5.2 Kosten van een bedrijfspand
kosten eigen pand
vaste lasten
De kosten van een eigen pand dat u geheel als bedrijfsruimte gebruikt, kunt u aftrekken van de opbrengsten van uw onderneming. Deze kosten bestaan onder meer uit:
- de vaste lasten, zoals de financieringsrente, energiekosten, verzekeringskosten, OZB en schoonmaakkosten;
- de inrichtingskosten, zoals vloerbedekking, bureau(s) en (stelling)kasten;
- onderhoudskosten.
Over de inrichtingskosten moet u afschrijven. Als de aanschafprijs excl. BTW namelijk hoger is dan € 450, zijn dit investeringen waarop wordt afgeschreven en waarop mogelijk de investeringsaftrek van toepassing is.
Als u investeert in energiezuinige technieken en duurzame energie, kunt u in aanmerking komen voor de Energie-investeringsaftrek (EIA).
5.2.1 Onderhoudskosten
onderhoudskosten
kantoortuin
Onderhoudskosten aan een pand zijn volledig aftrekbaar. Denk bijvoorbeeld aan het periodiek schilderen van het bedrijfspand. Deze kosten aan het bedrijfspand kunt u altijd direct ten laste van de winst brengen. Daarnaast onderscheidt de fiscus kosten van verbetering, zoals een verbouwing. Er is sprake van een verbetering als het bedrijfsmiddel in aard, omvang of inrichting verandert. Denk aan het verbouwen van uw kantoor tot een kantoortuin. In tegenstelling tot de onderhoudskosten, die direct ten laste van de winst komen, moet u de verbeteringskosten activeren op de balans en er jaarlijks op afschrijven.
Verbeteringskosten en bodemwaarde
verbetering
Als uw pand (bijna) de bodemwaarde heeft bereikt, is het ongunstig als sprake is van een verbetering. U kunt dan namelijk niet of nauwelijks afschrijven op uw investering. De scheidslijn tussen onderhoud en verbetering van een pand is echter dun. Fiscaal moet u afschrijven als uw bedrijfsmiddel naar inrichting, aard of omvang een wijziging ondergaat. Bij het vaststellen van de grens tussen de kosten van onderhoud en van verbetering staat het effect voor het pand centraal, niet het doel dat u als eigenaar van het pand heeft. Is sprake van werkzaamheden waardoor het pand de oorspronkelijke staat behoudt, dan is sprake van onderhoud. Als de kosten tot een uitbreiding of een verbetering van het pand leiden ten opzichte van de eerdere situatie, dan is sprake van verbetering.
Onderhoud of verbetering?
schilderbeurt
De scheidslijn is in de praktijk niet altijd even duidelijk. Als uw pand een schilderbeurt krijgt, is dit duidelijk onderhoud. Worden tijdens het schilderen enkele verrotte kozijnen vervangen, dan valt dit nog steeds onder onderhoud. Maar hoe zit het als u alle kozijnen in één keer vervangt? In dat geval kunt u zich bij de keuze laten leiden door de fiscaal meest gunstige oplossing. Als u door de bodemwaarde niet meer kunt afschrijven op uw pand, is het zaak om de kosten zo veel mogelijk als onderhoud te boeken.
U kunt de kosten dan in één keer ten laste van de winst brengen. Nadeel is dat u bij onderhoud geen recht heeft op eventuele investeringsaftrek.
5.2.2 Egalisatiereserve
egalisatie-reserve
noodzakelijk
Voor bepaalde toekomstige uitgaven mag u een fiscale reserve vormen. Dit wordt de egalisatiereserve genoemd. Omdat deze reserve uw fiscale winst verlaagt, waardoor u minder belasting betaalt, is het vormen ervan aan strenge eisen verbonden. Om de egalisatiereserve te mogen vormen, moet het gaan om toekomstige uitgaven die u redelijkerwijs kunt verwachten, zoals het onderhoud aan het bedrijfspand. De voorwaarden voor het vormen van de egalisatiereserve zijn:
- de kosten worden verdeeld in de toekomst uitgegeven;
- de kosten zijn noodzakelijk geworden door uw bedrijfsvoering;
- de kosten die in enig jaar zijn opgeroepen, leiden in een later jaar tot een piek in de daadwerkelijke uitgaven;
- er is een redelijke mate van zekerheid dat de kosten daadwerkelijk gemaakt worden.
Op de balans vermeldt u de waarde van het totaal van de egalisatiereserve voor het onderhoud aan het bedrijfspand.
Hoogte reserve
schatting
Het bedrag dat u mag reserveren, hangt af van de verwachting over de hoogte van de toekomstige kosten en het tijdstip waarop u de kosten maakt. U moet een redelijke schatting maken van de benodigde reservering. U mag de reserve jaarlijks aanvullen, maar inhaaldotaties aan de reserve zijn niet toegestaan.
Als achteraf blijkt dat de schatting te hoog is uitgevallen, moet u de niet gebruikte reservering in de winst opnemen. Zijn de kosten hoger dan de gevormde reserve, dan trekt u de hogere kosten in een keer af van de winst.
Verkoop pand
wrang
Als het doel waarvoor de reserve ooit is gevormd, is komen te vervallen, bijvoorbeeld omdat u het bedrijfspand verkoopt, moet u de reserve bij de winst optellen. Dit geldt ook als uw bedrijfspand tussentijds afbrandt. Hoe wrang ook, de egalisatiereserve komt dan weer bij de belastbare winst, omdat het onderhoud waarvoor u de reservering heeft gevormd, niet meer plaatsvindt.