3.3 Meetings
raamwerk
In het raamwerk van scrum zijn er vier verschillende meetings. Deze meetings worden steeds gehouden op ‘vaste’ momenten in het scrumproces. Ze zijn allemaal gepland rondom de sprint.
Sprint
duur
Tijdens de sprint werkt het team een voorstel uit, maakt het een adviesrapport of een onderdeel van een machine. In de periode van de sprint werkt het team dus aan één van de onderdelen van het geheel. Een sprint is een periode tussen de één en vier weken. De keuze voor de duur van de sprint kan door team gemaakt worden. Wel moet de sprint daarna altijd even lang zijn. De bedoeling is dat het team het zo plant dat een taak kan worden afgerond binnen de tijdsduur van de sprint. De meetings – ook wel sprint meeting, daily stand-up, sprint review en sprint retrospective – zijn rondom de sprint gepland en hebben allemaal een eigen functie.
3.3.1
Sprint meeting (maximaal acht uur)
uitleg
backlog
Iedere sprint begint met een sprint meeting. Tijdens deze meeting maakt het team de planning voor de komende sprint. De product owner geeft uitleg over de taken op de backlog. Hij geeft aan welke taken prioriteit hebben en wat deze moeten opleveren (zoals de gegevens en randvoorwaarden die de product owner bij de stakeholders heeft opgehaald). Het sprint team schat in hoeveel tijd de verschillende taken gaan kosten en bepaalt hoeveel taken zij kunnen oppakken tijdens de sprint. Centraal tijdens deze meeting:
- u
- itleg van de verschillende taken op de backlog door de product owner;
- bepalen wat de doelstelling van de sprint is;
- inschatten van de grootte van de verschillende taken;
- bepalen wat het sprintteam gaat doen tijdens de sprint;
- bepalen hoe het sprintteam daaraan gaat werken.
Met uw OR een sprintje trekken
adviesaanvraag
opstellen advies
Ter illustratie: uw OR heeft een adviesaanvraag ontvangen over een reorganisatie. Uw doel is hierover advies te geven aan de bestuurder. Dit lukt niet in één keer, u moet eerst verschillende stappen doorlopen. Bijvoorbeeld:
- het doornemen van de adviesaanvraag;
- inbreng OR bepalen, zoals de aandachtspunten, zorgen, kaders, belangen en randvoorwaarden;
- het bedenken van vragen voor de bestuurder;
- de achterban raadplegen;
- eventueel vroegtijdig delen van de OR-inbreng met de bestuurder;
- bespreking van de aanvraag met de bestuurder;
- het opstellen van het advies van de OR;
- evaluatie.
Dit soort stappen zijn nodig om tot een advies te komen. Zo kunt u in één sprint de adviesaanvraag doornemen en vragen voor de bestuurder bepalen. In de volgende sprint werkt u bijvoorbeeld aan de achterbancommunicatie.
3.3.2 Daily stand-up (maximaal 15 min)
scrum board
Het team komt dagelijks bij elkaar om de voortgang van de werkzaamheden te bespreken. Bij het scrum board nemen ze onderstaande vragen met elkaar door:
- Wat is er gedaan sinds de vorige daily stand-up?
- Wat gaan we vandaag doen?
- Welke obstakels hinderen het team?
- Hoe kunnen we deze obstakels uit de weg ruimen?
Tijdsduur van meetings
tijdsaanduidingen
De sprint meeting van maximaal acht uur klinkt erg lang! Maar die acht uur kunnen nodig zijn bij grote en ingewikkelde projecten. Het gaat bij de duur meer om de verhouding tussen de tijdsaanduidingen, dan om het exacte aantal uur. Zo staat bij de daily stand-up 15 minuten. De genoemde acht uur geeft met name aan dat er veel tijd gaat zitten in de planning van een sprint.
Feedback
adviesbrief
Het is van belang om vooraf helder te hebben wat de verwachtingen zijn voor de op te leveren producten. Spreek u dus liever vooraf uit over de verwachtingen van de adviesbrief van uw OR, dan dat achteraf te doen. Verwachtingen vooraf kunnen meteen worden meegenomen in de brief, terwijl veel feedback achteraf ertoe kan leiden dat uw collega-OR-lid de hele brief opnieuw moet schrijven.
Obstakels
communicatie
Van belang is dat er tijdens deze meeting geen inhoudelijke zaken worden besproken. Het doel is om eventuele obstakels te identificeren en communicatie binnen het team te verbeteren.
De scrum master heeft de verantwoordelijkheid om op verzoek van het sprint team de meeting te plannen, de tijd te bewaken en te zorgen dat het team zich beperkt tot de vier vragen op pagina 31. Door eventuele problemen tijdig te identificeren kan het team snel reageren. Teamleden kunnen elkaar helpen of tussentijds bijsturen.
Had u de taak om de adviesbrief te schrijven en blijkt dat u het niet in uw eentje gaat redden om die op tijd af te krijgen, dan kan een collega-OR-lid u te hulp schieten.
3.3.3 Sprint review (maximaal vier uur)
tussenproducten
Tijdens de sprint review vindt de inhoudelijke bespreking van de tussenproducten plaats. Deze meeting vindt plaats aan het einde van de sprint en het gehele scrum team is aanwezig (soms ook stakeholders). De teamleden presenteren de stukken, geven feedback of bespreken ze als hamerstuk.
Onderwerpen voor jaarverslag aanleveren
uitschrijven
Als u tijdens de sprint voor de OR een lijst moest maken met onderwerpen voor het jaarverslag, presenteert u die. De lijst wordt besproken, voorzien van feedback en eventueel aangevuld. Afhankelijk van de feedback komt de lijst weer op de planning of gaat hij ervanaf omdat het is afgerond. Aan de hand van deze sprint review wordt gekeken of er weer zaken op de backlog veranderen. Zo kan het zijn dat de verschillende onderwerpen van uw lijst, los van elkaar, op de backlog komen te staan met als taak de tekst uit te schrijven.
3.3.4 Sprint retrospective
verbeterpunten
Tijdens de sprint retrospective evalueert het team zijn samenwerking. Uw OR kijkt terug op de vorige sprint en formuleert verbeterpunten voor de samenwerking. Daarnaast bekijkt uw team hoe u aan de verbeterpunten gaat werken. Deze punten komen terug in de volgende sprint. De scrum master zorgt ervoor dat de sprint retrospective wordt ingepland.
Tijdens de sprint retrospective is de scrum master onderdeel van het team. Het is handig om het voorzitterschap en de voorbereiding van deze meeting steeds te wisselen.