11.3 Uw organisatie
andersom
In de voorgaande paragrafen is besproken welke informatie over de zieke werknemer andere partijen al dan niet met uw organisatie mogen delen. Andersom mag uw organisatie ook niet zomaar informatie over de zieke werknemer aan derden doorgeven.
noodzakelijk
Met bijvoorbeeld de bedrijfsarts of arbodienst mag de werkgever alleen die gegevens delen die noodzakelijk zijn om de verzuimbegeleiding of re-integratie op te starten. Bij een ziekmelding mogen bijvoorbeeld alleen de naam, het adres en telefoonnummer van de werknemer aan de bedrijfsarts of arbodienst worden doorgespeeld.
De werkgever mag de bedrijfsarts of arbodienst wel vertellen welke informatie de werknemer bij de ziekmelding heeft gegeven of wat de werkgever zelf heeft waargenomen (zoals dat de werknemer veel aan het hoesten was).
Verzekeraar
ter uitvoering overeenkomst
eigen of passend werk
plan van aanpak
Als uw organisatie een verzuimverzekering heeft afgesloten, is dat ook een partij waaraan gegevens over de zieke werknemer worden doorgegeven. Ter uitvoering van de verzekeringsovereenkomst mag de werkgever rond de werknemer en zijn gezondheid slechts de volgende gegevens aan de verzekeraar doorspelen:
- naam, adres, postcode en woonplaats;
- loongegevens;
- datum eerste dag van afwezigheid door ziekte;
- datum dag van (gedeeltelijk) herstel;
- (vermoedelijke) duur van het ziekteveruim;
- arbeidsongeschiktheidspercentage (of loonwaarde);
- percentage aantal uren per dag of week dat de werknemer eigen of passend werk kan doen (inclusief aanvangsdatum);
- of er schadeloosstelling is ontvangen voor de werknemer;
- of de loonbetaling is opgeschort of stopgezet;
- of er een interventie is ingezet (zo ja: inclusief wanneer);
- of er een plan van aanpak is opgesteld (zo ja: of de activiteiten uit dit plan (tijdig) worden uitgevoerd);
- tijdigheid van de inspanningen voor re-integratie.
Registreren
strenge eisen
Uw organisatie moet de (feitelijke) gegevens rond ziekteverzuim en re-integratie uiteraard ook vastleggen. Dat moet zorgvuldig gebeuren! Het hiervoor gebruikte interne of externe verzuimregistratiesysteem moet dan ook aan strenge eisen voldoen. Let op dat de werkgever geen medische gegevens mag verwerken, dat is immers voorbehouden aan de bedrijfsarts of arbodienst (zie paragraaf 11.2).
irrelevant of te persoonlijk
Verder is vastlegging van irrelevante of te persoonlijke (bijzondere) gegevens of gegevens die ongelijke behandeling in de hand kunnen werken, ook niet toegestaan. Dus zaken als persoonsgegevens betreffende godsdienst, politieke voorkeur, ras en seksuele geaardheid mogen niet in de verzuimregistratie worden opgenomen.
bewaren
Uw organisatie mag de administratieve verzuimgegevens maximaal twee jaar na uitdiensttreding van de werknemer bewaren. Als de werkgever echter eigenrisicodrager is voor de Ziektewet (zie paragraaf 15.3), moeten die gegevens vijf jaar bewaard blijven.
Controle
privacygevoelig
Om te kunnen (laten) controleren of werknemers echt ziek zijn en zich aan hun re-integratieverplichtingen houden, moet de werkgever controlevoorschriften in het verzuimbeleid opnemen. Zulke controles zijn erg privacygevoelig, en daarom mag uw organisatie het merendeel ervan niet zelf uitvoeren. Hierbij is voor de bedrijfsarts of arbodienst een grote rol weggelegd, bijvoorbeeld bij het oproepen voor een medische controle of het afleggen van een huisbezoek. De werkgever mag uiteraard wel ‘gewoon’ contact met de zieke werknemer onderhouden over hoe het met hem gaat.
OR ook betrokken bij privacybescherming
instemmingsrecht
De ondernemingsraad heeft een belangrijke taak om de privacy van de werknemers te bewaken. Zo heeft de OR instemmingsrecht op het instellen, wijzigen of intrekken van elke regeling rond de bescherming van de persoonsgegevens van werknemers. De privacy speelt vaak ook een rol bij instemmingsverzoeken die niet specifiek over dit thema gaan, zoals bij een regeling rond ziekteverzuim of het re-integratiebeleid. Ook het informatierecht en initiatiefrecht kunnen een rol spelen rond de privacybescherming (zie paragraaf 10.1).