5.2 Onderzoeksfase
beginnen
Zodra de controleambtenaar – met uw uitleg – zijn weg kan vinden in uw papieren en digitale (salaris)administratie, kan hij beginnen met het daadwerkelijke onderzoek. Deze fase sluit meestal meteen aan op de inleidende bespreking.
Weergave
fiscale regels gevolgd
Tijdens het onderzoek zal de inspecteur nagaan of uw onderneming de fiscale regels goed heeft gevolgd, en of uw (salaris)administratie voldoet aan de gestelde administratieve verplichtingen en een betrouwbare weergave is van het bedrijfsproces.
extra zoekwerk
Treft de belastinginspecteur een goed verzorgde administratie aan waarin alles eenvoudig is terug te vinden, dan werkt dat voor hem niet alleen prettiger maar krijgt hij ook een positieve indruk van uw organisatie. Een administratief rommeltje vertraagt het onderzoek juist omdat de inspecteur extra zoekwerk zal hebben – en vaker bij u zal moeten aankloppen met vragen – en het doet ook vermoeden dat de fiscale wet-en regelgeving ook minder nauw is gevolgd.
Geef alleen meteen antwoord op eenvoudige en directe vragen van de inspecteur. Bij andere vragen is het vaak beter om hier later – na overleg – op terug te komen. Voel u niet bezwaard over enig uitstel met antwoorden; dat is beter dan op een verkeerd antwoord te moeten terugkomen!
Verbanden
fiscaal juist verwerkt
verbanden leggen
in eerste instantie
Tijdens de looncontrole gaat de controleambtenaar na of u de wet- en regelgeving juist heeft toegepast en alle loonbetalingen aan werknemers en andere personeelsvoorzieningen fiscaal juist heeft verwerkt in de salarisadministratie. Ook probeert hij te achterhalen of er misschien aan werknemers betaalde bedragen ‘toevallig’ tussen wal en schip zijn geraakt, met andere woorden of de administratie wel een volledig beeld geeft van alles wat de werknemers van uw organisatie hebben ontvangen. Om dit alles te kunnen controleren, zal de inspecteur verbanden leggen tussen de informatie uit uw (salaris)administratie en de informatie waarover hij bij zijn voorbereiding beschikte, uw antwoorden op zijn vragen en zijn eigen waarnemingen tijdens het verblijf in uw organisatie. De controleambtenaar zal op een creatieve manier dwarsverbanden leggen tussen al deze informatie, bijvoorbeeld of het aantal uren uit de nacalculatie overeenkomt met die in de salarisadministratie, en of dit ook strookt met de tijdregistratie en verlof- en ziekteregistratie.
Aandachtsgebieden
Bij elke looncontrole – of het nu om een volledig of deelonderzoek gaat – zal de inspecteur in eerste instantie de salarisadministratie bekijken. Daarna komen meestal ook de delen uit de financiële administratie aan de beurt waarin loongerelateerde zaken voorkomen – bijvoorbeeld verkeersboetes van werknemers die uw onderneming heeft betaald – aangezien daar in de salarisadministratie iets van terug te vinden moet zijn.
Hierna volgen kort enkele aandachtsgebieden waar belastinginspecteurs tijdens een looncontrole bij uw onderneming naar kunnen kijken.
Of en hoeveel aandacht bepaalde aandachtspunten krijgen, hangt uiteraard af van het doel van het onderzoek. Het is in elk geval verstandig om er in uw dagelijkse praktijk voor te zorgen dat deze zaken in orde zijn!
Aangiften
gemaakte berekeningen
aansluiten jaartotalen
Bij een looncontrole vergelijkt de inspecteur in elk geval uw aangiften loonheffingen met uw salarisadministratie en financiële administratie. Het is handig als u hierbij de eventuele bij het opstellen van de aangiften gemaakte berekeningen achter de hand heeft.
