5.1 Openingsgesprek
eerste dag bezoek
aan bod komen
Het is gebruikelijk dat aan het begin van de eerste dag dat de controleambtenaar bij uw onderneming op bezoek is, een inleidende bespreking plaatsvindt. Afhankelijk van waar de looncontrole precies op is gericht, zal dit gesprek langer of korter duren. Zo hoeft immers niet de gehele (administratieve) organisatie aan bod te komen bij een controle gericht op het voldoen aan de administratieve verplichtingen rond werknemers, zoals de vastlegging van hun identiteit en gegevens voor de loonheffingen. Bij een volledig onderzoek valt er uiteraard veel meer te bespreken.
Namens uw organisatie aanwezig bij de inleiding
hangt van controle af
Het hangt van de controle af wie er allemaal bij het openingsgesprek aanwezig (zouden moeten) zijn. Bij een deelonderzoek is het bijvoorbeeld meestal voldoende dat u erbij bent en degene met financiële beslissingsbevoegdheid, of een directielid. Bij een volledig onderzoek zal meestal naast u sowieso ook één van de directieleden aanschuiven, evenals de adviseur of boekhouder van de onderneming en de coördinator van de controle (als u dat niet bent).
Beeld
stand van zaken
Tijdens het openingsgesprek zal de controleambtenaar een zo volledig mogelijk beeld proberen te krijgen van de actuele stand van zaken binnen uw onderneming. Maar hij zal ook informatie willen over de bedrijfssituatie gedurende de jaren waarop de looncontrole betrekking heeft. Als zich in die jaren zaken hebben voorgedaan die invloed hebben gehad op uw (salaris)administratie, is de inleidende bespreking het aangewezen moment om het daarover te hebben. Hierbij moet u niet alleen denken aan gebeurtenissen zoals genoemd in de opsomming in paragraaf 4.4, maar bijvoorbeeld ook aan een brand, inbraak of bedrijfsjubileum.
vragen stellen
De inspecteur zal u tijdens het openingsgesprek ook de vragen stellen die bij zijn voorbereiding op de controle zijn ontstaan. Uiteraard kunt u hem dan ook uw eventuele vragen voorleggen.
Wegwijs
voorkomen
Om te voorkomen dat de controleambtenaar het idee krijgt dat uw (salaris)administratie onbetrouwbaar is, kunt u hem tijdens de inleiding het beste al wegwijs maken in de administratieve gang van zaken binnen uw organisatie. Denk hierbij aan zaken als wie goedkeuring geeft aan kostendeclaraties van werknemers, wie ze uitbetaalt en wie ze administratief verwerkt.
interne controle
En hoe is de interne controle geregeld? Hoe meer er een duidelijke functiescheiding is, hoe kleiner de kans op gesjoemel met gewerkte uren, facturen, betalingen et cetera. Waar mogelijk zal de inspecteur vertrouwen op uw interne controles op grond van uw Tax Control Framework (zie ook paragraaf 1.3) en bepaalde controles niet zelf ook nog eens uitvoeren.
Uitleg voorkomt frustratie en tijdverspilling
onderliggende stukken
afspraken maken
Het is van belang om de controleambtenaar goed uit te leggen hoe uw (salaris)administratie is opgezet en waar de inspecteur onderliggende stukken – zoals loonstroken, urenstaten, facturen – kan terugvinden. Want hoe beter de inspecteur zijn weg kan vinden tijdens het onderzoek, hoe minder vragen hij u zal (moeten) stellen en hoe minder oponthoud er zal zijn. Geef deze uitleg daarom ook als de inspecteur er zelf niet om vraagt.
Praktisch
Het openingsgesprek dient ook om afspraken te maken over de praktische zaken, waarover u in de voorbereiding al heeft nagedacht (zie ook paragraaf 4.5). Stem dus bijvoorbeeld af bij wie de inspecteur terechtkan voor kleine vragen – zoals waar dingen te vinden zijn – en aan wie, hoe en wanneer hij eventuele inhoudelijke vragen kan stellen. Geef ook de gewenste gang van zaken aan qua het maken van kopietjes van stukken en hoe de koffie/thee-voorziening zal zijn.
rondleiding
Meestal stelt de controleambtenaar het op prijs als u hem een rondleiding door uw organisatie aanbiedt. Daarbij kunt u hem ook alvast de werkplek laten zien die u voor hem beschikbaar heeft. Als de inspecteur een rondleiding echter niet nodig vindt – bijvoorbeeld omdat hij slechts een deelonderzoek komt uitvoeren – zal hij dat zelf aangeven.
Beschikking
geen problemen
De controleambtenaar zal in deze fase nagaan of hij alle door hem in zijn aankondiging aangevraagde stukken tot zijn beschikking heeft. In principe moet zijn verzoek om de diverse bescheiden en gegevens u geen problemen hebben opgeleverd: de Belastingdienst mag immers niet verder dan vijf jaar terug in de tijd controleren, terwijl u zich aan een fiscale bewaarplicht van zeven jaar heeft te houden (zie ook paragraaf 4.3).
inzien
Ontbreken er echter nog bepaalde bestanden, lever die dan zo snel mogelijk aan of geef aan waar – bijvoorbeeld op welke afdeling – de inspecteur deze stukken kan inzien. Als u nog op aanlevering van bestanden door een externe partij wacht, geef dan aan wanneer u denkt deze binnen te hebben.
Door vastlegging van vragen houdt u overzicht
vraag om opheldering
U doet er goed aan om de tijdens het openingsgesprek over en weer gestelde vragen vast te leggen, wat uiteraard net zo goed geldt voor de tijdens de onderzoeksfase gestelde vragen. Als zowel uw onderneming als de controleambtenaar hiervan een afschrift houdt, is voor beide partijen later altijd eenvoudig terug te vinden welke vragen er zijn gesteld en welke nog moeten worden beantwoord. Als het overigens niet duidelijk is wat de inspecteur met een bepaalde vraag bedoelt, vraag hem dan altijd om opheldering. Het beantwoorden van een onduidelijke vraag kan immers tot een onjuist antwoord leiden, en dat moet u zien te voorkomen!