5.2 Consequenties

Dit artikel is eerder verschenen als Themadossier HR Rendement

Publicatiedatum: mei 2024

hoogte uitkering

meewegen

Het worden van eigenrisicodrager voor de ZW houdt in dat uw organisatie zelf het uitkeringsrisico gaat dragen voor (ex-)werknemers die bij ziekte recht hebben op een ZW-uitkering. Ook de re-integratielasten vallen onder het risico, evenals overlijdensuitkeringen aan nabestaanden van werknemers met een ZW-uitkering die onder het eigen risico vallen. De uitkeringshoogte is 70% van het (maximum)dagloon (zie ook paragraaf 3.2). Tegenover het opnemen van het ziekterisico staat dat uw organisatie een lagere premie Whk gaat betalen, omdat het ZW-deel van de Whk-premie niet meer verschuldigd is. Bij eigenrisicodragerschap hoeft uw organisatie het ziekterisico overigens niet ook daadwerkelijk zelf te dragen. Zoals eerder aangegeven, kunt u ervoor kiezen om zich hiervoor (deels) privaat te verzekeren. Laat bij de afweging niet alleen de hoogte van de te betalen premie meewegen, maar ook de dienstverlening die de private verzekeraar daarvoor biedt. Denk bijvoorbeeld aan ondersteuning bij preventie- of re-integratiebeleid.

alleen voor flexwerkers

Ongeacht of uw organisatie ZW-eigenrisicodrager is of niet, een goed preventie- en re-integratiebeleid is van groot belang. Dat is het niet alleen voor kostenbesparing aan uw kant, maar ook voor de werknemers zelf.

Doelgroep

Het ZW-eigenrisicodragerschap geldt alleen voor zogeheten flexwerkers, oftewel voor werknemers van wie de tijdelijke arbeidsovereenkomst is geëindigd tijdens ziekte, werknemers die binnen vier weken na het einde van het dienstverband ziek zijn geworden en zieke werknemers met een fictieve dienstbetrekking.

no-riskpolis

alsnog een ZW-uitkering

Onder het ZW-eigenrisicodragerschap vallen nooit de volgende werknemers:

die ziek zijn door zwangerschap, bevalling of orgaandonatie;
die vanwege een langdurige ziekte of handicap onder de no-riskpolis vallen;
die vóór 1 januari 1962 zijn geboren en die in 2018 of 2019 in dienst zijn gekomen vanuit een WW-situatie – die langer dan 52 weken duurde – en die op de eerste ziektedag niet langer dan vijf jaar in dienst waren (zij vallen onder de Compensatieregeling).

Voor werknemers uit deze doelgroepen betaalt UWV alsnog een ZW-uitkering, die dan wordt gefinancierd uit het arbeidsongeschiktheidsfonds (Aof).

Taken

beslissingen rond de ZW

Het zijn van eigenrisicodrager voor de Ziektewet gaat verder dan alleen het dragen van de financiële lasten. Uw organisatie is namelijk ook verantwoordelijk voor de beoordeling of de (ex-)werknemers voor wie u het eigen risico draagt, recht hebben op een ZW-uitkering, en wat de hoogte en looptijd ervan moet zijn. Uw organisatie bereidt beslissingen rond de ZW voor, betaalt de ZW-uitkering, zorgt voor verzuimbegeleiding en re-integratie, houdt een verzuimadministratie bij en doet ziek- en herstelmeldingen bij UWV. U moet dus zorgen dat u voldoende kennis in huis heeft – of heeft ingekocht – om deze Ziektewet-taken te kunnen uitvoeren.

UWV controleert in principe eens per twee jaar of u de ZW-taken goed uitvoert. Is dat niet het geval, dan kan UWV ervoor kiezen ze van uw organisatie over te nemen. Hiervoor moet u dan wel betalen.

u moet beoordelen

Hierna komen enkele van de taken als eigenrisicodrager voor de Ziektewet nader aan bod.

