7.3 Controlerapport
afronding
conceptversie
Als afronding van de looncontrole stelt de controleambtenaar een controlerapport op. Zoals aangegeven kunt u voorafgaand aan het eindgesprek daar eerst al een conceptversie van ontvangen, wat u tijdens het eindgesprek met de inspecteur al heeft kunnen bespreken.
Openbaar
u ontvangt afschrift
Het controlerapport bestaat uit een openbaar deel (het grootste deel) en een niet-openbaar deel. Uw onderneming krijgt het (openbare deel van het) controlerapport opgestuurd, waarvan u meestal automatisch een afschrift ontvangt. Als dat niet gebeurt, kunt u de controleambtenaar ook zelf om zo’n afschrift vragen.
kan als bewijs dienen
In het openbare deel van het controlerapport staat onder andere of de inspecteur onjuistheden heeft aangetroffen, een correctieverplichting of naheffingsaanslag zal opleggen en voor welke bedragen. Dit rapport kan als bewijs dienen bij een bezwaar- en beroepsprocedure, dus bewaar het goed! Het controlerapport bevat ook een niet-openbaar deel, met informatie die de Belastingdienst uw onderneming niet hoeft of mag verstrekken. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om gegevens over derden of die van derden afkomstig zijn, gegevens van controlestrategische aard of persoonlijke beleidsopvattingen en gegevens waarvan de openbaarmaking de economische en financiële belangen van de staat zouden kunnen schaden.
Reikwijdte
algemene informatie
In het controlerapport wordt sowieso algemene informatie over uw onderneming opgenomen, zoals de verdeling van de aandelen of het eigendom, de activiteiten van de onderneming, de locatie(s) en inrichting van de administratie.
Verder legt de controleambtenaar in het rapport vast – in het onderdeel Reikwijdte – welke tijdvakken van welke belastingen of heffingen of welke onderwerpen zijn gecontroleerd en dus waarover hij een uitspraak doet.
Een juiste omschrijving in het rapport van de reikwijdte van de looncontrole door de Belastingdienst is van belang voor de mate waarin u op het rapport kunt vertrouwen.
ervan uitgaan
redelijkerwijs
Staan bij het onderdeel Reikwijdte geen beperkingen of specifieke onderwerpen opgenomen, dan mag u ervan uitgaan dat de controle en dus de uitspraak ziet op alle aspecten van de genoemde belastingen of heffingen in het gecontroleerde tijdvak. De Hoge Raad heeft dat ook bevestigd in het verleden: het gaat niet om wat tijdens de controle daadwerkelijk is onderzocht, maar om wat door uw onderneming redelijkerwijs als onderzocht mag worden aangenomen. Dit geldt uiteraard alleen voor aspecten die passen binnen de reikwijdte van het onderzoek.
geen beperking
Dus stel dat het om een volledig onderzoek voor de loonheffingen gaat, maar de inspecteur de afdrachtverminderingen niet bekijkt. Als bij Reikwijdte geen beperking staat opgenomen, mag u ervan uitgaan dat ook de afdrachtverminderingen zijn gecontroleerd (en akkoord zijn). Staat bij Reikwijdte echter precies vermeld welke onderdelen zijn onderzocht en staan de afdrachtverminderingen daar niet bij, of staat er specifiek een uitsluiting van de afdrachtverminderingen, dan weet u dat de inspecteur ze niet heeft gecontroleerd.
Standpunt
alleen de onjuistheden
In het controlerapport neemt de controleambtenaar zijn – namens de Belastingdienst – definitief ingenomen standpunten op. Hierbij worden alleen de aangetroffen onjuistheden opgenomen – inclusief waarom ze onjuist worden geacht en de gevolgen ervan voor een eventuele naheffingsaanslag – en dus niet de zaken die wel in orde zijn bij uw onderneming. Ook kleine(re) onjuistheden waar de inspecteur verder geen consequenties aan verbindt, komen in het rapport. Als deze zaken bij een volgende controle opnieuw worden aangetroffen, kunt u wel consequenties tegemoetzien. Zorg dus dat u ook die zaken in orde maakt!
De kennisgeving of definitieve mededeling van een eventuele vergrijpboete die de inspecteur wil opleggen, kan ook in het controlerapport zijn opgenomen.
Als bij een looncontrole bij uw onderneming aan het licht komt dat een bepaald aspect niet in orde is – zoals de onderbouwingen van vaste kostenvergoedingen aan werknemers – kunt u erop rekenen dat de Belastingdienst dit punt bij een volgende controle opnieuw kritisch bekijkt.
geen verrassingen
afspraken
Voor een deel is het controlerapport een verslag van wat in het eindgesprek is besproken. Wat dat betreft zou de inhoud van het rapport dus geen verrassingen moeten opleveren. Er wordt dus bijvoorbeeld ook vermeld als u het niet eens heeft kunnen worden over bepaalde zaken en de gemaakte afspraken voor hoe uw onderneming in de toekomst bepaalde zaken moet afhandelen.
Fout
belangrijk om te controleren
laat fout snel weten
Het is belangrijk dat u het ontvangen controlerapport goed controleert. Richt u daarbij niet alleen op de eventuele financiële gevolgen die eruit rollen. Belangrijke punten om te controleren, zijn bijvoorbeeld:
- of de omvang van de controle en het gecontroleerde tijdvak juist in het rapport is vastgelegd (ook van belang vanwege het vertrouwensbeginsel, zie paragraaf 6.2);
- of de gestelde feiten en omstandigheden over alle jaren kloppen;
- of de opgenomen correctievoorstellen kloppen en inhoudelijk juist zijn;
- of alle berekeningen kloppen;
- of de in het rapport vastgelegde afspraken overeenkomen met de afspraken zoals u ze tijdens het eindgesprek heeft gemaakt. Dat zijn immers uw leidraden voor de toekomst, én punten waarop u kunt worden afgerekend bij een volgende controle!
Ontdekt u een fout in het controlerapport, laat de controleambtenaar dit dan zo snel mogelijk weten (desgewenst schriftelijk) en vraag om een aangepast rapport.
Het is van belang dat de gegevens in het controlerapport kloppen, aangezien de Belastingdienst op basis van dit eindrapport de eventuele correctieverplichtingen en naheffingsaanslagen zal opleggen.