10.4 De werkwijze(n)
vaste verdeling
Discipline is een belangrijk woord binnen een team. Als iedereen weet waaraan hij zich moet houden, en op welke wijze, verloopt het werk eenvoudiger en blijft het aantal misverstanden beperkt. U kunt daarbij denken aan vaste afspraken over bijvoorbeeld de tijd die ‘staat’ voor bepaalde terugkerende handelingen of werkprocessen, over de manier waarop u de directie rapporteert over uw werkzaamheden of over de vaste verdeling van het werk. Let er wel op dat u voldoende flexibel blijft: houd de afgesproken werkwijze aan als standaard, maar voel u vrij om er – als de situatie daarom vraagt – van af te wijken en naar eigen inzicht en op eigen verantwoordelijkheid de zaken anders aan te pakken. Naderhand evalueert u dit met uw team, zodat de standaard werkwijze eventueel kan worden aangepast.
Zie problemen als uitdagingen
symptoombestrijding
Omgaan met problemen kunt u eveneens in een procedure gieten. Natuurlijk zijn conflicten vervelend, maar u doet er goed aan om ze als ontwikkelingskansen te zien. Uw team functioneert daardoor in de toekomst nog beter en voor soortgelijke omstandigheden kunt u dan terugvallen op een probate oplossing. Ziet u problemen alleen als hindernissen, dan volstaat u waarschijnlijk met symptoombestrijding en dringt u niet door tot de kern van het probleem.
Resultaatgericht management
Door het maken van resultaatgerichte afspraken kan de efficiëntie van uw team flink verbeteren. Allereerst moet u daarvoor de verantwoordelijkheidsgebieden benoemen: wie is waar verantwoordelijk voor? Dat is zeker voor u van groot belang: als leidinggevende bent u eindverantwoordelijk voor de prestaties van uw team. De werkzaamheden van de teamleden zijn in feite uw taken die u aan hen moet delegeren. Daarom wilt u die verantwoordelijkheden helder hebben.
Voorkoppelplicht en hulpplicht
Dat is geen enkel probleem als alles op rolletjes loopt, maar het moet ook duidelijk zijn wat de procedure is als iets misgaat.Dat kan door twee eenvoudige afspraken: voorkoppelplicht en hulpplicht:
- Voorkoppelplicht houdt in dat uw teamleden zich altijd bij u melden als ze met een dilemma zitten, zoals plotseling twee gelijktijdige deadlines. Het is niet hun verantwoordelijkheid om hierin keuzes te maken, ze kunnen het alleen aan u voorleggen.
- Hulpplicht houdt in dat u die keuze voor uw teamlid maakt en overlegt met andere teamleden hoe deze twee deadlines wél allebei zijn te halen.