Beslissing

Als eigenrisicodrager moet u beoordelen of een (ex-)werknemer recht heeft op een Ziektewetuitkering en de beslissing daarover voorbereiden. Of dit recht bestaat, hangt af van de omstandigheden.

benadelingshandeling

nawerking

Gaat de werknemer bijvoorbeeld ziek uit dienst, dan heeft hij geen recht op een ZW-uitkering van UWV (of van uw organisatie als eigenrisicodrager) als de uitdiensttreding op zijn initiatief gebeurt of met wederzijds goedvinden, dus met zijn instemming. In dat laatste geval is er sprake van een zogeheten benadelingshandeling. De werknemer benadeelt feitelijk UWV door akkoord te gaan met beëindiging van de dienstbetrekking, omdat bij het doorlopen ervan de werkgever het loon zou moeten doorbetalen en er dus geen uitkeringssituatie zou ontstaan. En wordt de werknemer binnen vier weken na uitdiensttreding ziek, zonder dat hij een nieuwe werkgever heeft, dan kan hij bij uw organisatie aankloppen. Via de zogeheten nawerking maakt hij dan namelijk alsnog aanspraak op een ZW-uitkering.

Als eigenrisicodrager voelt u de nawerking van de Ziektewet direct, omdat u de ex-werknemer een uitkering moet betalen. Bij verzekering via UWV voelt u de nawerking later – direct of indirect – in een hogere ZW-premie vanwege toerekening van de ZW-uitkering aan de organisatie.

Betalen

70% van het dagloon

voorbeeld

Als eigenrisicodrager moet u ervoor zorgen dat u de ZW-uitkering tijdig uitbetaalt en de uitkering de juiste hoogte heeft. Uw organisatie moet het uitkeringsbedrag zelf berekenen: 70% van het dagloon. Het dagloon wordt berekend door het loon over het zogeheten refertejaar te delen door 261 (het aantal loondagen in een jaar), of door het aantal loondagen als de werknemer korter dan een jaar in dienst is. Dus stel dat een werknemer op 1 augustus in dienst is gekomen en in oktober ziek wordt. Om tot zijn dagloon te komen, moet u – bij een maandaangifte – het loon inclusief vakantiebijslag over de referteperiode, zijnde augustus, delen door 22 loondagen (het aantal keer maandag tot en met vrijdag in augustus). In paragraaf 3.2 vindt u een voorbeeld van een dagloonberekening. Stel dat u voor een werknemer uitkomt op een dagloon van € 120. Dit blijft onder het maximumdagloon, dus de ZW-uitkering die u de werknemer moet betalen, is 70% van het berekende dagloon: € 84 bruto per dag.

jongere werknemers

U kunt UWV vragen om de hoogte van de te betalen ZW-uitkering te beoordelen. Dit kost uw organisatie € 27. Binnen vier weken heeft u het oordeel van UWV binnen.

ongewijzigd

toetsing aanvragen

alle kosten

Voor werknemers met de AOW-gerechtigde leeftijd die ziek worden, hoeft u de ZW-uitkering gedurende maximaal zes weken te betalen. Bij jongere werknemers houdt UWV na een jaar ziekte de zogeheten Eerstejaars Ziektewetbeoordeling. Als het oordeel is dat de (ex-)werknemer nog steeds recht heeft op een ZW-uitkering, moet uw organisatie het uitkeringsbedrag ongewijzigd in principe nog maximaal een jaar doorbetalen. Zowel uw organisatie als de (ex-)werknemer ontvangt de uitkomst van de beoordeling inclusief de gevolgen ervan voor de ZW-uitkering. Als de gezondheid van de werknemer verbetert na de eerstejaarsbeoordeling, kunt u bij UWV een toetsing van de verbeterde belastbaarheid tijdens het tweede ziektejaar aanvragen. Doe dat echter alleen als de bedrijfsarts of arbodienst vindt dat het beter gaat met de werknemer. Een eerstejaarsbeoordeling kan door de achterstanden bij UWV (veel) langer duren.

