6.2 Werkgroepen
uitdaging
werkgroepen
De inhoud van het medezeggenschapswerk is een flinke uitdaging: u moet alle OR-leden op één lijn krijgen en u behandelt daarbovenop ook nog eens sterk uiteenlopende onderwerpen, soms in complexe advies- of instemmingstrajecten. Om die uitdaging de baas te kunnen, moet u uw samenwerking slim inrichten. Een duidelijke taakverdeling, waarbij u afspreekt dat een werkgroep verantwoordelijk is voor een vast onderwerp, is dan handig. Zo werkt u efficiënt én activeert u OR-leden. Er zijn twee soorten werkgroepen: vaste en flexibele werkgroepen.
6.2.1 Vaste werkgroepen
commissies
Vaste werkgroepen zet u in voor terugkerende hoofdonderwerpen, zoals HR, arbo, financiën en bedrijfsstrategie. U heeft kennis én tijd nodig om u in deze onderwerpen te verdiepen. Artikel 15 WOR biedt de oplossing: u mag vaste commissies instellen die u nodig heeft voor uw OR-werk.
In een commissie mogen ook niet-OR-leden zitting nemen. U kunt hiervoor collega’s werven die over handige vaardigheden beschikken. Let op: minstens de helft van de leden moet uit de OR komen.
inrichten
instellingsbesluit
Als commissielid krijgt u extra tijd en scholing boven op de tijd en scholing waarop u recht heeft als OR-lid. Natuurlijk krijgen de leden ook ontslagbescherming, zodat zij niet benadeeld worden vanwege hun medezeggenschapswerk. Volg deze tips bij het inrichten van een vaste commissie:
- Spiegel de OR-structuur zo veel mogelijk aan de organisatiestructuur: als uw organisatie HR en arbeidsomstandigheden bij aparte functionarissen heeft ondergebracht, richt dan ook twee commissies in. Ziet uw organisatie het als één onderwerp, richt dan één vaste commissie in.
- Leg de rechten, plichten en faciliteiten vast in een instellingsbesluit. Dat is het document dat het fundament is van de vaste commissie. Met dit instellingsbesluit weet iedereen wat de verantwoordelijkheden zijn. Uw bestuurder mag alleen bezwaar maken tegen het instellen van een vaste commissie als dit een onredelijke belasting is voor de organisatie.
- Zorg voor een regelmatige terugkoppeling tussen vaste commissie en OR, zodat u van elkaar weet wat er speelt.
Op Rendement.nl/ortools vindt u een praktische tool die u kunt gebruiken als basis voor het instellingsbesluit van uw op te richten vaste commissie.
6.2.2 Flexibele werkgroepen
incidenteel
voorbereidingscommissie
Naast vaste kunt u ook flexibele werkgroepen inrichten. Die zet u in voor onderwerpen met een incidenteel karakter en een duidelijke einddatum. Denk aan een reorganisatie van een afdeling, een IT-project of huisvestingsaanvraag. Ook voor deze werkgroep heeft u kennis en tijd nodig. Op basis van artikel 15 WOR mag uw OR een voorbereidingscommissie instellen voor dit soort projecten. Daarin neemt minimaal één OR-lid zitting en het recht om te adviseren blijft bij de OR. Net als bij vaste commissies heeft een voorbereidingscommissie scholingsrecht, overlegrecht en ontslagbescherming.
Gezond klimaat op de nieuwe werkplek
inrichting
Een OR adviseert over een complexe adviesaanvraag met het thema huisvesting. Hij stelt een voorbereidingscommissie in voor de onderzoeksfase. Naast een huisvestingsexpert en financieel deskundige uit de achterban, nemen twee OR-leden deel. Eén brengt kennis uit de strategiecommissie in. De ander komt uit de Arbocommissie, zodat de voorbereidingscommissie vroegtijdig advies kan geven over een gezond klimaat op de nieuwe werkplek.
Deze tips zorgen voor een effectieve inrichting van een voorbereidingscommissie:
- Geef vanuit de OR een duidelijke opdrachtomschrijving mee waarin u omschrijft welke resultaten u op welk moment vraagt van de leden.
- Gebruik de expertise van vaste commissies om de voorbereidingscommissie het gewenste kennisniveau te geven.
- Zorg voor dossieropbouw. De voorbereidingscommissie moet van elk gesprek een verslag maken, zodat de OR geen dubbel werk heeft met het opstellen van een advies.