7.6 Financiële informatie bij strategische besluiten

adviseren

besparingen

Uw OR krijgt misschien te maken met strategische besluiten van de organisatie waarover uw OR moet adviseren. Bij deze besluiten spelen financiële redenen regelmatig een grote rol. Uw OR kan deze informatie gebruiken bij de meningsvorming over deze besluiten, bijvoorbeeld bij een reorganisatie of een fusie. Als een reorganisatie plaatsvindt vanwege bedrijfseconomische redenen, zoals besparingen of bezuinigingen, speelt uw OR een belangrijke rol. Voordat een bestuurder een besluit over de reorganisatie uitvoert, moet hij dit schriftelijk voorleggen aan de OR.

7.6.1 Reorganisatie

toelichten aan de OR

De bestuurder moet de beweegredenen voor de reorganisatie, de verwachte gevolgen voor de werknemers en de voorgenomen maatregelen voor de werknemers duidelijk toelichten aan de OR. In het kopje over de beweegredenen kunnen ook de financiële motieven verwerkt zijn. Waarom gaat uw bestuurder reorganiseren? Heeft dit te maken met de financiële gezondheid van de organisatie? Of komt dit uit een extern adviesrapport van een externe consultant die uw bestuurder heeft ingeschakeld om een doorlichting te maken van uw organisatie? Deze informatie uit de adviesaanvraag dient u als OR te krijgen en anders op te vragen. Gebruik waar nodig uw informatierechten (artikel 31 WOR).

Uitvoeringsfase

naleving van afspraken

veranderingsproces

Tijdens de uitvoeringsfase heeft de OR een toetsende en monitorende rol. Uw OR ziet erop toe dat het besluit volgens plan wordt uitgevoerd en evalueert tussentijds of de beoogde doelen worden gehaald. Hierbij is het belangrijk om te kijken naar het budget, personeelsbeleid en de naleving van afspraken, zoals een sociaal plan. Tips voor uw OR:

• Tijd winnen: gebruik procedurele argumenten, zoals een incomplete adviesaanvraag die u niet in behandeling kunt nemen of een adviesaanvraag die niet in een overlegvergadering is behandeld, om meer tijd te krijgen.
• Communicatie en betrokkenheid: zorg dat werknemers goed worden geïnformeerd en worden betrokken bij het veranderingsproces.
• Vastleggen van afspraken: leg gemaakte afspraken duidelijk vast, bijvoorbeeld in een ondernemingsovereenkomst (artikel 32 WOR) of in de notulen van overlegvergaderingen.

7.6.2 Fusie of overname

actief
 betrokken

Stel, uw OR krijgt een adviesaanvraag met betrekking tot een fusie of overname voor de kiezen. Zo’n besluit kan grote financiële en organisatorische gevolgen hebben voor uw organisatie. Het is in zulke situaties belangrijk dat uw OR actief betrokken is bij dit adviesproces, zodat de gevolgen duidelijk zijn en uw OR na afloop aan uw achterban kan uitleggen wat het allemaal gaat inhouden. Waar moet uw OR op letten bij een overname of fusie en op welke financiële aspecten?

Toekomst

eigen visie

externe
 deskundige

Een fusie of overname roept vaak vragen op over de toekomst van de organisatie. Los van het behandelen en het reageren op de adviesaanvraag is het belangrijk dat uw OR zijn eigen visie op papier zet. Hoe ziet de OR de toekomst na een overname? Wat zijn de belangrijkste prioriteiten, positieve punten en zorgen voor de werknemers? Deze visie helpt uw OR om tijdens gesprekken met de bestuurder en andere betrokkenen scherp te blijven op de punten die voor u het meest van belang zijn. Vergeet ook niet dat uw OR het recht heeft om externe deskundigen in te schakelen om bijvoorbeeld de bedrijfskundige, financiële en juridische gevolgen van de fusie of overname goed te doorgronden en het adviesproces te begeleiden.

Bespreken

strategische plannen

Als er signalen zijn dat er een fusie of overname aankomt, is het verstandig om dit in een vroeg stadium met de bestuurder te bespreken, bijvoorbeeld tijdens een artikel-24-vergadering. Hierin kunt u vragen stellen over de strategische plannen van uw bestuurder. De bestuurder zal als het goed is u iets moeten laten weten als zulke plannen op tafel liggen, alhoewel dit in de praktijk ook niet altijd gebeurt.

Onderzoek

Een belangrijk financieel onderdeel van het adviesproces bij een overname of fusie is het due diligence-onderzoek. Dat is een grondig onderzoek naar de financiële gezondheid en risico’s van de betrokken organisaties.