Re-integratie

Als eigenrisicodrager ligt ook de verzuimbegeleiding en re-integratie van zieke (ex-)werknemers op uw bordje, inclusief alle bijbehorende kosten. Dit geldt ook voor de werknemers die niet onder het eigen risico vallen, maar voor wie UWV wel een ZW-uitkering betaalt (zie hiervoor onder ‘doelgroep’).

Rol van werknemer bij re-integratie

sanctie (laten) opleggen

aan UWV melden

De werknemer moet zich ook inzetten voor zijn re-integratie. Zorg dat u de afspraken hierover met hem goed vastlegt in het plan van aanpak. Als de werknemer zich niet voldoende inzet, kunt u een sanctie (laten) opleggen. Voor zo’n sanctie – zoals korting op de uitkering – heeft u UWV nodig, aangezien uw organisatie geen bestuursorgaan is en dus zelf geen sanctie kan opleggen. U moet dan UWV verzoeken om afgifte van een beschikking met een sanctie. Bent u het niet eens met de afgegeven beschikking, dan kunt u binnen zes weken bezwaar aantekenen. De werknemer heeft deze mogelijkheid ook.

Als u het vermoeden heeft dat een (ex-)werknemer fraudeert met een uitkering op basis van eigenrisicodragerschap (of van UWV), kunt u dat aan UWV melden.

aanpassingen van werkplek

UWV laten weten

Zaken die bij re-integratie van een werknemer komen kijken, zijn bijvoorbeeld het inschakelen van de bedrijfsarts of arbodienst, investeringen in omscholing van de werknemer of aanpassingen van de werkplek, werktijden of werkzaamheden. Het kan ook nodig zijn om de werknemer te re-integreren bij een andere organisatie, de zogeheten re-integratie tweede spoor. Dit zal bij de ZW vaker voorkomen, omdat uw organisatie voor ex-werknemers intern niet altijd meer een passende functie beschikbaar zal hebben.

Melding

laatste werkdag

binnen twee dagen

Ondanks dat uw organisatie als eigenrisicodrager de ZW-uitkering en re-integratielasten voor haar rekening neemt, moet u het UWV toch laten weten dat een (ex-)werknemer ziek of beter is. Wanneer de ziekmelding precies moet gebeuren, hangt af van de doelgroep waar de werknemer onder valt:

uiterlijk de vierde ziektedag: werknemers met een fictief dienstverband en ex-werknemers die na vertrek bij uw organisatie binnen vier weken ziek zijn geworden en geen nieuwe werkgever hebben (deze ex-werknemers moeten zich binnen twee dagen bij u ziek melden);
uiterlijk de laatste werkdag: werknemers met een tijdelijke arbeidsovereenkomst die eindigt tijdens de ziekte (als het gaat om het einde van een uitzendovereenkomst wegens ziekte, moet het uitzendbureau dit uiterlijk de vierde ziektedag doorgeven aan UWV).

De herstelmelding aan UWV moet u doen binnen twee dagen nadat de werknemer zijn herstel aan uw organisatie heeft doorgegeven.

medisch dossier

De ziekmelding en herstelmelding kunt u online doen via het werkgeversportaal van UWV. Hiervoor heeft uw organisatie eHerkenning nodig. Voor de herstelmelding kunt u ook een formulier gebruiken, dat is te downloaden via uwv.nl.

Administratie

inclusief berekening

inclusief toelichting

ZW-eigenrisicodragers moeten een gescheiden verzuimadministratie bijhouden. Let op dat u voor het (door de bedrijfsarts bijgehouden) medisch dossier met een verplichte bewaartermijn van tien jaar te maken heeft, en voor overige verzuimgegevens met een termijn van vijf jaar. U moet van de zieke werknemers de volgende gegevens vastleggen:

de naam en het burgerservicenummer (bsn);
de ziekteperiode, inclusief een overzicht van voorgaande ziekteperiodes;
waarom de werknemer onder uw eigen risico valt;
de hoogte van het dagloon, inclusief berekening;
de hoogte van de brutodaguitkering, inclusief berekening;
de gegevens over aanvang, looptijd en einde van het recht op een ZW-uitkering, inclusief toelichting;
de periode waarover de ZW-uitkering is betaald;
de periode waarover een eventueel voorschot op de uitkering is betaald;
een eventuele weigering van een ZW-uitkering, inclusief toelichting.

