9.3 Verbetertraject
ontslagdossier
Om aan de voorwaarden van ontslag vanwege disfunctioneren te voldoen, moet u aantonen dat u de werknemer ruimte heeft geboden om zijn functioneren te verbeteren. Dit is het verbetertraject en uw verslag daarvan is waarschijnlijk het belangrijkste onderdeel van het ontslagdossier. Het traject is vormvrij. Er bestaan dus geen wettelijke eisen waaraan een verbeterplan moet voldoen. Uit jurisprudentie zijn wel verschillende punten te halen die het plan in ieder geval zou moeten bevatten, zoals de aanleiding, de verbeterpunten, de afspraken, begeleiding, periode en toezicht en evaluatie.
9.3.1 Tekortkomingen op een rij
concreet
hard maken
Voordat u aan de slag gaat met het verbetertraject, zet u voor de werknemer op een rij wat zijn tekortkomingen zijn en wat hij precies moet verbeteren. Wees hierbij concreet en noem voorbeelden. Het kan zijn dat u hem hier verschillende malen op moet wijzen voordat het kwartje valt. Voor de rechter is het belangrijk dat u hard kunt maken dat u zich hier echt voor heeft ingespannen.
Maak van het verbetertraject geen afvinklijstje, maar toon vertrouwen in de werknemer. Geef hem een eerlijke kans om zijn functioneren te verbeteren.
9.3.2 Tijd
aard
De verbetering van functioneren moet wel binnen een bepaalde tijd gebeuren. Een verbetertraject kan geen jaren duren, maar ook niet slechts enkele dagen. Hoe langer de werknemer in dienst is, hoe langer een verbetertraject mag duren. Ook de aard van het disfunctioneren speelt hierbij een rol. Bij relatief eenvoudige werkzaamheden mag u verwachten dat er binnen enkele weken verbetering zichtbaar is. Bij nieuwe werkzaamheden zal de rechter verwachten dat u de werknemer langer de tijd geeft, een aantal maanden.
Leg concrete en realistische einddoelen vast met deadlines. Het moet dan voor de werknemer duidelijk zijn wat de gevolgen zijn als hij het einddoel niet behaalt.
9.3.3 Evaluatie
eenzijdig
Voer regelmatig gesprekken met de werknemer over zijn vorderingen. U moet voorkomen dat het verbetertraject eenzijdig lijkt te zijn opgelegd. Dat zal uw zaak niet ten goede komen. Door een vinger aan de pols te houden, kan het functioneren daadwerkelijk verbeteren, omdat de werknemer dan ook kan aangeven of hij behoefte heeft aan bepaalde ondersteuning.
Coachen
eerlijk
Plan deze evaluatiemomenten van tevoren in. Als zijn functioneren niet verbetert, wees daar dan eerlijk en kritisch over, maar geef hem dan ook coaching en adviezen om tot betere resultaten te komen.
9.3.4 Afronden met eindevaluatie
Op een gegeven moment nadert het einde van het verbetertraject. Als de termijn afloopt, houdt u een eindevaluatie waarin u aan de werknemer meedeelt of er voldoende of onvoldoende verbetering is gekomen in zijn functioneren. Is de verbetering onvoldoende, dan kunt u maatregelen treffen. Dit kan ontslag zijn, maar ook het aanbieden van een andere functie binnen uw organisatie (demotie).
Handvatten bij vormgeving verbetertraject
Hoge Raad
kritiek
De Hoge Raad heeft in een arrest aangegeven welke factoren van belang kunnen zijn bij het verbetertraject van een disfunctionerende werknemer:
- de aard, de inhoud en het niveau van de functie;
- de opleiding(en) en ervaring van de werknemer;
- de aard en mate van de ongeschiktheid van de werknemer;
- de duur van het onvoldoende functioneren vanaf het moment dat de werknemer daarvan op de hoogte is gesteld door de werkgever;
- de duur van het dienstverband;
- wat de werkgever in het verleden heeft ondernomen ter verbetering van het functioneren;
- de mate waarin de werknemer openstaat voor kritiek en zich inzet voor verbetering;
- de aard en omvang van de organisatie.
Hoge Raad, 14 juni 2019, ECLI (verkort): 933
Eerder stoppen
goed werkgeverschap
Het is niet raadzaam om een verbetertraject eerder te stoppen dan de afgesproken termijn. U heeft immers afspraken gemaakt en deze afspraken openbreken getuigt niet van goed werkgeverschap. Bovendien voldoet u dan mogelijk niet meer aan de voorwaarden waarop uw ontslagaanvraag wordt getoetst.
Alleen als u met een zorgvuldig opgebouwd dossier echt hard kunt maken dat de werknemer zich niet inzet, kunt u het afbreken van dit traject rechtvaardigen.