5.6 Schrijven
secretaris
ambtelijk secretaris
eigen inbreng
Iedere ondernemingsraad is verplicht om een voorzitter te kiezen en een secretaris aan te stellen. De secretaris is in principe de schrijver van de OR. Hij stelt de vergaderagenda’s op, hij is verantwoordelijk voor de notulen van de vergadering en voor het OR-jaarverslag. Ook zorgt hij voor de post (brieven) die namens de OR worden verzonden. Soms krijgt de OR hulp van iemand die wordt betaald om al dit soort werkzaamheden te verrichten: een ambtelijk secretaris. Toch zult u als lid van de OR ook allerlei dingen schrijven. U zult moeten reageren op mailberichten, afspraken maken, informatie inwinnen en uw eigen inbreng op papier voorbereiden. Een belangrijk ’wapen’ van de OR is het recht op informatie. Vragen om informatie kan tijdens een vergadering, maar dat kan ook schriftelijk. Zorg er dan wel voor dat de vraagstelling correct is, want anders krijgt u misschien niet waar u om vroeg.
Informatie waar u hoe dan ook recht op heeft
De volgende gegevens vallen volgens artikel 31 lid 2 van de WOR onder de basisinformatie: de (organisatie)structuur van de onderneming;
- de rechtsvorm;
- de rechtspersoon die de onderneming in stand houdt;
- de statuten van de organisatie, als die er zijn. Dit is in elk geval verplicht bij onder meer bv’s, stichtingen en verenigingen;
- bij ondernemers die een natuurlijke persoon zijn of een maatschap of VOF vormen: de naam en de woonplaats van de eigenaar (natuurlijk persoon), de maten (van de maatschap) of vennoten (van de VOF );
- bij rechtspersonen: de naam en de woonplaats van alle bestuursleden en toezichthouders (zoals commissarissen);
- bij in een groep verbonden ondernemers: de betrokken ondernemers, de zeggenschapsverhoudingen, de naam en de woonplaats van degenen die zeggenschap uitoefenen;
- de naam en de woonplaats van alle ondernemers met wie de organisatie duurzame betrekkingen onderhoudt;
- de naam en de woonplaats van de bestuurders en alle overige belangrijke leidinggevenden;
- de verdeling van de bevoegdheden tussen de diverse bestuurders en leidinggevenden.