4.1 De instemmingsprocedure
sterk OR-recht
Eén van de sterkste OR-rechten is het instemmingsrecht. De werkgever mag een instemmingsplichtige regeling namelijk alleen invoeren, wijzigen of intrekken met instemming van de OR. Dit geeft de raad een machtige positie.
In de praktijk ontstaat er nogal eens discussie over de definitie van de term ‘regeling’. Een regeling is een geheel van bindende voorschriften die gelden voor één of meer groepen werknemers binnen de organisatie. Het kan dus zowel om een afdeling als om alle werknemers gaan.
Instemmingsplichtige onderwerpen
voorgenomen besluit
Het instemmingsrecht is vastgelegd in artikel 27 WOR. Op het gebied van arbo heeft de OR instemmingsrecht bij een voorgenomen besluit tot het invoeren, wijzigen of intrekken van een regeling:
- met betrekking tot werktijden en vakantie;
- op het gebied van arbeidsomstandigheden, ziekteverzuim en re-integratiebeleid;
- op het gebied van bedrijfsmaatschappelijk werk;
- op het gebied van het werkoverleg;
- rond de klachtenbehandeling;
- met betrekking tot de registratie, het omgaan met en de bescherming van persoonsgegevens van werknemers;
- over het plaatsen van voorzieningen die aanwezigheid, gedrag en prestaties van werknemers controleren én voorzieningen die de optie hebben om die te controleren.
Meer over instemmingsplichtige arbo-onderwerpen leest u vanaf paragraaf 4.2.
Manoeuvreren tussen werkgever en OR
niet eindverantwoordelijk
van dienst zijn
U als arboprofessional waakt over veilige en gezonde arbeidsomstandigheden binnen de organisatie. U bent niet eindverantwoordelijk, dat is uw werkgever. De OR-leden beoordelen of en onder welke voorwaarden zij namens de werknemers kunnen instemmen met concrete maatregelen op arbogebied. Dit plaatst u in een bijzondere positie ten opzichte van de OR:
- Aan de ene kant kunt u de werkgever enorm van dienst zijn door arbobeleidsmaatregelen zodanig voor te bereiden dat instemmingsprocedures soepel verlopen.
- Aan de andere kant kunnen de OR en u elkaar een grote dienst bewijzen als het erop aankomt om de werkgever op arboterrein een bepaalde richting in te krijgen.
bondgenoot
Het instemmingsrecht is voor u dus niet alleen interessant omdat de OR de door u voorbereide maatregelen kan goedkeuren of wijzigen. Mede dankzij dit recht kan de raad ook een belangrijke bondgenoot zijn. Twee weten meer dan één. Samen met de OR staat u vrijwel altijd sterker als u uw werkgever wilt overtuigen van het nut van een arbomaatregel.
Instemming van de OR is niet altijd een vereiste
cao-bepalingen
arbeidsovereenkomst
wettelijke bepaling
In principe moet de werkgever altijd om instemming vragen als hij een regeling over een instemmingsplichtig onderwerp wil invoeren, intrekken of wijzigen. Maar het instemmingsrecht van de OR geldt niet in alle situaties. Er gelden enkele beperkingen:
- Bindende cao-bepalingen hebben altijd voorrang op het instemmingsrecht van de OR. Als de cao ruimte laat voor een nadere invulling van een bepaalde regeling, heeft de OR instemmingsrecht op de specifieke uitwerking van zo’n regeling.
- Bepalingen in een individuele arbeidsovereenkomst veranderen niet direct als de OR instemt met het wijzigen of intrekken van een bepaalde regeling.
- Wettelijke bepalingen of aanwijzingen mag de werkgever zonder instemming doorvoeren in het beleid.
4.1.1 Het instemmingsverzoek
onvoorziene situatie
De werkgever informeert de OR tijdens de halfjaarlijkse overlegvergadering over alle ontwikkelingen die kunnen leiden tot een advies- of instemmingsaanvraag. Zo wordt de OR in principe nooit overvallen door een instemmingsverzoek, tenzij er sprake is van een onvoorziene situatie. Denk aan een instemmingsverzoek over nieuwe huisregels bij de terugkeer naar kantoor tijdens de coronacrisis.