Bestuur

vragen stellen

Nadat uw OR alle benodigde informatie heeft verzameld, volgt er vaak een serie gesprekken met het bestuur, waarbij ook de raad van commissarissen (RvC) of raad van toezicht (RvT) betrokken kan zijn. Tijdens deze overleggen kan uw OR vragen stellen en zorgen uitspreken over bijvoorbeeld arbeidsplaatsen, toekomstige reorganisaties, de financieringsstructuur of de financiële gevolgen. Tevens is het belangrijk om in deze fase duidelijke afspraken te maken over hoe de OR tegen het adviesproces aankijkt.

Gevolgen

voortgang

Als uw OR uiteindelijk een advies heeft afgegeven, is het na de fusie of overname van belang om de financiële gevolgen van de transactie regelmatig te monitoren. Uw OR kan bijvoorbeeld kwartaalrapportages opvragen om de voortgang van de synergieën (zoals kostenbesparingen en schaalvoordelen) te beoordelen. Bij een fusie of overname moet uw OR proactief handelen en goed geïnformeerd blijven. In de praktijk is dit vaak lastig, omdat u niet altijd op tijd wordt betrokken bij zulke trajecten door uw bestuurder.

7.6.3 Investeringen

kosten terugverdienen

Investeringen zijn per definitie een financieel onderwerp. Bij het plannen van investeringen zal er een afweging worden gemaakt tussen de te maken kosten en op welke manier deze kunnen worden terugverdiend. Bij grote investeringen, zoals een verbouwing of een nieuwe machine, is hier vaak een businesscase voor gemaakt. Hierin worden de verwachte kosten en opbrengsten (of kostenbesparingen) bij elkaar gebracht.

Toetsen

toetsen

middelen

In de businesscase staan vaak veronderstellingen over bijvoorbeeld de ontwikkeling van de bouwkosten, de personeelskosten, de omzet, tarieven en de rente. Voor uw OR is het interessant om deze veronderstellingen te toetsen. Zijn dit reële veronderstellingen? Rekent uw bestuurder zich niet te rijk? Het is ook van invloed op de kosten en dus het voorgenomen besluit op welke manier deze investeringen worden gefinancierd. Wordt hier een lening voor afgesloten en tegen welke rente en voorwaarden? Is hier een onderpand (zekerheidsstelling) voor nodig? Of heeft de organisatie zelf voldoende middelen om de investering te bekostigen? Er zijn ook constructies bekend die een combinatie zijn van een lening en een zekerheidsstelling, zoals bijvoorbeeld een sale-and-lease-back constructie. Leningen en ook dit soort constructies bevatten een zeker risico. Daarom zijn zowel de investeringen als de leningen die hierbij horen adviesplichtig.

7.6.4 Outsourcing

kosten 
beheersen

Er is een tijd geweest waarin outsourcing het middel was om de kosten te beheersen. Met het uitbesteden van bepaalde taken spreekt uw bestuurder immers een vast tarief af waarvoor deze taken worden uitgevoerd. Dit vermindert de financiële onzekerheid in de organisatie. Voor uw OR is het belangrijk om alle belangen goed tegen elkaar af te wegen. De kosten voor het outsourcen worden soms onderschat. De voordelen van het zelf uitvoeren van taken, zoals bijvoorbeeld het onderhoud van gebouwen bij woningcorporaties, kan de organisatie meer opleveren dan alleen de financiële berekening laat zien. Denk hierbij aan zaken als communicatie, kwaliteit en kennis van de organisatie.

7.6.5 Verandering arbeidsvoorwaarden

economische afwegingen

Bij het afspreken van nieuwe arbeidsvoorwaarden is het natuurlijk erg belangrijk dat u een goed beeld heeft van de financiële gezondheid van de organisatie. Uw OR moet weten welke financiële ruimte er is. Het gaat hierbij om de financiële resultaten, de vooruitzichten en de solvabiliteit van de organisatie. Bij krapte op de arbeidsmarkt is het nog belangrijker de arbeidsvoorwaarden zo in te richten dat werknemers graag bij jullie bedrijf willen (komen of blijven) werken. De ruimte voor betere arbeidsvoorwaarden wordt bepaald door de resultaatontwikkeling, de lange termijnplannen van de organisatie (zijn er bijvoorbeeld investeringen nodig?), de markt (wat doen andere organisaties?) en de productiviteitsontwikkeling. Is de organisatie in staat om met deze werknemers meer te doen dan voorheen? Dan wordt er meer verdiend en kunnen werknemers meer vragen. Door deze economische afwegingen mee te nemen in het gesprek met uw bestuurder kan uw OR uw bestuurder overtuigen van het belang om betere afspraken te maken.