De controleambtenaar gaat via het maken van een aansluitingsberekening na of de jaartotalen uit uw (salaris)administratie aansluiten bij de jaartotalen van uw loonaangiften. Is die aansluiting niet te maken – bijvoorbeeld dat er volgens uw salarisadministratie meer loon is betaald dan uit uw loonaangiften blijkt – dan moet u de verschillen kunnen verklaren.
Het is handig om een door u of bijvoorbeeld door uw accountant gemaakte aansluitingsberekening op voorhand aan de controleambtenaar te verstrekken. Hij hoeft dan slechts nog te controleren of die berekening klopt.
tegen de stroom in
Als de belastinginspecteur de aansluiting heeft kunnen maken of u de geconstateerde verschillen voldoende heeft kunnen verklaren, duikt hij dieper in uw administratie. De controleambtenaar werkt bij zijn controle eigenlijk tegen de administratieve stroom in: waar de loonaangifte uw laatste (periodieke) stap is in het hele loonheffingenproces, is dat zijn startpunt. Is de aansluiting overigens niet te maken of kunt u de verschillen niet verklaren, dan is dat meestal een eerste aanleiding om een correctie op te leggen (zie ook hoofdstuk 7).
Betalen
opbouw
reguliere controles
Normaal gesproken bestaat de balanspost Loonheffingen alleen nog uit de nog te betalen loonheffingen van het laatste aangiftetijdvak. De controleambtenaar zal tijdens het onderzoek de opbouw van deze post bekijken. Is die hoger dan het te betalen bedrag van het laatste tijdvak, dan kunt u hiervoor een naheffing verwachten.
onjuiste hoogte
Tijdens de looncontrole gaat de inspecteur overigens niet na of uw onderneming de verschuldigde loonheffingen volledig en tijdig betaalt. Dat valt namelijk onder de reguliere controles door de Belastingdienst. Bij afwijking van de betaalregels kunt u tussendoor al een boete krijgen.
Loonsom
zwart uitbetaald
voor juiste bedrag verwerkt
De controleambtenaar zal nagaan of de loonsom van uw onderneming juist is vastgesteld. De oorzaak van een onjuiste hoogte kan zijn dat er loon van werknemers ontbreekt in de salarisadministratie of het opgenomen loon niet volledig is. De inspecteur kijkt hierbij bijvoorbeeld naar:
- of uw onderneming betalingen heeft gedaan aan zelfstandigen en of er voor deze arbeidskrachten niet eigenlijk sprake is van een arbeidsovereenkomst en dus inhoudingsplicht voor de loonheffingen;
- of er loon zwart is uitbetaald en zo ja, hoeveel en aan wie. Hier probeert de inspecteur achter te komen door diverse dwarsverbanden te leggen. Omdat dit erg arbeidsintensief is, gebeurt dit meestal alleen als er signalen zijn dat er zwart wordt uitbetaald;
- zijn vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers correct verwerkt voor de loonheffingen? De inspecteur zal nagaan of iets terecht niet als loon is gekwalificeerd, of – als het wel om loon gaat – dit voor het juiste bedrag is verwerkt of terecht onbelast is gelaten. Zorg dat de inspecteur over deze gegevens kan beschikken en ze eenvoudig en snel kan controleren.
geen garantie
Speerpunten van de Belastingdienst bij een looncontrole zijn bijvoorbeeld vrijgesteld loon, aangewezen eindheffingsloon, gerichte vrijstellingen, reiskostenvergoedingen, vaste kostenvergoedingen, privégebruik auto van de zaak, de cafetariaregeling en 30%-vergoedingen.
