2.1 Ongevraagd
Allereerst moet de bestuurder bepaalde informatie ongevraagd aan de ondernemingsraad verstrekken. Het gaat hierbij om basis- en periodieke informatie.
2.1.1 Basisinformatie
vaste gegevens
zittingsperiode
Basisinformatie betreft vooral informatie over vaste gegevens van een onderneming. Het gaat dan bijvoorbeeld om de rechtsvorm van de onderneming of om de naam van de bestuurder of de namen van de raad van commissarissen. De OR moet deze informatie aan het begin van de nieuwe zittingsperiode ongevraagd van de bestuurder krijgen.
Basale informatie volgens de WOR
woonplaats
verdeling
De volgende gegevens vallen volgens artikel 31 lid 2 van de WOR onder de basisinformatie:
- de (organisatie)structuur van de onderneming;
- de rechtsvorm;
- de rechtspersoon die de onderneming in stand houdt;
- de statuten van de organisatie, als die er zijn. Dit is in elk geval verplicht bij onder meer bv’s, stichtingen en verenigingen;
- bij ondernemers die een natuurlijke persoon zijn of een maatschap of VOF vormen: de naam en de woonplaats van de eigenaar (natuurlijk persoon), de maten (van de maatschap) of vennoten (van de VOF);
- bij rechtspersonen: de naam en de woonplaats van alle bestuursleden en toezichthouders (zoals commissarissen);
- bij in een groep verbonden ondernemers: de betrokken ondernemers, de zeggenschapsverhoudingen, de naam en de woonplaats van degenen die zeggenschap uitoefenen;
- de naam en de woonplaats van alle ondernemers met wie de organisatie duurzame betrekkingen onderhoudt;
- de naam en de woonplaats van de bestuurders en alle overige belangrijke leidinggevenden;
- de verdeling van de bevoegdheden tussen de diverse bestuurders en leidinggevenden.
Wijzigingen
meedelen
Als er wijzigingen zijn in de algemene gegevens van een onderneming, is de bestuurder verplicht om die wijzigingen zo snel mogelijk mee te delen aan de ondernemingsraad. Als de onderneming bijvoorbeeld in een andere rechtsvorm verdergaat, moet u dit tijdig te horen krijgen.
2.1.2 Periodieke informatie
voortdurend
Daarnaast moet de ondernemingsraad bepaalde periodieke informatie van de bestuurder krijgen, zonder dat u daarom hoeft te vragen. De periodieke informatie betreft gegevens die voortdurend wijzigen, zoals ziekteverzuimcijfers, het personeelsverloop en financiële rapportages. Periodieke informatie is onder te verdelen in sociale en financieel-economische informatie. Hierover leest u meer in de hoofdstukken 4 en 5.
2.1.3 Toch vragen
praktijk
Een belangrijk deel van de informatie over hoe de onderneming ‘draait’, moet u ongevraagd onder ogen krijgen. Dit heet ook wel het passief informatierecht: de OR doet niets en krijgt toch de nodige informatie. In de praktijk pakt dit anders uit. Als u er niet om vraagt, zult u meestal ook geen informatie ontvangen (tenzij er andere afspraken zijn gemaakt of de bestuurder een bijzondere aanleiding ziet om dat wel te doen).
Informatiebehoefte
realistisch
formeel
Zaak is dan ook dat u met de bestuurder tot een werkwijze komt waarbij de raad op vaste tijden de overeengekomen stukken ontvangt. Dit begint met het zo nauwkeurig mogelijk vaststellen wat de informatiebehoefte van de raad is. Vervolgens kijkt u in overleg met de bestuurder wat daarin realistisch gezien mogelijk is. De wettelijke verplichting speelt daarbij een ondersteunende rol. Blijkt bijvoorbeeld dat u behoefte heeft aan bepaalde informatie, daar ook recht op heeft, maar dat deze er niet is, dan moet hiervoor een oplossing komen. Liefst in goed overleg, dat spreekt voor zich. Stel u niet te hard op. Dwing niet met de wet in de hand informatie van uw bestuurder af. Zo’n formele opstelling zal voor de medezeggenschap op termijn niet voordelig uitpakken.
Bepalen
relevant
In de loop van de tijd zult u steeds beter kunnen bepalen welke informatie u nodig heeft. U weet gaandeweg immers steeds beter wat de bestuurder en de ondernemingsraad willen bereiken. Daaruit kunt u afleiden wat werkelijk relevante informatie voor het medezeggenschapswerk is. De informatievraag zult u dus steeds gerichter kunnen stellen en beter kunnen onderbouwen.
De bestuurder doet wat extra’s
rapportages
vastleggen
Natuurlijk mag uw bestuurder altijd meer informatie geven dan waar hij toe verplicht is. Hij kan bijvoorbeeld besluiten om de managementrapportages ook ter inzage voor te leggen aan de ondernemingsraad. Dit zijn (meestal maandelijkse) overzichten over het reilen en zeilen van de onderneming. U kunt het beste afspraken maken met de bestuurder over de verstrekking van deze extra informatie. Zulke afspraken kunt u schriftelijk vastleggen in een ondernemingsovereenkomst.