5.2 Besteding
stapje verder
Werknemers met een keuzebudget kunnen zelf beslissen waaraan zij het beschikbare geld besteden en op welk moment – binnen het kalenderjaar – zij dat doen. Een keuzebudget gaat dus net een stapje verder dan een ‘reguliere’ cafetariaregeling, want er hoeft niets tegenover de besteding te staan: er is geen sprake van een ‘ruil’ maar simpelweg van de besteding van een budget. Eenmaal uit het budget opgenomen geld kan niet meer worden teruggestort.
Let op dat er pas bij besteding van het keuzebudget fiscaal gezien sprake is van een genietingsmoment. Zolang het betreffende geld nog in het IKB van de werknemer zit, hoeft u het dus niet in de loonheffingen te betrekken.
Keuze
keuze geven
Werknemers bouwen het IKB in principe per loontijdvak op en kunnen het ook per tijdvak besteden. Via een digitale module kunt u werknemers een dagelijkse keuze geven, maar zij kunnen bijvoorbeeld ook per halfjaar mogen kiezen of al voor een heel jaar hun voorkeuren vastleggen.
vastgelegde voorkeuren
Denk aan de situatie dat werknemers het prettig vinden om in mei de vakantiebijslag en in december de eindejaarsuitkering te ontvangen. Zij kunnen dan vastleggen dat zij de betreffende bedragen op die bepaalde momenten uit hun keuzebudget krijgen uitgekeerd. Zulke vastgelegde voorkeuren zijn gaandeweg het jaar dan nog aan te passen, uiteraard alleen zolang het betreffende geld nog niet is uitgekeerd aan de werknemer. Let op: de werknemer krijgt in mei enkel de opbouw over januari tot en met mei, dus niet vakantiebijslag over een heel jaar. Communiceer daarover duidelijk!
Het is handig om af te spreken vóór welke uiterste data werknemers hun bestedingswensen moeten doorgeven. Op die manier heeft u altijd voldoende tijd om de bestedingskeuzes administratief te verwerken vóór de betreffende salarisronde en loonaangifte.
Doelen
specifieke uitwerking
De besteding van het keuzebudget moet uiteraard gebeuren uit één of meer van de door u aangeboden doelen en binnen de daarbij opgestelde grenzen. De specifieke uitwerking van een keuzebudget zal uiteraard per onderneming verschillen. Het kan verstandig zijn om bij werknemers te peilen aan welke doelen ze behoefte hebben.
grenzen
U kunt werknemers bijvoorbeeld de keuze geven uit de volgende bestedingsdoelen:
- een eenmalige of periodieke uitbetaling;
- de inkoop van extra pensioen;
- de inkoop van (bovenwettelijke) vakantiedagen;
- een vergoeding (zoals voor woon-werkverkeer) of verstrekking (zoals een fiets of een cursus).
U kunt uiteraard bepaalde grenzen aangeven bij de bestedingsdoelen van het IKB, zoals een maximum aan in te kopen vakantiedagen of werknemers slechts de keuze geven uit bepaalde cursussen.
Fiscaal neutraal of toch voordelig?
puur besteding
Bij een IKB is de opzet niet zozeer de besteding ervan aan onbelaste doelen. Het gaat puur om een besteding van het beschikbare geld al naar gelang de individuele behoeften van werknemers.
U kunt uiteraard wel onbelaste bestedingsdoelen mogelijk maken bij een keuzebudget. Hiervoor zult u deze doelen moeten aanwijzen als eindheffingsloon (let op dat dit niet ongebruikelijk mag zijn, zie hoofdstuk 6). Hierdoor wordt er vrije ruimte in beslag genomen, ténzij er een gerichte vrijstelling van toepassing is (zie ook hoofdstuk 4).
Uitbetaling
bijzondere beloning
Omdat de besteding van het IKB in geld niet als salaris kwalificeert, moet u deze extra beloning als bijzondere beloning verwerken. Voor de inhouding van loonbelasting/premie volksverzekeringen gebruikt u in dat geval dus de tabel voor bijzondere beloningen.
Bij de keuze tot periodieke uitbetaling van het keuzebudget is er geen sprake meer van een bijzondere beloning en is hierop dus de reguliere tijdvaktabel van toepassing.
Pensioen
voldoende ruimte
Als werknemers hun keuzebudget mogen gebruiken voor extra pensioenopbouw, moet u goed opletten of zij daarvoor nog wel voldoende ruimte over hebben binnen hun fiscaal maximaal toegestane onbelaste pensioenopbouw.
Vakantie
afspraken
ervoor waken
U heeft uiteraard geen zeggenschap over óf werknemers hun keuzebudget besteden aan de inkoop van extra vakantiedagen of niet. U kunt uiteraard wel afspraken maken over wanneer werknemers de ingekochte dagen opnemen. Denk daarbij aan de verjaringstermijn van vijf jaar! U kunt er ook voor kiezen om vast te leggen dat u de ingekochte vakantiedagen uitbetaalt als de werknemers ze aan het eind van het jaar niet hebben opgenomen.
Overigens moet u er wel voor waken dat het openstaande vakantiesaldo van werknemers niet boven de fiscaal toegestane 50 keer hun gemiddelde wekelijkse arbeidsduur uitkomt.
Administratieve verwerking inkoop vakantie
via uitkering
via aankoop
U heeft twee manieren om de van keuzebudget ingekochte bovenwettelijke vakantiedagen van werknemers af te handelen:
- via een uitkering uit het IKB: bij opname van de vakantie neemt de werknemer onbetaald verlof op en ontvangt hij die periode een uitkering uit zijn keuzebudget. Deze uitkering moet u belasten volgens de tabel voor bijzondere beloningen;
- via de aankoop van vakantie-uren uit het IKB: hierdoor neemt het vakantiesaldo van de werknemer toe ten laste van zijn IKB en bij opname van de vakantie betaalt u die dagen regulier zijn loon door. U past dan dus niet de tabel voor bijzondere beloningen toe, maar verloont zoals altijd.
Uitruil
Een keuzebudget kan naast de ‘reguliere’ cafetariaregeling bestaan. Hierdoor hebben werknemers naast de besteding van hun budget ook nog de mogelijkheid om bepaalde belaste bestanddelen uit te ruilen tegen onbelaste vergoedingen en verstrekkingen.
fiscaal aantrekkelijk
Het kan zelfs zo zijn dat u werknemers de mogelijkheid biedt om geld uit het IKB in te zetten voor zo’n fiscaal aantrekkelijke uitruil. Denk aan een opname uit het budget voor bijvoorbeeld een onbelaste reiskostenvergoeding.
invulling
Een keuzebudget kan echter ook een integratie van de mogelijkheid tot uitruilen met zich meebrengen, waarbij u alle onbelaste doelen uit uw cafetariaregeling als mogelijk bestedingsdoel van het IKB opneemt. In dat geval bestaat er geen aparte ‘reguliere’ cafetariaregeling meer. Deze keuze over de invulling van het flexibel belonen is uiteraard aan u, tenzij uw cao hier iets over voorschrijft.