2.2 Vragen om informatie
actief
U heeft ook het recht om zelf om informatie te vragen bij de bestuurder. Dit heet ook wel het actief informatierecht. De bestuurder is namelijk verplicht om de OR ‘desgevraagd’ op tijd alle gegevens te verstrekken die de raad ‘redelijkerwijs nodig acht voor de uitvoering van zijn taak’ (zie artikel 31 lid 1 van de WOR).
2.2.1 Voorwaarden
redelijkerwijs
De vraag is natuurlijk wat redelijkerwijs nodig is voor de taak van de OR. In praktijk ontstaat er nogal eens onenigheid tussen de OR en de bestuurder over de interpretatie van de formulering ‘redelijkerwijs voor zijn taak’ in de WOR. Het is natuurlijk discutabel welke informatie daar wel of niet onder valt. Daarom is het zaak dat u heel duidelijk aangeeft wat de relatie is tussen de gevraagde informatie en de specifieke taak die u ermee wilt vervullen.
Omdat de OR wettelijk gezien een ruime opdracht heeft en zich met behulp van overleg en initiatief met vele zaken kan bezighouden, zal dit meestal weinig problemen opleveren.
Volledig
ontbreken
begrijpen
De bestuurder is verplicht om alle gegevens te verstrekken waar u om vraagt. De informatie moet dus volledig zijn. Er mogen geen cruciale gegevens ontbreken. Verder moet de informatie goed toegankelijk en leesbaar zijn. Dus niet doorspekt met bestuurlijk jargon en ingewikkelde technische termen. Omdat de verplichting om de OR goed te informeren bij de bestuurder ligt, blijft hij in principe in gebreke als de OR-leden de verkregen informatie niet begrijpen. Vraag in dat geval of de bestuurder de informatie wil toelichten en of hij toekomstige informatie misschien in wat begrijpelijker taal wil opstellen. Eis dit niet, maar vraag het vriendelijk. U wilt de verstandhouding met de bestuurder immers goed houden.
Overige voorwaarden
tijdig
Wilt u de gevraagde informatie schriftelijk ontvangen, dan is uw bestuurder verplicht de informatie schriftelijk te geven. Verder moet de bestuurder de informatie ook tijdig verstrekken.
2.2.2 Het verzoek
bruikbaar
Hoe kleedt u uw vraag om informatie nu zo in dat u ook die gegevens ontvangt die u nodig heeft? Sommige ondernemingsraden vragen zo veel mogelijk informatie op, in de hoop dat er iets bruikbaars tussenzit. Het gevolg hiervan is dat de raad met een hoop overbodige informatie komt te zitten. De kans dat belangrijke informatie ontbreekt, bestaat natuurlijk ook nog. Vraag dus niet om informatie die u niet nodig heeft.
Daarom is het verstandig om te zorgen voor een helder geformuleerde en gerichte informatieaanvraag. Wat wilt u precies weten? Als de informatievraag heel doelgericht en duidelijk is, moet de bestuurder wel de juiste informatie geven.
Schriftelijke vraag
formuleren
Vraag schriftelijk om de informatie. Door het op te schrijven, dwingt u zich om uw vraag zo helder en duidelijk mogelijk te formuleren. Bijna altijd geldt dat scherp geformuleerde schriftelijke vragen ook leiden tot adequate antwoorden. Bovendien heeft u zwart-op-wit om welke informatie u heeft gevraagd. Daardoor kan de bestuurder minder makkelijk bepaalde informatie – opzettelijk dan wel per ongeluk – vergeten te geven.
Schriftelijk antwoord
voorkeur
terugvallen
Vermeld in uw verzoek dat u schriftelijk antwoord wilt. Laat ook weten per wanneer de raad antwoord verwacht. Schriftelijke informatie verdient duidelijk de voorkeur. Het grootste voordeel ervan is dat alle OR-leden precies dezelfde informatie krijgen die ze op hun gemak door kunnen lezen. Als er vervolgens onduidelijkheden ontstaan bij de gezamenlijke bespreking ervan of in het overleg met de bestuurder, kunt u gemakkelijk terugvallen op de schriftelijke informatie.
Nogmaals vragen
overlegvergadering
beperken
Natuurlijk kan het gebeuren dat de bestuurder in zijn antwoorden net de kern van de vraag mist of ontwijkt. In zo’n geval heeft het weinig zin om de vraag schriftelijk te herhalen. Beter is het om de kwestie in de overlegvergadering aan de orde te stellen. Als er vervolgens een goed verslag gemaakt wordt van de vergaderingen, zijn de mondelinge antwoorden alsnog schriftelijk. Probeer het stellen van vragen tijdens de overlegvergadering wel te beperken. Er blijft anders weinig tijd over voor echt overleg.
Afdwingen
onwillig
Krijgt u (nog steeds) niet waar u om heeft gevraagd? Of verstrekt de bestuurder de ongevraagde informatie niet vanzelf? U kunt een onwillige bestuurder dwingen tot het verstrekken van de inlichtingen waarop u, op basis van de wet, recht heeft. Hierover leest u meer in hoofdstuk 8 van dit dossier.
Politieke en rechterlijke besluiten
overheid
primaat
In principe geldt het informatierecht altijd. Er is echter één belangrijke beperking voor ondernemingsraden in een overheidsonderneming. De bestuurder in een dergelijke organisatie is namelijk niet verplicht met de OR te overleggen als het gaat om politieke besluiten. Wél moet het bestuur de eventuele personele gevolgen van deze besluiten met de raad delen. Het is het bestuur trouwens niet verboden om te overleggen bij politieke besluiten. Uit rechtspraak blijkt dat de bestuurder dit ‘politiek primaat’ niet te ruim mag toepassen. Verder geldt voor de OR van gerechten en beroepscolleges een rechterlijk primaat. Dit betekent dat de bestuurder niet verplicht is om met de OR van gedachten te wisselen over het beleid en de uitvoering van rechterlijke taken.