6.1 Reglement
schriftelijk
Uw onderneming is verplicht om een cafetariareglement op te stellen waarin alle voorwaarden rond deelname van werknemers aan de regeling worden vastgelegd. U moet dit reglement schriftelijk vastleggen.
Het is de keuze van uw onderneming hoe zij het cafetariareglement aanbiedt aan werknemers: als onderdeel van de arbeidsovereenkomst van de werknemers of als apart aanhangsel.
Vormgeving
zelf bepalen
bepaalde onderdelen
De opzet van het cafetariareglement is vormvrij; dit betekent dat u zelf mag bepalen hoe u het reglement vormgeeft. Er zijn wel bepaalde onderdelen die u in elk geval duidelijk omschreven in het reglement moet opnemen:
- de toekomstige keuzemogelijkheden die de werknemers hebben;
- de mogelijke fiscale en andere inkomensgerelateerde gevolgen van het uitruilen;
- de gevolgen bij eventuele uitdiensttreding.
Als uw onderneming doorwerking van een uitruil in andere loongerelateerde regelingen uitsluit (zie paragraaf 5.5), moet u dat duidelijk in het cafetariareglement vastleggen.
Uitdiensttreding
nog niet opgebouwd
Vastlegging vooraf van de gevolgen van eventuele uitdiensttreding is bijvoorbeeld van belang als een werknemer voor een uitruil zijn eindejaarsuitkering inzet, terwijl hij die op het moment van de uitruil feitelijk nog niet heeft opgebouwd. Wat zijn dan de gevolgen als hij vóór het einde van het jaar – het toekenningsmoment – uit dienst gaat?
tussentijds
De vastlegging is bijvoorbeeld ook van belang in de situatie dat uw onderneming het IKB van werknemers al aan het begin van het jaar volledig aan hen toekent (in plaats van via een periodieke opbouw). Wat gebeurt er dan als werknemers tussentijds uit dienst gaan en er sprake is van nog niet benut keuzebudget of als zij juist al het gehele budget vroeg in het jaar hebben uitgegeven?
Artikelen
opnemen
Voorbeelden van de (basis)artikelen die u in het cafetariareglement van uw organisatie kunt opnemen, zijn:
- definities;
- algemene bepalingen;
- bronnen;
- doelen;
- deelname en keuze;
- administratieve procedure.
Op rendement.nl/salarisdossier vindt u een handig voorbeeld van een cafetariareglement, inclusief invulinstructies. Dit reglement kunt u als basis gebruiken en aanpassen en aanvullen aan de hand van de specifieke situatie van uw onderneming.