3.3 Niveau controle
beslissen
De Belastingdienst moet ook beslissen op welk niveau de looncontrole wordt uitgevoerd: gaat het om een globaal onderzoek of om een onderzoek op detailniveau? De gemaakte keuze kan verschillende achtergronden hebben.
Globaal
oppervlakkig
nader onderzoek
Bij een globale looncontrole gaat de belastinginspecteur oppervlakkig door uw salarisadministratie heen. Eventuele dingen die hem opvallen kan hij dan aan een nader onderzoek onderwerpen en de inspecteur zal ook willekeurig hier en daar een bepaalde post gedetailleerder controleren.
Gedetailleerd
intensiever en tijdrovender
Bij een gedetailleerde looncontrole neemt de controleambtenaar een bepaald onderwerp of een bepaald controlejaar tot in detail onder de loep. Dat is dus veel intensiever en tijdrovender dan een globale controle.
De Belastingdienst kan bijvoorbeeld voor een gedetailleerde controle kiezen bij onderwerpen waar werkgevers in de praktijk vaak de mist ingaan, zoals vaste kostenvergoedingen. Ook als u naar aanleiding van een vorige controle voor bepaalde zaken correcties moest indienen of hierover afspraken met de fiscus heeft gemaakt, kan dat leiden tot een gedetailleerde controle. De inspecteur zal dan bij het nieuwe onderzoek nagaan hoe u die zaken sindsdien afhandelt.
Waar de controleambtenaar zijn pijlen op richt tijdens een looncontrole, hangt bijvoorbeeld af van het saldo van een post, zijn ervaringen uit de praktijk en met uw onderneming en zijn constateringen gaandeweg de controle.
Saldo
veel aandacht
zaken die eruitspringen
Over het algemeen zullen grootboekrekeningen met een hoog saldo of grote bedragen veel aandacht krijgen en grootboekrekeningen met een klein of te verwaarlozen saldo minder. Als bij uw onderneming bijvoorbeeld het saldo van de grootboekrekening Reiskostenvergoedingen aanzienlijk groter is dan dat van de grootboekrekening Maaltijdkosten, zullen de reiskosten de meeste aandacht krijgen. Als de belastinginspecteur bij zijn gedetailleerde controle van de reiskostenvergoedingen van een bepaald jaar (nagenoeg) geen onjuistheden ontdekt, zal hij die van de andere controlejaren nog slechts globaal bekijken. Eventuele zaken die er dan uitspringen, worden dan wel weer gedetailleerd onderzocht.
Chi-kwadraattoets om fraude te ontdekken
onbewust toepassen
De controleambtenaar kan de zogenoemde chi-kwadraattoets toepassen als hij vreemde dingen tegenkomt tijdens zijn controle, bijvoorbeeld veel exact dezelfde bedragen. Dit controlemiddel heeft als uitgangspunt dat mensen een voorkeur hebben voor bepaalde cijfers – bijvoorbeeld ronde bedragen – en die onbewust toepassen als ze ‘willekeurige’ cijfers produceren. Soms is de herhaling van bepaalde bedragen uiteraard prima te verklaren, dus de inspecteur moet deze controlemethode dan ook zorgvuldig toepassen. Verder moet het aantal onderzochte waarnemingen groot genoeg zijn, om toevallige afwijkingen uit te sluiten.
Bij dit middel rolt uit een ingewikkelde berekening een uitkomst: het chi-kwadraat. Aan de hand van een tabel kan de controleambtenaar vervolgens zien of die uitkomst al dan niet waarschijnlijk is. Zo kan hij vaststellen of het om een gemanipuleerde administratie gaat.
Jaren
één jaar als uitgangspunt
Als de looncontrole meerdere jaren omvat, kiest de belastinginspecteur meestal één jaar als uitgangspunt. Dat controlejaar wordt dan vrij gedetailleerd onderzocht of steekproefsgewijs nader bekeken. Afhankelijk van de resultaten zal de inspecteur de andere controlejaren meer of minder gedetailleerd onderzoeken.
rommeltje
Komen er uit de controle van dat ene controlejaar bijvoorbeeld nauwelijks fouten en maakt de salarisadministratie een verzorgde indruk, dan volstaat meestal een globaal onderzoek van de andere controlejaren voor de inspecteur om zijn conclusies te kunnen trekken. Maar als de controleambtenaar in dat ene controlejaar fouten ontdekt of de salarisadministratie een rommeltje is, zal hij de andere controlejaren ook gedetailleerd onderzoeken (voor wat betreft bepaalde punten).
Bewijslast komt bij uw onderneming te liggen
niet voldoet aan de eisen
nog vijf jaar naheffen
Constateert de belastinginspecteur op basis van (steekproefsgewijs) onderzoek van één van de controlejaren dat uw salarisadministratie op meerdere punten niet voldoet aan de gestelde eisen, dan mag – en zal – hij stellen dat de betreffende fout ook in de andere jaren is gemaakt. Hij hoeft daarvoor niet eerst de overige controlejaren daadwerkelijk te onderzoeken! De over dat ene controlejaar berekende correctie wordt dan in ongeveer dezelfde verhouding toegepast over de andere controlejaren (geëxtrapoleerd). Dat kan flink oplopen aangezien de Belastingdienst nog vijf jaar na afloop van een belastingjaar over dat jaar kan naheffen.
Het is in zo’n situatie aan u om aan te tonen dat de fout níet ook in de andere controlejaren is gemaakt, of in die jaren slechts in mindere mate. Dit is de zogenoemde omkering van de bewijslast.
belangrijke wijzigingen
Aanleiding voor een gedetailleerd(er) onderzoek van meerdere controlejaren zijn bijvoorbeeld belangrijke wijzigingen voor uw onderneming, zoals:
- de verandering van salarisadministrateur of -adviseur;
- de verandering van salarissoftwarepakket;
- een onverwachte (grote) kostenpost;
- een wetswijziging.
Controleambtenaren met veel ervaring hebben meestal een soort zesde zintuig ontwikkeld om in korte tijd te ontdekken waar het probleem zit bij (de salarisadministratie van) een onderneming.