4.3 Onbelast loon
Zoals aangegeven, is voor de aangifte loonheffingen alleen het belaste loon van belang. Het uitgangspunt hierbij is dat alles wat de werknemer uit de (vroegere) dienstbetrekking ontvangt (belast) loon vormt, maar dat daar bepaalde uitzonderingen op bestaan. Die uitzonderingen komen hierna aan bod.
Beloningen aan werknemers die geen (belast) loon vormen, hoeft u niet op te nemen in de loonaangifte. U moet deze zaken uiteraard wel in uw administratie vastleggen, waarbij u moet voldoen aan de bijbehorende eisen voor het niet als (belast) loon verwerken ervan.
4.3.1 Geen sprake van loon
intermediaire kosten
Vergoedingen voor intermediaire kosten vallen buiten het loonbegrip. Bij intermediaire kosten gaat het om de kosten die de werknemer uit naam van uw onderneming voor zijn rekening neemt (voorschiet) en die u hem later vergoedt (terugbetaalt). Die kostenvergoeding vormt dan geen loon en hoeft dus niet in de (aangifte) loonheffingen te worden betrokken.
voordelen buiten werkrelatie
Ook de zogeheten voordelen buiten de dienstbetrekking vallen buiten het loonbegrip. Voordelen buiten de dienstbetrekking zijn vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers die niet vanuit de werkrelatie maar vanuit de persoonlijke relatie of medeleven worden gegeven. Vanwege het ontbreken van de link met het dienstverband vormt zo’n voordeel geen loon en hoeft u dit dus niet in de (aangifte) loonheffingen te betrekken.
Om een verstrekking buiten het belaste loon te houden als voordeel buiten de dienstbetrekking, moet u een beroep doen op een goedkeuring van het ministerie van Financiën. Verder moet de verstrekking aan bepaalde voorwaarden voldoen, zoals niet duurder zijn dan € 25.
4.3.2 Geen sprake van belast loon
gerichte vrijstellingen
nihilwaarderingen
vrijgesteld loon
Er zijn ook bepaalde vormen van vergoedingen en verstrekkingen die wel onder het loonbegrip vallen, maar die u onder voorwaarden onbelast kunt laten. Hierdoor hoeven er geen loonheffingen over te worden berekend en blijven ze dus voor de loonaangifte buiten beschouwing. Dit geldt voor de volgende zaken:
- gerichte vrijstellingen: hierbij gaat het om de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die u onder voorwaarden onbelast kunt laten (soms slechts tot een bepaald bedrag). Let op dat gericht vrijgestelde (dus onbelaste) reiskostenvergoedingen wél in de loonaangifte moeten worden vermeld (zie paragraaf 6.3.5);
- nihilwaarderingen: hierbij gaat het om de in paragraaf 4.2.2 genoemde vormen van loon in natura die u onder voorwaarden op € 0 mag waarderen, waardoor er feitelijk onbelast loon ontstaat;
- verstrekkingen waarvoor werknemers een eigen bijdrage betalen die minstens net zo hoog is als de waarde van de verstrekking, waardoor er feitelijk geen sprake meer is van een loonvoordeel voor de werknemer;
- vrijgesteld loon: hierbij gaat het om bepaalde vormen van loon die onder voorwaarden onbelast kunnen worden gelaten. Dit is het geval voor:
- vergoedingen en verstrekkingen wegens schade aan of verlies van persoonlijke zaken;
- vrijgestelde aanspraken (zie 4.1.3);
- vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen (zoals diensttijduitkeringen van een maandloon bij een dienstverband van minstens 25 of 40 jaar, eenmalige uitkeringen en verstrekkingen bij overlijden ter waarde van maximaal drie maandlonen en uitkeringen uit fondsen).