4.2 Vele verschijningsvormen
Om de loonheffingen correct te kunnen berekenen, is het dus belangrijk om precies te weten wat als (belast) loon kwalificeert. Hierbij moet u erop bedacht zijn dat werknemers het loon in vele vormen kunnen genieten.
4.2.1 Loon in geld
onder welke naam dan ook
in loonheffingen betrekken
De belangrijkste vorm van loon aan werknemers is het loon in geld. Hieronder valt alles wat de werknemer – onder welke naam dan ook – op grond van zijn (vroegere) dienstbetrekking in geld ontvangt. Hierbij moet u dus denken aan regulier salaris, fooien en ander loon van derden, gevarengeld, gratificaties, overwerkloon, provisie, tantième, uitbetalingen op grond van een nettoloonafspraak en WAO/WIA-, WW- en ZW-uitkeringen die u de werknemer doorbetaalt.
Over fooien en ander loon van derden berekent u alleen loonheffingen als u daar bij de vaststelling van het loon al rekening mee heeft gehouden. Voor de fooien aan horecapersoneel gelden speciale regels.
Vergoedingen
onbelast
niet in geld
Ook vergoedingen die u de werknemers betaalt, vormen loon. Denk bijvoorbeeld aan een kostenvergoeding of een ontslagvergoeding. Dit geldt ook voor vaste kostenvergoedingen. Zulke (vaste) vergoedingen moet uw onderneming mogelijk op grond van een cao aan de werknemers betalen. Onder voorwaarden kunnen (vaste) vergoedingen echter onbelast zijn. Dan blijven ze dus buiten de loonheffingen.
4.2.2 Loon in natura
Werknemers kunnen hun loon ook niet in geld genieten. De meest duidelijke vorm van zulk loon is het loon in natura. Hierbij kunt u denken aan een auto van de zaak, bedrijfsfitness, een fiets, geschenken, maaltijden, een mobiele telefoon en onderdak.
U heeft bij loon in natura twee mogelijkheden. U kunt het aan de werknemers verstrekken zodat zij de eigenaar ervan worden. Of u kunt het aan hen ter beschikking stellen zodat uw onderneming eigenaar blijft en de werknemers slechts het gebruiksrecht ervan hebben.
Aangezien loon in natura net zo goed een voordeel uit (vroegere) dienstbetrekking vormt, moet u dit in de loonheffingen betrekken. Slechts in bepaalde gevallen kunt u verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers onbelast laten.
Waarde
Om loon in natura in de loonaangifte te kunnen opnemen, moet u er een geldwaarde aan toekennen. Als hoofdregel geldt dat de waarde van loon in natura de waarde in het economisch verkeer is.
inkoopfactuur
verkoop- of winkelwaarde
Volgens de werkkostenregeling is die waarde in het economisch verkeer het bedrag inclusief BTW van de inkoopfactuur. Dat is anders bij het (tijdelijk) ontbreken van de factuur of als de factuur van een verbonden vennootschap komt. Als u (tijdelijk) nog geen factuur tot uw beschikking heeft, moet u van de waarde uit de offerte of van een redelijke schatting uitgaan. Bij het (definitief) ontbreken van de factuur of bij een factuur die van een verbonden vennootschap komt, moet u de gebruikelijke verkoop- of winkelwaarde inclusief BTW aanhouden.
normbedrag
Ook bij loon in natura in de vorm van kantinemaaltijden, kinderopvang, huisvesting op de werkplek en (dienst)woningen moet u afwijken van de waarderingshoofdregel. Voor de waarde van deze vier zaken heeft u namelijk met een normbedrag te maken. Zo geldt er bijvoorbeeld een normbedrag van € 3,20 per kantinemaaltijd (ongeacht of het om een ontbijt, lunch of diner gaat).
Als werknemers een eigen bijdrage betalen voor loon in natura, kunt u deze bijdrage van de te belasten waarde aftrekken. Hierdoor mag die waarde niet negatief worden. Dit mag wel bij een eigen bijdrage voor de auto van de zaak, maar alleen in een tijdvak en niet op jaarbasis.
nihilwaarderingen
Verder geldt voor bepaalde voorzieningen die uw onderneming aan de werknemers ter beschikking stelt, dat u hieraan onder voorwaarden een waarde van € 0 mag toekennen. Dit zijn de zogeheten nihilwaarderingen. Zo kan er bijvoorbeeld onder voorwaarden een nihilwaardering gelden voor consumpties en bedrijfsfitness op de werkplek, ov-abonnementen, het rentevoordeel van een personeelslening en werkkleding.
Er geldt dus alleen een nihilwaardering voor de terbeschikkingstelling van genoemde zaken. Een vergoeding ervoor of verstrekking ervan in de plaats daarvan is belast.
4.2.3 Aanspraken
meestal belast loon
Een andere vorm van loon niet in geld zijn de zogeheten aanspraken. Een aanspraak is een – via de rechter afdwingbaar – recht van de werknemer om na verloop van tijd of onder bepaalde voorwaarden één of meer uitkeringen of verstrekkingen te ontvangen.
vrijgesteld
Een aanspraak vormt meestal belast loon, waardoor de uitkering of verstrekking op grond van die aanspraak onbelast is. Een aanspraak kan ook (deels) vrijgesteld zijn, waardoor de latere uitkering of verstrekking (deels) belast is. De aanspraken die vrijgesteld zijn en dus buiten de (aangifte) loonheffingen kunnen blijven, zijn de volgende:
- aanspraken op een eenmalige uitkering bij het einde van de dienstbetrekking;
- aanspraken ter waarde van maximaal drie maandlonen op een eenmalige uitkering of verstrekking bij overlijden;
- aanspraken op grond van de Wet Wajong, WAO/WIA, WAZO, WW, ZW en vergelijkbare aanspraken;
- aanspraken op uitkeringen bij overlijden of invaliditeit wegens een ongeval;
- aanspraken op verlof;
- aanspraken uit (pre)pensioen- en VUT-regelingen;
- aanspraken uit stamrechten.