5.2 Flexibel werken
thuiswerken
De essentie van HNW is flexibel werken, zowel qua plaats als tijd. Dit kan thuiswerken betekenen, maar ook werken op andere plekken, bijvoorbeeld in de trein of in een koffiebar. Eigenlijk gaat het erom dat de werknemer een plek en tijd kiest die hem (en zijn werk) op dat moment schikt. Ook op kantoor kan hij dus voor verschillende plekken en tijden kiezen.
5.2.1 Flexwerken op kantoor
werkactiviteit
Bij flexwerk hebben werknemers de vrijheid om zelf op kantoor een geschikte werkplek te kiezen. De werknemer wandelt aan het begin van zijn werkdag het kantoorpand binnen, haalt zijn papieren uit zijn locker en kiest, afhankelijk van de werkactiviteit, een daarop ingerichte, nog vrije, werkplek uit.
Werknemers zijn niet altijd even enthousiast over flexplekken; ze zouden liever een eigen bureau hebben. Toch kan het opgeven van een eigen plek voordelig zijn. Zo kan het de samenwerking ten goede komen als collega’s van verschillende afdelingen een dagje naast elkaar zitten.
Kans van slagen
valkuil
aansluiten
Alleen als de verwachtingen en mogelijkheden van de organisatie en werknemer bekend zijn, is het mogelijk in te schatten of flexwerken een kans van slagen heeft. Dat vraagt om een gedegen onderzoek. Eén van de valkuilen bij de invoering van flexplekken is dat de organisatie te weinig luistert naar de werknemers en onvoldoende rekening houdt met de verschillende afdelingen. Het is essentieel dat het werk en de werkomgeving goed op elkaar aansluiten.
Als OR-lid kunt u bij uw bestuurder aansturen op het houden van interviews met werknemers of het rondsturen van vragenlijsten. Zo weet u zeker dat er draagvlak is bij uw achterban en dat de werkplekken aansluiten op de wensen van de werknemers.
Implementatie
communicatie
Het succes van HNW hangt mede af van het implementatieproces. Een enthousiaste trekker, commitment van het management, heldere doelen, goede begeleiding, duidelijke communicatie en voldoende tijd voor discussie en reflectie zijn essentieel om HNW tot een succes te maken. Uw bestuurder moet zorgen voor een adequate projectorganisatie met duidelijke taakafspraken en bevoegdheden.
5.2.2 Aantal flexplekken
kritisch
Uw bestuurder moet bij het invoeren van flexplekken goed luisteren naar de ideeën en wensen van werknemers. Zonder draagvlak is de kans op een geslaagde invoering tenslotte niet erg groot. Zo moet uw bestuurder kritisch kijken naar het aantal flexplekken. Zijn er te weinig, dan heeft niet iedereen een werkplek. Dat kan erg frustrerend zijn.
Handdoekje leggen
ligstoel
Het gevaar van te weinig flexplekken is dat werknemers dan uit frustratie aan ‘handdoekje leggen’ gaan doen. U kent dat wel van de vakantie: mensen staan vroeg op om hun handdoek over een ligstoel bij het zwembad te leggen, zodat ze later op de dag ‘gegarandeerd’ een plekje hebben. In het kader op de volgende pagina leest u een praktijkvoorbeeld van handdoekje leggen op kantoor.
Te veel flexibiliteit kan ook
thuiswerken stimuleren
uitzondering
Een sprekend voorbeeld van handdoekje leggen, zijn de praktijken die ontstonden toen de ministeries van Buitenlandse Zaken en Infrastructuur & Waterstaat een nieuw pand betrokken. Er waren 3.000 flexplekken op kantoor voor het dubbele aantal werknemers, met het idee dat de organisatie thuiswerken zo zou stimuleren. Daar dachten de ambtenaren anders over. Op maandag, dinsdag en donderdag was het een chaotisch en druk tafereel op kantoor. Mensen konden geen werkplek vinden in de buurt van collega’s met wie ze samenwerkten, als ze überhaupt al een plek konden vinden. Het gevolg was dat handdoekje leggen eerder regel dan uitzondering werd.
stilteplekken
Te veel flexplekken is overigens ook niet verstandig. Dat heeft vaak tot gevolg dat werknemers toch een plek claimen en er dus geen flexibiliteit is. Extra irritatie kan dan ontstaan als leidinggevenden wél een vaste werkplek hebben. Wat wel aan te raden is, zijn voldoende stilteplekken, plekken waar werknemers zich kunnen afzonderen en ruimtes om te overleggen. Meer over zulke functieruimtes leest u in de volgende paragraaf.