Regels verbonden aan instemmingsverzoek
eisen
De werkgever is wettelijk verplicht om het instemmingsverzoek schriftelijk bij de OR in te dienen. Hij mag het dus niet en passant bespreken tijdens een vergadering. Aan het verzoek zijn eisen verbonden. De werkgever moet:
- in het instemmingsverzoek aangeven welke regeling hij wil invoeren, wijzigen of intrekken;
- goed motiveren waarom hij dit besluit wil nemen;
- aangeven wat de verwachte gevolgen van zijn besluit zijn voor de werknemers.
overleggen
onderhandelingen
De wet geeft weinig regels voor de behandeling van de instemmingsvraag. De WOR zegt hierover weinig meer dan dat beide partijen de verplichting hebben om minimaal één keer te overleggen over het voorgenomen besluit vóórdat de OR beslist. Vaker overleggen staat partijen natuurlijk vrij. Zeker als beide het niet direct eens zijn over het besluit, zullen er de nodige onderhandelingen plaatsvinden voordat de OR zijn uiteindelijke beslissing neemt. Dat is overigens geen vereiste! De OR-leden mogen ook aangeven dat ze niet in zullen gaan op het instemmingsverzoek. In dat geval kan uw werkgever de regeling doorvoeren.
U als arboprofessional kunt de OR van goede informatie voorzien en adviseren over specifieke arbothema’s. Zo kan de OR goed onderbouwd beslissen over een instemmingsverzoek van de werkgever.
Beslissing
mogelijkheden
thuiswerkplek
Uiteindelijk zal de OR een besluit moeten nemen. Hierbij heeft de OR drie mogelijkheden: de instemmingsvraag terzijde leggen, wel of niet instemmen. Aan instemmen kan de OR voorwaarden verbinden. Bijvoorbeeld dat de werkgever een thuiswerkreglement alleen mag invoeren als hij daarin duidelijk vermeldt aan welke eisen de thuiswerkplek moet voldoen. Als de OR-leden besluiten om niet in te stemmen met het invoeren, wijzigen of intrekken van een bepaalde regeling, moeten zij dit besluit motiveren.
4.1.2 Geen instemming
gelijk halen
Als de OR niet instemt met een voorgenomen besluit, kan de werkgever het in principe niet uitvoeren. De werkgever heeft wel een paar mogelijkheden achter de hand om toch zijn gelijk te halen. Hij kan eerst proberen om de OR via bemiddeling van de bedrijfscommissie toch nog achter zijn plannen te krijgen. Als dit niet lukt, kan hij naar de kantonrechter stappen om vervangende toestemming te vragen.
Bedrijfscommissie bemiddelt bij onenigheid
SER
kantonrechter
De bedrijfscommissie is in het leven geroepen door de Sociaal-Economische Raad (SER) en bemiddelt bij geschillen tussen de werkgever en de OR. Aan het inschakelen van de bedrijfscommissie zijn geen kosten verbonden. De bedrijfscommissie geeft een bemiddelingsadvies. Als de conclusie is dat de OR gelijk heeft, hoeft de werkgever hier nog altijd niet in mee te gaan. Hij kan het advies van de bedrijfscommissie negeren. De OR kan dan naar de kantonrechter stappen. Die zal rekening houden met de uitspraak van de bedrijfscommissie.
Kantonrechter
vervangende toestemming
onredelijk
De kantonrechter kan in een aantal situaties besluiten om de werkgever vervangende toestemming te verlenen. Dit wil zeggen dat hij het plan – ondanks het feit dat de OR hiermee niet heeft ingestemd – toch mag uitvoeren. De kantonrechter geeft een dergelijke toestemming normaal gesproken alleen als het niet instemmen van de OR onredelijk is óf als er zwaarwegende omstandigheden zijn op grond waarvan de werkgever eigenlijk niet anders kan dan zijn besluit doorvoeren.
Nietigheid inroepen
schriftelijk
Als u arboregelingen instelt, wijzigt of intrekt zonder instemming van de OR, kan de raad de nietigheid van het besluit inroepen. De OR moet dat schriftelijk doen en doet er goed aan om ook de werknemers hiervan op de hoogte te stellen. De nietigheid van het besluit inroepen is mogelijk in de volgende gevallen:
- De werkgever heeft een besluit genomen zonder een instemmingsverzoek in te dienen.
- De werkgever voert het besluit uit terwijl de OR niet heeft ingestemd met het instemmingsverzoek.
- De werkgever voert het besluit uit terwijl hij geen vervangende toestemming heeft gekregen van de kantonrechter.
doorgaan
Is de werkgever zodanig eigenwijs dat hij ondanks een nietigverklaring tóch doorgaat met het uitvoeren van zijn besluit, dan kan de OR naar de kantonrechter stappen.