1.4 Vier inrichtingen

organisatiestructuren

Om u houvast te geven voor de beste inrichting van de medezeggenschap, zetten we vier organisatiestructuren met ieder zijn eigen zeggenschapsstructuur op een rij. Het gaat om:

• de overzichtelijke organisatie (1.4.1);
• de paraplu-organisatie (1.4.2);
• de decentrale organisatie (1.4.3);
• de projectorganisatie (1.4.4).

1.4.1 Overzichtelijke organisatie

directie

De overzichtelijke organisatie vindt u terug in het midden- en kleinbedrijf, waar tussen de vijftig en tweehonderdvijftig werknemers werken. Er staat vaak één product of dienst centraal (zoals Rendement Uitgeverij met vakinformatie) en het is mogelijk om de organisatie vanuit één onderdeel aan te sturen: de directie. De directie denkt en werkt het organisatie- en personeelsbeleid uit. Afhankelijk van de grootte van de organisatie zijn er uitvoerende leidinggevenden die praktische managementkwesties oplossen. Werknemers geven uitvoering aan het beleid dat door de directie is ontwikkeld.

Gewone OR

organisatiestrategie

teamoverleg

De beste medezeggenschapsstructuur voor de overzichtelijke organisatie is een gewone OR. Die overlegt met de directie over de organisatiestrategie, het beleid en welke uitwerking dat heeft op de organisatie én de werknemers. Verder kunt u ook andere middelen gebruiken om uw collega’s rechtstreeks invloed te geven op hun werk. Zo zijn teamoverleggen, bilaterale gesprekken, functioneringsgesprekken, instructiebijeenkomsten en brainstorms voorbeelden van rechtstreekse invloed en dus directe medezeggenschap. In de afbeelding hieronder ziet u hoe medezeggenschap in de overzichtelijke organisatie eruitziet. In dit geval gebruikt de OR directe medezeggenschap via het teamoverleg om het functioneren van de organisatie te stimuleren.

overzichtelijk

In dit model adviseert de OR de bestuurder over personeelsbeleid en organisatieontwikkeling. In de teamoverleggen bespreekt de raad praktische managementvraagstukken. Het voordeel van deze structuur is dat het overzichtelijk is. Het nadeel kan zijn dat de OR moeite heeft om alle collega’s te bereiken.

Als u zo veel mogelijk wilt stimuleren dat u uit alle afdelingen een vertegenwoordiger krijgt in de OR, doet u dat door in het OR-reglement op te nemen dat u werkt met zogenoemde kiesgroepen. U verdeelt de zetels in de OR dan op basis van het aantal werknemers op de afdelingen.

1.4.2 Paraplu-organisatie

meerdere ­producten

De paraplu-organisatie is een grotere organisatie, waarin minimaal tweehonderdvijftig werknemers werken. Dat aantal kan oplopen tot enkele duizenden werknemers. Er staan meerdere producten of diensten centraal.

Zelfstandige onderdelen

productketen

De paraplu-organisatie kent verschillende onderdelen die in verschillende fasen van een productketen actief zijn of voor verschillende doelgroepen en branches zijn bedoeld. Bijvoorbeeld een bouwbedrijf dat terreinen aankoopt, panden ontwerpt en daarna gebouwen bouwt. De onderliggende onderdelen hebben het meeste invloed; zij gaan onder hun eigen merk de markt op en maken zelf beslissingen over hun producten en organisatievorm.

overkoepelend

De directie pakt alleen díe zaken op die overkoepelend zijn aan de onderdelen, zoals personeelsbeleid, facility management en het langetermijnbeleid. In de afbeelding ziet u welke zeggenschapsstructuur goed past.

Centrale ondernemingsraad

bedrijfsbeleid

korte lijnen

De centrale OR (COR) adviseert over overkoepelende zaken. De business units (bedrijfsonderdelen) beslissen met hun eigen OR zelf over hun bedrijfsbeleid en organisatieontwikkeling. De COR bestaat uit werknemers die lid zijn van één van de OR’en van die units. Het voordeel van deze structuur zijn de korte lijnen naar de top én werkvloer. Een nadeel is de extra tijd die het kost om op verschillende niveaus af te stemmen.

1.4.3 Decentrale organisatie

vestigingen

De decentrale organisatie is van dezelfde grootte als de paraplu-organisatie. Het belangrijkste kenmerk van de decentrale organisatie zijn de vestigingen. Zo heeft de onderneming meerdere locaties met hetzelfde product of dezelfde dienstverlening, verspreid door het land. Denk aan een bank die centraal wordt aangestuurd en lokale vestigingen heeft. De centrale directie heeft het voor het zeggen. Lokale vestigingen voeren het beleid uit en nemen praktische managementvraagstukken voor hun rekening.

