6.2 Uitruil
moeten goed vastgelegd
Ook de afspraken rond de uiteindelijke uitruil – of besteding van het keuzebudget – waarvoor werknemers kiezen, moeten uiteraard goed worden vastgelegd. Uw onderneming kan dit bijvoorbeeld in een aanvulling op de arbeidsovereenkomst doen.
Details
In die aanvulling op de arbeidsovereenkomst legt u dan allereerst vast waarom u die aanvulling opstelt. Vervolgens legt u de details van de uitruil vast: de in te zetten bron en het te ontvangen doel.
duidelijk
omschrijving
Voor wat betreft de door de werknemer gekozen bron moet u duidelijk omschrijven wat de werknemer precies inzet voor de uitruil en ter hoogte van welk bedrag hij dat doet. Gaat het daarbij om een periodieke inzet – bijvoorbeeld maandelijks een stukje brutoloon – dan moet u ook de begin- en einddatum opnemen van de periode waarin de werknemer die bron inzet.
Voorbeeldtekst bron uitruil
Een omschrijving van de in te zetten bron kan er volgens het ministerie van Financiën bijvoorbeeld zo uitzien:
‘Het overeengekomen brutoloon per maand zal per 1 juni 2019 tot 1 september 2019 worden verlaagd met een bedrag van € 200 per maand.’
omschrijving
U moet ook het door de werknemer gekozen doel duidelijk omschrijven en bijvoorbeeld aangeven of uw organisatie dit als eindheffingsloon aanwijst om er onbelast loon voor de werknemer van te maken. Betreft het doel periodieke vergoedingen – bijvoorbeeld extra reiskostenvergoeding – dan moet u ook de begin- en einddatum van die vergoedingsperiode vastleggen.
Voorbeeldtekst doel uitruil
Een omschrijving van het te ontvangen doel kan er volgens het ministerie van Financiën bijvoorbeeld zo uitzien:
‘De werkgever zal de werknemer in verband met reiskosten een vergoeding verstrekken per 1 juni 2019 tot 1 september 2019 van € 200 per maand. De werkgever zal die vergoeding aanwijzen als eindheffingsbestanddeel ten laste van de vrije ruimte, waardoor de werknemer de vergoeding onbelast zal ontvangen.’
Vakantiedagen
waardebepaling
Als de werknemer vakantiedagen als bron of doel voor een uitruil wil gebruiken, moet daarvoor natuurlijk eerst een waarde worden bepaald. Over die waardebepaling kon u al lezen in paragraaf 2.4. Het is hierbij niet alleen van belang om die waarde – of de manier waarop die waarde zal worden bepaald – van te voren duidelijk vast te leggen, maar ook wat er bijvoorbeeld gebeurt in de situatie dat de werknemer in de loop van het jaar een loonsverhoging krijgt.
niet alsnog uitbetalen
niet volledige loon
Verder is het van belang om bovenwettelijke vakantiedagen die aan het eind van het jaar met resterend IKB-saldo zijn aangekocht goed in uw administratie vast te leggen. Als u namelijk niet afspreekt dat u deze vakantiedagen uitbetaalt als de werknemer ze in het jaar van inkoop niet heeft opgenomen (zie ook paragraaf 4.3), moet u erop bedacht zijn dat u die dagen in de jaren erna niet alsnog aan de werknemers mag uitbetalen.
Pensioen
Sommige cao’s – zoals die voor gemeenten – bepalen dat niet het volledige loon van de werknemer pensioengevend is. Gemeenteambtenaren bouwen bijvoorbeeld alleen pensioen op over de eerste twee bovenwettelijke vakantiedagen. Het loon dat ze tijdens hun andere bovenwettelijke vakantiedagen ontvangen, valt dan niet in de grondslag voor pensioenopbouw.
duidelijke afspraken
Als uw onderneming ook zo’n onderscheid tussen pensioengevend en niet-pensioengevend loon hanteert, is het belangrijk om van tevoren duidelijke afspraken vast te leggen over het IKB en de gevolgen voor de pensioenopbouw. Het kan dan namelijk gebeuren dat een werknemer die extra loon laat uitbetalen van zijn keuzebudget, meer pensioen opbouwt dan een werknemer die zijn budget aan vakantie besteedt.