Loonberekening
Het van brutoloon naar nettoloon komen gaat via vele stappen. Ook al verloopt dit meestal automatisch via uw salarispakket, is dat geen garantie dat het foutloos gebeurt. Er kunnen immers fouten in de software zitten of gegevens verkeerd worden ingevoerd. De controleambtenaar zal bij zijn onderzoek in elk geval de volgende zaken bekijken:
- de toegepaste heffingskortingen;
- de toepassing van de juiste tabel voor de loonheffing;
- de kwalificatie als bijzondere beloning;
- de toepassing van juiste maximabedragen;
- of anonieme werknemers correct zijn verwerkt voor de loonheffingen;
- of eindheffingsregels juist zijn toegepast;
- een juiste verwerking van eigen bijdragen van personeel.
invloed op loonheffingen
Als de inspecteur onjuistheden ontdekt, is het belangrijk dat u de oorzaak hiervan achterhaalt. Dat kan namelijk van invloed zijn op de hoogte van een eventuele boete.
Afdrachtvermindering en eindheffing
vrije ruimte
De controleambtenaar zal toegepaste afdrachtverminderingen en eindheffingen altijd nader bekijken, aangezien deze van grote invloed zijn op de loonheffingen die u aan de Belastingdienst moet afdragen. Speerpunten hierbij zijn:
- of aan de administratieve voorwaarden voor de toegepaste afdrachtvermindering is voldaan;
- of het bedrag aan afdrachtvermindering klopt;
- of het eventueel van toepassing zijnde toetsloon correct is berekend;
- of aan de betreffende eisen van de (pseudo)eindheffing is voldaan;
- of de juiste eindheffingstarieven zijn toegepast.
Werkkostenregeling
genoeg eindheffing betaald
De controleambtenaar zal ook bekijken of u correct heeft afgerekend wat betreft de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Heeft u bijvoorbeeld de vrije ruimte van uw onderneming op het juiste bedrag gesteld? Ook kijkt de inspecteur of u de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die ten laste van de vrije ruimte zijn gekomen, ook als eindheffingsloon mócht aanwijzen en of u het totaalbedrag aan aangewezen eindheffingsloon op de juiste hoogte heeft vastgesteld. En heeft u genoeg eindheffing WKR aan de Belastingdienst betaald als dat nodig was?
Administratief
in de praktijk moeite mee
Uw salarisadministratie moet aan bepaalde administratieve verplichtingen voldoen. Vele hiervan zullen tijdens een controle geen problemen opleveren, zoals de verplichting tot het elk jaar opnieuw aanleggen van een loonstaat voor iedere werknemer vóór de eerste loonbetaling dat jaar, omdat salarissoftware dat meestal automatisch regelt.
hier altijd naar gekeken
Er zijn echter administratieve verplichtingen waar werkgevers in de praktijk meer moeite mee hebben. Dit zijn bijvoorbeeld de onderbouwing van vaste kostenvergoedingen en of daaraan een steekproefsgewijs onderzoek ten grondslag ligt en het al dan niet terecht achterwege laten van bijtellingen wegens privégebruik van de auto van de zaak door werknemers. Als uw werknemers een vaste kostenvergoeding ontvangen of een auto van de zaak hebben, zal de controleambtenaar die altijd onder de loep nemen.
strijdpunt
Zorg ook dat u van alle werknemers een kopie van hun identiteitsbewijs en een opgaaf met hun gegevens voor de loonheffingen in uw salarisadministratie bewaart. Hier wordt altijd naar gekeken bij een looncontrole!
Gesplitst personeelsdossier kan helpen
Het volledig ter inzage geven van personeelsdossiers is vaak een strijdpunt. Als u bijvoorbeeld de kopieën van ID-bewijzen in uw personeelsdossiers bewaart, kan de inspecteur bij controle van de kopieën die dossiers automatisch inzien (en dus ook zaken als beoordelingen en medische gegevens). Als u dat wilt voorkomen, zorg dan voor een gesplitst personeelsdossier: een meer financieel deel en een deel met de overige zaken. U geeft bij een looncontrole dan alleen het eerste deel ter inzage (al kan de inspecteur uiteraard ook het andere deel willen inzien).