Onderdeelcommissies

conceptadvies

De directie krijgt advies van de OR op personeels- en organisatiebeleid en strategie. Per vestiging adviseren onderdeelcommissies (OC’s) het lokale management over praktische managementvraagstukken. Als een verandering in de organisatie alleen één vestiging raakt, maakt de betreffende OC een conceptadvies. De OR mag het advies aanpassen en stelt het definitief vast. Het voordeel van deze structuur is dat de OC heel nauw contact kan houden met de werknemers. Het nadeel is dat de OC weinig invloed heeft op de besluiten van de OR.

1.4.4 Projectorganisatie

leiderschap

De projectorganisatie heeft dezelfde omvang als de paraplu- en decentrale organisatie. Het verschil is de plek van de invloed: die ligt bij projectorganisaties zo laag mogelijk in de organisatie. Bol.com is hier met zijn zelfsturende teams een goed voorbeeld van. Hoewel de directie en het management de organisatieontwikkeling inkaderen, is er veel ruimte voor werknemers en afdelingen om hun werk zelf vorm te geven. Het management werkt met coachend leiderschap om het meeste uit het potentieel van werknemers te halen. Een praktisch hulpmiddel dat de organisatie gebruikt om een verandering vorm te geven, is een project. In de afbeelding hieronder ziet u welke zeggenschapsstructuur goed past.

hoofdlijnen

De OR adviseert de directie over de hoofdlijnen van de organisatie, waaronder de gewenste doelen, richting voor de toekomst en wat de buitenwereld van de organisatie verwacht. Concrete voornemens op het gebied van werkprocessen, productontwikkeling en personeelsbeleid worden in projecten ontwikkeld.

nadeel

Het voordeel van deze structuur is dat deze aansluit bij de moderne, mondige, zelfstandige werknemer en de flexibele organisatie. Het nadeel is dat zowel managers als de OR de controle moeten durven opgeven om het te laten slagen.

1.4.5 Structuur in OR-reglement

Deze vier richtingen geven u een idee wat een passende mede­zeggenschapsstructuur is voor uw type organisatie. Als u voor een bepaalde structuur kiest (of een variant erop), stem die dan af met de bestuurder en leg deze vast in het OR-reglement. Let op: dat moet u definitief vaststellen vóór u bekendmaakt wat de verkiezingsdatum is.

Doe de OR-check

Omdat uw organisatie (als het goed is) met de tijd verandert, is het nodig om regelmatig te controleren of uw medezeggenschapsstructuur nog wel effectief is. Veel van die inrichtingsvragen legt u vast in uw eigen OR-reglement. Er zijn daarbij twee momenten waarop die check van de medezeggenschapsstructuur belangrijk is:

• voorafgaand aan het uitschrijven van verkiezingen voor de nieuwe zittingstermijn;
• bij een belangrijke organisatieverandering, zoals een reorganisatie of overname.

Waarop letten?

verkiezingen

zittingstermijn

vacatures

Check vóór de verkiezingen of de volgende punten in uw OR-reglement nog kloppen met de feiten en uw doelen:

• De naam van de ondernemer, onderneming en de bedrijfscommissie. Let daar vooral op na een fusie.
• Het aantal zetels. Dat kan af- of toenemen op basis van het aantal werknemers in uw organisatie. U kunt ook een hoger of lager aantal zetels dan de wettelijke richtlijn afspreken.
• De zittingsduur en een rooster van aftreden. U kunt afwijken van de normale zittingstermijn van drie jaar en de zittingsduur twee of vier jaar maken. Ook kan iedere twee jaar de helft van de OR-leden aftreden.
• Stemrecht, kiesgroepen, sluitingstermijnen en het kiesstelsel. U heeft een keus vanaf welk moment nieuwe collega’s mogen stemmen en gekozen mogen worden in de OR.
• De wijze van stemmen.
• Voorzien in tussentijdse vacatures.
• Regels over het bijeenkomen in vergadering, de agenda, en het verslag.
• Het aantal leden om te vergaderen en te besluiten over onderwerpen.
• Het secretariaat van de OR.

bevoegdheden

Controleer ook of de inrichting van uw organisatie nog aansluit bij de door u gekozen medezeggenschapsstructuur. U moet die tegen het licht houden als:

• uw organisatie zijn inrichting verandert, bijvoorbeeld door te beslissen dat één of meer onderdelen zelfstandig naar buiten treden, onder eigen naam en met het recht om overeenkomsten met anderen te sluiten;
• uw organisatie de bevoegdheden van managementfuncties verandert. Of functies laat vervallen die belangrijke besluiten in uw organisatie nemen;
• uw organisatie haar cultuur en leiderschapsstijl aanpast, waardoor werknemers een andere rol in de besluitvorming krijgen;
• uw organisatie fuseert of op overnamepad gaat.