Aangifte

code 31

Als eigenrisicodrager moet uw organisatie de ZW-uitkeringen en eventuele aanvullingen hierop die werknemers ontvangen in de aangifte loonheffingen verwerken. Voor de uitkering wordt ‘Code soort inkomstenverhouding/inkomenscode’ code 31 gebruikt: ‘Uitkering in het kader van de Ziektewet (ZW) en vrijwillige verzekering Ziektewet’. Bij uitbetaling van de uitkering past uw organisatie als eigenrisicodrager de hoge premie Aof, en de lage premie Awf toe.

splitsen

Is uw organisatie ook eigenrisicodrager voor de WGA (zie hoofdstuk 8) en moet u een werknemer zowel een ZW-uitkering als een WGA-uitkering betalen, dan moeten deze uitkeringen in aparte inkomstenverhoudingen.

witte tabel

Let op dat de inkomstenverhouding (IKV) is gesplitst in het geval uw organisatie als ZW-eigenrisicodrager de werknemer na afloop van de dienstbetrekking een ZW-uitkering betaalt. Omdat het hier gaat om een uitkering aan een werknemer die niet werkzaam is in een verzekerde dienstbetrekking voor de werknemersverzekeringen, mag deze uitkering niet worden meegenomen in het jaarloon voor het lage-inkomensvoordeel en is een nieuwe IKV nodig. Voor berekening van de loonbelasting/premie volksverzekeringen is wel gewoon de witte tabel van toepassing op het totaal.

Uitbesteden

wel zelf verantwoordelijk

bij UWV inkopen

Uw organisatie kan ervoor kiezen om bepaalde taken rond de uitvoering van de Ziektewet (deels) uit te besteden aan een andere partij, zoals een administratiekantoor. Hier hangt dan uiteraard wel een prijskaartje aan. En bedenk ook dat uw organisatie bij uitbesteding van taken rond de uitvoering van de ZW wel altijd zelf de verantwoordelijke partij blijft voor een goede afhandeling!

Inkopen

geen recht op ZW-uitkering

voorschot

Verder kunt u bij UWV bepaalde diensten inkopen, bijvoorbeeld een beoordeling van het recht op een ZW-uitkering, van de hoogte van de uitkering en van de looptijd ervan. Deze diensten kosten uw organisatie in 2024 respectievelijk € 25, € 27 en € 12. En soms moet u bij UWV aankloppen om de instantie een beslissing over een bepaalde kwestie te laten nemen. Dat is het geval in de volgende situaties:

De werknemer vraagt zelf om een beslissing.
Er bestaat geen recht op een ZW-uitkering.
De ZW-uitkering wordt geschorst.
U wilt een maatregel opleggen waardoor de ZW-uitkering deels wordt geweigerd.
De hoogte en looptijd van de ZW-uitkering wijzigen.
U kent de ZW-uitkering toe na eerdere afwijzing ervan.
De werknemer is beter verklaard door de bedrijfsarts.
U beëindigt de ZW-uitkering, zonder dat er sprake is van spontaan herstel van de werknemer.
U geeft een voorschot op de ZW-uitkering.
U betaalt een overlijdensuitkering.

machtigen

Als u een beslissing van UWV nodig heeft, gebruikt u het formulier ‘Verzoek om een beslissing over de Ziektewet-uitkering’. Dit formulier kunt u downloaden via uwv.nl. Binnen twee weken ontvangt u per post de beslissing.

Heeft u taken uitbesteed aan een intermediair, dan kunt u deze machtigen om diensten van UWV in te kopen of beslissingen aan te vragen. Dit doet u via het formulier ‘Machtiging eigenrisicodrager Ziektewet’, te vinden op uwv.nl. Per formulier kunt u maximaal twee intermediairs machtigen.

U bent hier