3.1 Controlemanier
geautomatiseerd
handwerk
Net zoals bij de controles van uw aangiften loonheffingen vindt de looncontrole door de Belastingdienst zo veel mogelijk geautomatiseerd plaats. Uiteraard kunnen niet alle onderzoeken geautomatiseerd plaatsvinden. Zo zal bijvoorbeeld de controle of alle benodigde kopietjes van identiteitsbewijzen van uw werknemers en hun gegevens voor de loonheffingen in uw administratie aanwezig zijn, altijd handwerk blijven.
Digitaal
beschikbaar
Door de verplichting om de loonaangiften elektronisch te doen, heeft vrijwel iedere werkgever zijn salarisadministratie en met name zijn loongegevens in digitale vorm beschikbaar. Dit geldt ongeacht of de werkgever voor de salarisverwerking gebruikmaakt van een externe partij, zoals een salarisservicebureau of andere salarisverwerker.
tijdwinst
Door deze digitalisering kan de Belastingdienst controles zo veel mogelijk geautomatiseerd uitvoeren. Dat levert uiteraard tijdwinst op, omdat in een relatief korte tijd veel gegevens (gedetailleerd) kunnen worden gecontroleerd. En hoe korter de inspecteur in uw organisatie verblijft, hoe prettiger dat voor (de werknemers van) uw organisatie zal zijn.
Deel van controle kan al vooraf plaatsvinden
opvragen
vragen al meteen stellen
De belastinginspecteur kan de benodigde digitale bestanden al bij u opvragen voordat hij op bezoek komt. Hierdoor kan hij de bestanden al vooraf bekijken – tijd die tijdens het bezoek aan uw onderneming bespaard blijft – en besluiten waar hij zijn pijlen op gaat richten tijdens de looncontrole.
Eventuele vragen die hij naar aanleiding van de ontvangen bestanden heeft, kan de inspecteur dan al meteen stellen in het openingsgesprek dat hij met u zal houden (zie ook paragraaf 5.1). Op die manier zijn bepaalde kwesties mogelijk al snel op te lossen.
Standaard
Auditfile
geen verplichting
Om de looncontrole eenvoudig geautomatiseerd te kunnen uitvoeren, kan de controleambtenaar u om een zogenoemde XML Auditfile Salaris (XAS) vragen. Binnen de diverse standaarden van XML (Extensible Markup Language) is namelijk XAS als standaard ontwikkeld voor de opslag en het bewaren van de belangrijkste gegevens uit de salarisadministratie. Als uw onderneming een salarissoftwarepakket gebruikt dat XAS ondersteunt, kunt u zo’n Auditfile meestal eenvoudig aanmaken. Het is overigens geen verplichting om een XAS beschikbaar te hebben.
Veel salarissoftwarepakketten bieden de XML Auditfile Salaris standaard of als optie aan. Welke pakketten dat precies zijn, kunt u terugvinden in de marktanalyse van salarissoftware op rendement.nl/salarisdossier.
oudere gegevens
goed beveiligd
XAS biedt de volgende voordelen:
- U heeft altijd en eenvoudig toegang tot oudere gegevens uit de salarisadministratie (zie ook onderstaand kader).
- Bij een looncontrole kunt u de opgevraagde gegevens eenvoudig en redelijk snel aan de belastinginspecteur verstrekken, waarmee u een hoop tijd en gedoe bespaart. De inspecteur kan de XAS vervolgens op zijn eigen computer inlezen ter voorbereiding van het controlebezoek.
- De gegevens zijn goed beveiligd. De XAS is via een speciaal programma ge(de)comprimeerd en versleuteld. Voor het uitleveren van gegevens aan de Belastingdienst is een speciale sleutel beschikbaar (voor uitlevering aan andere partijen bestaan andere sleutels).
Wisseling salarispakket geen probleem
later oproepen gegevens
andere administraties
Waar de overstap op andere salarissoftware problemen kan geven met het later oproepen en beschikbaar stellen van oudere gegevens, is dit met een Auditfile opgelost. Een XML Auditfile Salaris is namelijk pakketonafhankelijk. Dus door de gegevens van de salarisadministratie in een XAS op te slaan en te bewaren, kunt u ze later in een ander salarispakket gewoon weer oproepen. Dit geldt uiteraard alleen als beide pakketten XAS ondersteunen.
Ook van andere geautomatiseerde administraties kan het gewenst zijn om bij een controle een auditfile aan te leveren, zoals de Auditfile Financieel (van uw boekhoudpakket) en de Auditfile Ritregistratie (van uw rittenregistratie).
Hulp
toegang geven
Als het u om wat voor reden dan ook niet lukt om de verzochte digitale gegevens op te roepen of aan te leveren, kunt u de Belastingdienst om hulp vragen. De speciaal voor Electronic Data Processing (EDP) opgeleide medewerkers kunnen u vaak verder helpen. Wees u wel bewust dat u bij gebruik van deze service zo’n EDP’er mogelijk toegang moet geven tot uw computer om te kunnen vinden wat hij nodig heeft. Hierbij kan de EDP’er uiteraard op bestanden stuiten die eigenlijk niet voor de ogen van de fiscus zijn bedoeld.