4.2 Personeelshandboek over arbeidsvoorwaarden
niet verplicht
Het is niet verplicht voor uw organisatie om een personeelshandboek samen te stellen, maar het kan wel handig zijn. Is een organisatie aan een cao gebonden, dan dient het handboek als een aanvulling op of uitwerking van die afspraken.
In de praktijk gebruiken organisaties verschillende namen voor het handboek, dat overigens meestal digitaal is en niet meer op papier staat. Zo heet het ook wel personeelsreglement, bedrijfsreglement of personeelsgids.
Actualisatie
op de hoogte stellen
benoemen
Bij een actualisatie van het handboek, bijvoorbeeld vanwege veranderende wet- en regelgeving, moet de werkgever werknemers hiervan op de hoogte stellen. Zo blijft duidelijk welke regels van toepassing zijn en kunnen werknemers bij overtreding van de regels niet stellen dat deze voor hen onbekend waren. De werkgever moet in de arbeidsovereenkomst benoemen dat de werknemer gebonden is aan de regels uit het personeelshandboek. Die regels kan hij toelichten tijdens het arbeidsvoorwaardengesprek of een personeelsbijeenkomst.
De werkgever mag vaak niet zomaar regels uit het handboek wijzigen. Voor het introduceren, wijzigen of schrappen van personeelsregelingen heeft de werkgever in veel gevallen de instemming van de ondernemingsraad (OR) nodig (zie ook paragraaf 2.5.2 en paragraaf 3.1).
4.2.1 Eenzijdige wijziging
strenge voorwaarden
Voor een wijziging van de arbeidsvoorwaarden uit het handboek – zoals de regels voor vergoeding van reiskosten en dergelijke – heeft de werkgever in principe een akkoord nodig van iedere individuele werknemer. Hij kan een eenzijdig wijzigingsbeding in het handboek opnemen, maar ook in dat geval is het slechts onder strenge voorwaarden toegestaan om eenzijdig de arbeidsvoorwaarden te wijzigen. Het helpt wel als de OR het besluit steunt. Als een werknemer een rechtszaak begint vanwege een eenzijdige wijziging, moet de werkgever een heel goed verhaal hebben om de rechter te overtuigen van de noodzaak van zijn handelen.
Met een eenzijdig wijzigingsbeding in het handboek kan de werkgever de algemene arbeidsvoorwaarden wijzigen. Om individuele arbeidsvoorwaarden eenzijdig aan te passen, doet de werkgever er goed aan om een wijzigingsbeding in de arbeidsovereenkomst op te nemen.
4.2.2 Inhoud personeelshandboek
scholing
huis- en gedragsregels
De inhoud van het personeelshandboek kan nogal variëren. Onderdelen die er vaak in terugkomen zijn:
- reglement voor ziekteverzuim en re-integratie;
- regels voor vakantie en verlof;
- arbeids- en rusttijdenreglement;
- bepalingen over scholing;
- bepaalde afspraken over beloning en vergoedingen;
- informatie over pensioen;
- protocol voor e-mail en internet;
- huis- en gedragsregels (ook voor bescherming van bedrijfsgegevens);
- voorschriften voor veilig en gezond werken (met informatie over preventie en bedrijfshulpverlening);
- informatie over verzekeringen voor personeel.
Overzichtelijk
voertaal
vertaalde versie
Om het handboek een succesvol instrument te laten zijn voor het informeren en sturen van werknemers, moet het er netjes en overzichtelijk uitzien. Onderschat ook niet het belang van passende taal en vormgeving. Is de voertaal in de organisatie Engels, dan ontvangen de werknemers het personeelshandboek in het Engels. Werknemers kunnen om een Nederlandse versie vragen. Op basis van het goed werkgeverschap is de werkgever verplicht om een vertaalde versie beschikbaar te stellen als dit voor de werknemer nodig is om de inhoud van de arbeidsvoorwaarden te begrijpen.
Het handboek moet in ieder geval in een algemene computermap te vinden zijn, maar bij voorkeur ook via internet, zodat werknemers het kunnen raadplegen wanneer en waar zij maar willen.