8.4 De werkkostenregeling

werkkosten-
regeling

vrije ruimte

Binnen de werkkostenregeling moet u bij het onderbrengen van vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte in de gaten houden of u deze ruimte overschrijdt. Als dat gebeurt, moet u over het bovenmatige namelijk 80% eindheffing betalen. Die afrekening moet elke werkgever apart maken. Op verzoek vanuit de praktijk mag er sinds 1 januari 2015 op concerniveau worden afgerekend. Hierdoor kunnen alle concernwerkgevers de totale vrije ruimte van het concern benutten. Deze regeling is echter niet zonder meer toe te passen!

8.4.1 Concernregeling

concern-
regeling

collectieve vrije ruimte

fiscale 
loonsom

Onder de concernregeling berekent u de vrije ruimte; 1,2% over de totale fiscale loonsom van het concern. De deelnemende concernonderdelen – dus de moeder-, dochter- en/of zustermaatschappijen – worden voor de werkkostenregeling als één inhoudingsplichtige beschouwd. Hierdoor ontstaat er als het ware een collectieve vrije ruimte en is het mogelijk om de vrije ruimte van alle concernonderdelen te benutten.

Collectieve vrije ruimte

In die collectieve vrije ruimte kunt u de vergoedingen en verstrekkingen van alle concernonderdelen onderbrengen die als eindheffingloon ten laste van de vrije ruimte zijn gebracht. Het splitsen van vergoedingen en verstrekkingen die deels voor werknemers van het ene concernonderdeel en deels voor werknemers van het andere concernonderdeel worden gedaan, is dan dus niet langer nodig.

Concern vormen

concern-
onderdelen

Voor toepassing van de concernregeling geldt als voorwaarde dat alle deelnemende concernonderdelen gedurende het hele kalenderjaar een concern vormen. Van een concern is in dit kader sprake als:

• uw onderneming een belang heeft van minstens 95% in een andere werkgever;
• een andere werkgever een belang heeft van minstens 95% in uw onderneming;
• een derde een belang heeft van minstens 95% in uw onderneming en daarnaast een belang van minstens 95% heeft in een andere werkgever.

Deze voorwaarde houdt in dat concernonderdelen die tijdens het kalenderjaar zijn toegevoegd aan het concern of die dit juist hebben verlaten, niet onder de concernregeling vallen. Zij moeten zelf afrekenen voor de werkkostenregeling.

Voordelen

personeelsfeest

overschotten in de vrije ruimte

Naast minder administratieve lasten geeft de concernregeling ook nog andere voordelen. U kunt bijvoorbeeld op enig moment besluiten een groots personeelsfeest te organiseren voor alle werknemers van het concern. Zonder de toepassing van de concernregeling zouden de kosten van dit feest (in principe) moeten worden verdeeld over de verschillende concernonderdelen. Bijvoorbeeld op basis van het aantal werknemers dat een vennootschap in dienst heeft. Een dergelijke splitsing is met toepassing van de concernregeling niet meer nodig. Uiteindelijk komt toch alles op één hoop.

gebruikelijkheidstoets

Daarnaast kan onderling geprofiteerd worden van overschotten in de vrije ruimte. Als één concernonderdeel te weinig vrije ruimte heeft, zou dit in principe leiden tot eindheffing over het overschot van 80%. Door nu via de concernregeling andere concernonderdelen samen te brengen met dit concernonderdeel, ontstaat er één gezamenlijke ruimte. Dan kan de ruimte die door deze andere concernonderdelen niet is gebruikt, worden benut voor het overschot. Mogelijk hoeft u dan per saldo geen eindheffing te betalen.

8.4.2 Gebruikelijkheidstoets

bonussen

Overigens kan de gebruikelijkheidstoets hierbij ook nog een rol spelen. De vrije ruimte die binnen het concern ontstaat, mag namelijk niet aan het einde van het jaar aan één werknemer – de dga – worden besteed. Een dergelijke vergoeding zal volgens de staatssecretaris door de fiscus als ongebruikelijk worden aangemerkt. Overigens zal uiteindelijk via rechtspraak duidelijk moeten worden waar de exacte grenzen van deze gebruikelijkheidstoets liggen. De gebruikelijkheidstoets wordt overigens per 2016 aangescherpt, zo blijkt uit de plannen die gepresenteerd zijn op Prinsjesdag. Hiermee wil het kabinet voorkomen dat u grote bonussen ten onrechte in de vrije ruimte stopt.

De administratieve eisen

eindheffingsloon

gerichte 
vrijstelling

Voor toepassing van de concernregeling zullen alle inhoudingsplichtigen die deel uitmaken van het concern aan bepaalde administratieve eisen moeten voldoen:

• het vastleggen van de totale fiscale loonsom van de werknemers van de betreffende inhoudingsplichtige (dus exclusief het aangewezen eindheffingsloon);
• het vastleggen welke vergoedingen en verstrekkingen de betreffende inhoudingsplichtige als eindheffingsloon heeft aangewezen (exclusief die waarvoor een gerichte vrijstelling geldt);
• het vastleggen van de volgende informatie over de andere inhoudingsplichtige(n) binnen het concern:
  • het loonheffingennummer;
  • de totale fiscale loonsom van de werknemers van die inhoudingsplichtige (exclusief eindheffingsloon);
  • de vergoedingen en verstrekkingen die die inhoudingsplichtige als eindheffingsloon heeft aangewezen (minus die waarvoor een gerichte vrijstelling geldt);
• het vastleggen van de berekening rond de toetsing van de gezamenlijke vrije ruimte en bij verschuldigde eindheffing de naam en het loonheffingennummer van de inhoudingsplichtige die dit aangeeft en betaalt.
• het verstrekte loon uit vroegere dienstbetrekking (als dit meer is dan 10% van de fiscale totale loonsom).

Betaling

loonaangifte

loon

Het is het concernonderdeel dat de hoogste fiscale loonsom heeft, dat de eventueel verschuldigde eindheffing voor de werkkostenregeling bij overschrijding van de collectieve vrije ruimte in de loonaangifte moet verwerken en deze aan de Belastingdienst moet betalen. Om te bepalen welk concernonderdeel deze afrekening moet maken, moet het fiscale jaarloon van alle werknemers van de deelnemende werkgevers worden vergeleken. Hierbij telt al het in het lopende kalenderjaar uitbetaalde loon mee. Loon over een vorig kalenderjaar dat in het lopende jaar wordt uitbetaald, telt dus mee. Loon over het lopende kalenderjaar dat pas een jaar later zal worden uitbetaald, telt juist niet mee. Deze scheiding is aangebracht zodat altijd in het eerste tijdvak van het volgende kalenderjaar duidelijk is welke werkgever de hoogste loonsom heeft en dus de afrekening moet maken.