5.2 De fiscale aspecten van thuiswerken
percentage
Een werknemer kan zonder bepaalde voorzieningen niet thuiswerken. Onder de WKR kan de werkgever een percentage van het totale fiscale loon van de organisatie besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers, waaronder voorzieningen om thuis te werken.
Daarvoor gelden wel een aantal voorwaarden. Ten eerste moet er sprake zijn van een fiscale werkplek. Ten tweede moeten vergoedingen of verstrekkingen onder het noodzakelijkheidscriterium vallen. En tot slot moeten de vergoedingen of verstrekkingen ten goede komen aan de veiligheid, de gezondheid of het welzijn van de werknemer. Ze moeten onderdeel uitmaken van het arboplan van de organisatie.
5.2.1 Fiscale werkplek
Een werkplek kan van alles zijn: een bureau en bureaustoel, een kamer, een kantoortuin, een vergaderzaal, maar ook de bedrijfskantine, de parkeergarage op het bedrijfsterrein, de fietsenstalling of een fitnessruimte.
Arbowet
arboplan
Elke plaats waar werknemers werken en waarvoor de werkgever verantwoordelijk is op grond van de Arbowet, is een werkplek. Op de werkplek heeft de werkgever een zorgplicht. Hij moet ervoor zorgen dat werknemers veilig en gezond hun werk kunnen doen. Dat doet hij door een arboplan op te stellen waarin hij beschrijft hoe hij goede arbeidsomstandigheden creëert. Bovendien moet hij alle mogelijke risico’s vastleggen in de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). De Arbowet verplicht elke organisatie om een RI&E te hebben.
Thuiswerkplek is meestal geen fiscale werkplek
voorwaarden
Een thuiswerkplek is een fiscale werkplek als deze werkplek een zelfstandig gedeelte van de woning van de werknemer is. De voorwaarden zijn dat er een eigen toegang en een eigen toilet zijn. Bovendien moet uw organisatie een zakelijke huurovereenkomst afsluiten met de werknemer.
Beperkt
Onder de WKR kan een werkgever een percentage van het totale fiscale loon onbelast verstrekken, vergoeden of ter beschikking stellen aan werknemers. Dat percentage is de vrije ruimte. In 2021 is die vrije ruimte 3% van de fiscale loonsom tot € 400.000 en daarboven 1,18%.
Om te voorkomen dat de waarde van voorzieningen die werknemers op de werkplek gebruiken, in de vrije ruimte valt, is een aantal voorzieningen op nihil gewaardeerd. Deze ‘nihilwaarderingen’ gaan dus niet ten koste van uw vrije ruimte, maar die vlieger gaat pas op als een thuiswerkplek aan de hierboven genoemde voorwaarden voldoet. In de praktijk voldoen thuiswerkplekken zelden aan de bovengenoemde voorwaarden. Het is dus maar beperkt mogelijk om onbelast vergoedingen en verstrekkingen voor het thuiswerken te geven.
5.2.2 Noodzakelijkheidscriterium
gerichte vrijstelling
In de WKR is het noodzakelijkheidscriterium vastgesteld. Dit houdt in dat als een werknemer gereedschap, een computer of mobiele communicatiemiddelen nodig heeft om thuis zijn werkzaamheden uit te kunnen voeren, uw organisatie deze mag vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen.
in redelijke mate
Hiervoor geldt een gerichte vrijstelling. Daar zijn wel enkele voorwaarden aan verbonden. Er is sprake van een noodzakelijke voorziening als:
- de voorziening in redelijke mate nodig is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking;
- de organisatie betaalt voor de voorziening;
- de werknemer de voorziening teruggeeft (of de restwaarde betaalt) vanaf het moment dat hij deze niet meer nodig heeft voor zijn werk.
Wie bepaalt wat noodzakelijk is?
Een werkgever mag bij het noodzakelijkheidscriterium zelf bepalen of de voorziening voor de werknemer noodzakelijk is. Als dat het geval is, komen de kosten voor rekening van de organisatie.
Het noodzakelijkheidscriterium geldt voor gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Daar vallen printers, desktops, laptops, tablets, mobiele telefoons, smartphones, simkaarten, dongels en dus ook abonnementen voor internet en mobiele telefonie en software onder. Een vaste telefoonlijn valt niet onder het noodzakelijkheidscriterium. Let op: de Belastingdienst kan een werkgever om uitleg vragen over de noodzakelijkheid van bepaalde hulpmiddelen.
Internetverbinding vergoeden
provider
Als een internetverbinding noodzakelijk is voor thuiswerken, mag een werkgever deze vergoeden of verstrekken. De werknemer heeft echter in de meeste gevallen al een internetverbinding en krijgt een vergoeding. Bij een pakket (internet, telefoon en televisie ineen) moet de werkgever dan vaststellen hoeveel hij vergoedt voor de internetaansluiting, bijvoorbeeld door uit te zoeken wat de provider rekent voor een apart internetabonnement. Dat deel van de factuur mag hij dan onbelast vergoeden. De werkgever kan er ook voor kiezen om het hele pakket te vergoeden, maar moet dan de rest bij het loon van de werknemer of als eindheffingsloon belasten.
Het feit dat de werknemer ook buiten werktijd gebruik kan maken van de internetverbinding en mogelijk dus een privévoordeel geniet, heeft geen fiscale gevolgen voor de werknemer. De vergoeding of verstrekking kan toch volledig onbelast blijven.
5.2.3 RI&E
werktijden
bureau
Mogen werknemers in uw organisatie op structurele basis thuiswerken, dan moeten de risico’s hiervan zijn opgenomen in de RI&E. Een werknemer mag niet zomaar thuiswerken; zijn leidinggevende moet eerst de risico’s met hem bespreken en afspraken maken. Bijvoorbeeld over werktijden, pauzes, afwisseling in het werk en bereikbaarheid. Daarnaast moet duidelijk zijn wat de werknemer aan voorzieningen nodig heeft om thuis te kunnen werken. Denk aan een bureau, een stoel en een internetverbinding. De afspraken kunnen werknemer en leidinggevende vastleggen in een thuiswerkovereenkomst (zie ook paragraaf 3.1).
Onbelast vergoeden
KANS
In de RI&E staan de risico’s die werknemers lopen tijdens het uitvoeren van hun werkzaamheden. In het bijbehorende plan van aanpak staat welke maatregelen een werkgever wil treffen om deze risico’s tegen te gaan. Zo kan hij een risico op klachten aan arm, nek en schouders (KANS) tegengaan door werknemers een bureau en een bureaustoel te verstrekken. Dit kan hij vastleggen in het arboplan. Alle voorzieningen die vanuit het arboplan van de organisatie verplicht zijn, kan hij onbelast aan de werknemer verstrekken.
Alle vergoedingen en verstrekkingen voor thuiswerken die niet noodzakelijk zijn en geen relatie hebben met het arboplan vormen belast loon. Denk aan een vaste computer, een printer en overige kantoorartikelen.
De werkgever heeft de keuze om de waarde van de voorzieningen individueel bij de werknemer te belasten of collectief als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte te brengen.