geen zin of puf heeft voor iets dringends of belangrijks. Of omdat u dit soort gemakkelijke niemendalletjes nodig heeft om uit te blazen van al uw werk in kwadrant I. U hoeft werkzaamheden in kwadrant IV niet naar een ander kwadrant door te sluizen, u kunt grote delen ervan gewoon laten liggen. Eisenhower voegde voor deze werkzaamheden de term DELLE toe aan dit kwadrant. DELLE staat voor ‘durch einfach liegen lassen erledigt’ (opgelost door het simpelweg te laten liggen).
Het zal u niet snel lukken om de stapel ‘onbelangrijk en niet dringend’ helemaal weg te krijgen. Er komt altijd weer nieuw werk van dit type binnen. Waar u vervolgens ook niets mee gaat doen.
De augurkenpot-theorie
kiezelsteentjes
Timemanagement zorgt ervoor dat u in ieder geval de belangrijkste zaken gedaan krijgt. Als u dat lukt, zult u merken dat er ook nog voldoende tijd over is om de rest (of een groot deel daarvan) te doen. Pakt u er eens een lege, glazen augurkenpot bij. Als eerste stopt u er zoveel keien in als u maar kunt. Die symboliseren uw belangrijkste bezigheden, uw A-prioriteiten. Daarna probeert u of er nog kiezelsteentjes (minder belangrijke werkzaamheden) bij kunnen. Waarschijnlijk lukt dat wel.
Zand
volgorde
Vervolgens blijkt er ook nog voldoende zand tussen die stenen te kunnen, en tot slot ook nog water. Zand en water staan model voor activiteiten die niet per se nodig zijn, maar wel waarde hebben. Zoals wat extra aandacht voor uw medewerkers en collega’s. En uitstel- en uitrustgedrag, een beetje daarvan past er altijd nog wel bij. Uiteindelijk kunt u de pot helemaal vullen. Timemanagement werkt alleen in deze volgorde, van belangrijk naar minder belangrijk. Begint u andersom de augurkenpot te vullen, dan staat u op het einde gegarandeerd met een of twee flinke keien in uw hand.