7.3 Zorgen voor een leeromgeving

leerklimaat

Een leerklimaat ontwikkelen is een belangrijk onderdeel van agile. Het motto bij het gebruik van het Spotify-model is: als we een dag geen fouten hebben gemaakt, hebben we ook niks geleerd. Fouten maken mag, fouten maken moet! En laten we er vervolgens samen van leren. U kunt in het leerklimaat op twee pijlers inzetten: leren van de werkwijze en leren in de onderlinge samenwerking.

7.3.1 Leren van uw werkwijze

procedure

Door te leren van uw werkwijze leert u met elkaar betere producten af te leveren en de procedure en processen beter te stroomlijnen. U vraagt feedback over de inhoud van uw adviesaanvraag of hoe de werknemers de communicatie vanuit uw OR hebben ervaren. Op basis van de feedback kunt u bijstellen of het een volgende keer op een andere wijze aanpakken.

Leerlus

verbeteringen

stakeholders

uitgewerkt

feedback

Een hulpmiddel voor uw OR is de leerlus: die kan u helpen bij het leren over verbeteringen in uw werkwijze. Bij het opstellen van een nieuwsbrief bijvoorbeeld werkt dat als volgt:

• Opstellen van een plan: hoe willen we het gaan aanpakken? Hierbij kunt u de stakeholders laten meedenken. U wilt bij de nieuwsbrief graag gaan werken met een format dat u iedere maand kunt invullen. U haalt inbreng op bij de leden van de ondernemingsraad, maar ook bij uw achterban. Het is namelijk interessant om te weten welke informatie zij graag van uw ondernemingsraad willen ontvangen of wat voor vorm hen aanspreekt.
• Aan de slag: u gaat aan de slag met de belangrijkste ideeën. U werkt een format voor de nieuwsbrief uit.
• Opleveren: u levert het (tussen)product op. U presenteert het uitgewerkte format van de nieuwsbrief aan de leden van de ondernemingsraad.
• Gebruiken: de leden van uw ondernemingsraad gaan het format voor de nieuwsbrief gebruiken. Als u feedback ophaalt bij de OR-leden die het format hebben gebruikt, vraagt u hoe het voor hen werkte. Vraag ook de achterban naar hun ervaringen.
• Leren: u verzamelt alle feedback en bespreekt deze. Aan de hand van de feedback stelt u het format voor de nieuwsbrief verder bij.

7.3.2 Leren in de onderlinge samenwerking

evaluatie

terugblikken

Traditioneel gezien evalueert uw OR de onderlinge samenwerking mogelijk tijdens een training. Dat is ook een mooi doel tijdens een training, maar de evaluatiemomenten liggen vaak wel ver uit elkaar. Hierdoor verwateren uw goede voornemens al snel en vindt er weinig verandering plaats. Een tip is om regelmatig, bijvoorbeeld iedere twee tot drie maanden, de onderlinge samenwerking met elkaar te evalueren. Zet de evaluatie op de agenda van de vergadering en besteed er regelmatig een halfuurtje aan. Op internet zijn er legio leuke evaluatiewerkvormen te vinden. Wanneer u ‘retrospectieve werkvormen’ intoetst in een zoekmachine komt u er al verschillende tegen. Retrospectief betekent terugblikkend; het is dus een vorm van evalueren.

Verbeteracties

begrip

Het hoeft niet veel tijd te kosten om regelmatig de samenwerking binnen het team te evalueren, maar u moet het wel aandachtig doen. Evalueren versterkt het team en het legt de nadruk op leren en het kweken van begrip (niet op afrekenen). Door evalueren ontstaat er een eigen ‘gedragscode’, een code waarin u elkaar wilt helpen om verbeteracties te formuleren. Of elkaar de kans wilt bieden om de oorzaken van problemen te vinden (niet de symptomen).

Ritueel

klaagsessie

ritueel

veiligheid

Om te voorkomen dat een evaluatie uitloopt op een ingewikkeld gesprek zijn er een aantal aandachtspunten:

• Maak er een ritueel van door de evaluatie iedere keer op dezelfde manier op te bouwen.
• Creëer veiligheid, zodat iedereen zich durft uit te spreken.
• Blijf weg van inhoudelijke discussies.
• Vermijd een klaagsessie.
• Bepaal wie de facilitator (iemand die helpt om goed samen te werken) is.
• Evalueer de afspraken die zijn gemaakt tijdens de vorige evaluaties.
• Zorg dat iedereen aan het woord komt.
• Bepaal maximaal drie verbeterpunten voor de volgende periode.
• Wijs OR-leden aan die verantwoordelijk zijn voor het in de gaten houden van de verbeterpunten.

Stappenplan volgen

focus

Een ritueel maken van de evaluaties doet u onder andere door regelmatig te evalueren volgens hetzelfde stappenplan (zie het voorbeeld in het kader hieronder). Daarbij maakt het niet uit welke werkvorm u heeft gekozen.