7.1 Brandstofkosten
leaseauto
voorschot
huur
Bij het gebruik van leaseauto’s betaalt uw onderneming de leasemaatschappij een vast bedrag per maand. Bij de keuze voor een fullservice leasecontract zijn ook de brandstofkosten inbegrepen. In het termijnbedrag zit dan een voorschot op de brandstofkosten, dat achteraf wordt verrekend met de werkelijk gemaakte kosten. De afrekening met de leasemaatschappij verloopt meestal via twee facturen:
- één voor de reguliere huur;
- één voor het voorschot met verrekening van de werkelijke brandstofkosten in de voorgaande maand.
Wie betaalt?
ritten- registratie
U kunt met de werknemer afspreken dat uw onderneming alle tankbeurten voor haar rekening neemt, óók die voor de privéritten. De werknemer betaalt dan eventueel een vaste eigen bijdrage voor de brandstofkosten. U kunt ook afspreken dat de werknemer de brandstof voor zijn privégebruik zelf betaalt of niet van u vergoed krijgt. Het nadeel hiervan is de administratieve rompslomp: de werknemer moet dan een rittenregistratie bijhouden om het brandstofverbruik aan zakelijke of privéritten te kunnen toewijzen, die u vervolgens verwerkt in de loonadministratie. Een vaste eigen bijdrage is veel handiger!
Tankpas
kilometerstand
Neemt uw onderneming alle brandstofkosten voor haar rekening, dan bewaart de werknemer de tankbonnen en die verwerkt u in uw administratie. Een tankpas voorkomt deze administratieve rompslomp. Bovendien hoeft de werknemer dan ook de brandstofkosten niet voor te schieten. Vaak kan hij dan ook zaken zoals olieverversing en wasbeurten afrekenen met de tankpas. Bij het afrekenen van de tankbeurt voert de werknemer alleen de kilometerstand in. Hierdoor heeft u meteen ook inzicht in het brandstofverbruik en de gereden kilometers.
Bij gebruik van een tankpas ontvangt u eens per maand een factuur met een overzicht van alle tankbeurten met de (lease)auto’s. Voor deze service betaalt uw onderneming de leasemaatschappij een vast bedrag per maand.
Intermediaire kosten
voorschieten
gebruikersovereenkomst
De brandstofkosten die de werknemer voorschiet voor gebruik van de auto van de zaak, kunt u hem onbelast vergoeden, ook bij privégebruik van de auto. Dit zijn namelijk intermediaire kosten en een vergoeding voor zulke kosten geldt niet als loon. U kunt dan ook in de gebruikersovereenkomst of de autoregeling opnemen dat u alle kosten die de werknemer maakt voor de auto van de zaak als intermediaire kosten beschouwt. U leest meer hierover in paragraaf 8.6.
privékosten
Onbelaste vergoeding of rechtstreekse betaling van die kosten is dus zonder meer mogelijk. Neemt uw onderneming de privékosten rond de auto voor haar rekening, dan kunt u als tegenprestatie ook de eigen bijdrage voor privégebruik van de werknemer verhogen. Die eigen bijdrage kunt u tenslotte in mindering brengen op de bijtelling (zie paragraaf 3.4).
Laat laadpalen plaatsen voor elektrische auto
bijtelling
Rijdt de werknemer in een elektrische auto, dan kunt u een laadpaal bij de werknemer thuis laten plaatsen of u vergoedt de kosten van het plaatsen van een laadpaal. Deze voordelen voor de werknemer, maar ook de elektriciteit voor de auto en eventuele nodige aanpassingen (zoals een extra groep in de meterkast) zitten al in de bijtelling voor privégebruik verwerkt, zijn dus geen loon.