4.4 Administratie vakantiedagen
houdbaarheidslimiet
Zoals u in paragraaf 2.3 en 3.3 kon lezen, zijn vakantiedagen niet tot in het oneindige geldig. Deze houdbaarheidslimiet dient enerzijds om werknemers te stimuleren vakantie op te nemen en anderzijds om de administratie te voorkomen die een stuwmeer aan vakantiedagen voor werkgevers met zich meebrengt.
Het verschil tussen vervallen en verjaren
recht vervalt
nieuwe termijn
Het vervallen en verjaren van vakantiedagen lijkt misschien hetzelfde, maar is juridisch gezien iets anders. De vervaltermijn houdt in dat de (wettelijke) vakantiedagen alleen binnen de gestelde termijn kunnen worden opgenomen en dat bij afloop van die termijn het recht op de vakantiedagen vervalt. De verjaringstermijn houdt in dat de (bovenwettelijke) vakantiedagen na afloop van die termijn niet meer kunnen worden opgenomen, maar werknemers de verjaring van de dagen wel kunnen tegengaan (het zogenoemde stuiten). Hiervoor moet de werknemer vóór afloop van de verjaringstermijn schriftelijk aan u meedelen dat hij nog steeds recht heeft op de vakantiedagen. Er begint dan een nieuwe verjaringstermijn te lopen. Overigens kan de vervaltermijn in bepaalde omstandigheden wel worden opgeschort (zie paragraaf 2.3).
Bijhouden
ervoor zorgen
Rond de opname van vakantiedagen geldt dat de dagen die het eerst vervallen of verjaren, het eerst worden opgemaakt. Vanwege de verschillende houdbaarheidstermijnen moet u dus een strakke en overzichtelijke administratie van de vakantiedagen bijhouden om ervoor te zorgen dat werknemers eerst hun snelst verlopende dagen opnemen. Het is immers niet zo dat de oudste vakantiedagen het eerst hun geldigheid verliezen.
volgorde voor afboeken
Voor 2020 betekent het dat u deze volgorde voor het afboeken van vakantiedagen moet aanhouden:
Op rendement.nl/salarisdossier vindt u een handige vakantiekaart waarmee registratie van de vakantiedagen per jaar van opbouw mogelijk is, zodat u ze eenvoudig in de juiste volgorde kunt afboeken bij opname.
Afwijkend
eenvoudiger
De opnamevolgorde ziet er uiteraard anders uit als er – bijvoorbeeld bij collectieve arbeidsovereenkomst (cao) – is afgesproken dat er een afwijkende (langere) vervaltermijn geldt voor de wettelijke vakantiedagen. Als die termijn net als de verjaringstermijn voor bovenwettelijke vakantiedagen bijvoorbeeld ook op vijf jaar is gesteld, is de vakantieadministratie een stuk eenvoudiger. In dat geval kunt u wel gewoon de oudste dagen het eerst van het vakantiesaldo afboeken.