3.2 Instellen van een Arbocommissie
instellingsbesluit
Als de OR of PVT weet wat hij wil op de punten van samenstelling en bevoegdheden rondom arbo, kan hij dit vastleggen in een concept-instellingsbesluit. Daarin beschrijft de OR dan ook de werkwijze van de commissie. Denk dan aan:
- voorzitterschap;
- verslaglegging;
- frequentie en duur van vergaderen;
- urenvrijstelling;
- scholing (wettelijk recht op drie dagen per jaar).
Zonder instellingsbesluit geen commissie
werkgroep
Onder een VGWM-commissie wordt verstaan: een officiële OR/PVT-commissie die per instellingsbesluit wordt opgericht. Als zo’n besluit ontbreekt, kunt u beter spreken van een werkgroep. En misschien is dat ook wel genoeg. Een echte VGWM-commissie is pas zinvol als:
- de OR/PVT ook niet-leden bij het werk wil betrekken;
- bevoegdheden aan de commissie wil overdragen.
extra verdiepen
Een derde reden is de behoefte aan ondersteuning en voorbereiding. Maar dat kunnen ook enkele leden van de OR/PVT doen zonder een officiële commissie in te stellen. Een VGWM-werkgroep bestaat uitsluitend uit leden die zich extra verdiepen in het arbowerk en daardoor de anderen kunnen adviseren.
kantonrechter
Een omschrijving van de taak van de commissie maakt het geheel af. De OR (of PVT) bespreekt het concept vervolgens met de werkgever. De PVT heeft voor het instellen van de commissie de uitdrukkelijke toestemming van de werkgever nodig. Als de OR er in overleg met de werkgever niet uitkomt, kan een gang naar de bedrijfscommissie nodig zijn, eventueel zelfs een uitspraak van de kantonrechter.
Het is sterk als de OR het instellingsbesluit eerst ‘voorkookt’ met de arboprofessionals die verantwoordelijk zijn voor het ‘bijwerken’ en uitvoeren van het arbobeleid. Er ligt dan al snel een sterker plan op tafel bij de bespreking ervan én het vergroot het draagblak bij de werkgever.
Na de instelling van de commissie krijgt de werkgever een exemplaar van het instellingsbesluit en een overzicht van de samenstelling. Het instellingsbesluit kan het beste als bijlage bij het OR- of PVT-reglement worden gevoegd.
3.2.1 Samenstelling
geen OR-lid
In een vaste commissie mag de minderheid uit ‘gewone’ werknemers bestaan. Met andere woorden: ze hoeven geen OR-lid te zijn. In een Arbocommissie van vijf mensen mogen dus één of twee werknemers die niet ook in de OR of PVT zitten.
Wilt u dat er meer arboprofessionals – zoals de bedrijfsarts, preventiemedewerker en een BHV’er – in de commissie zitten, dan kunt u voorstellen om de commissie uit zes leden of meer te laten bestaan.
nieuw talent
Het kan grote voordelen hebben om ook anderen in zo’n commissie op te nemen. U kunt gebruikmaken van hun deskundigheden en ervaringen en u bereikt er meer werknemers mee. Het is een manier om oud-leden voor het medezeggenschapswerk te behouden en om nieuw talent te scouten en te ontwikkelen dat zich straks misschien kandidaat zal stellen.
3.2.2 Bevoegdheden
Inspectie SZW
De OR of PVT mag aan een vaste commissie bevoegdheden overdragen. In het geval van een VGWM-commissie valt te denken aan het recht om overleg te voeren met de werkgever en andere personen binnen en buiten de organisatie: arbocoördinator, preventiemedewerker, arbokerndeskundigen en Inspectie SZW. Maar ook de overdracht van alle instemmings- en adviesvragen op het gebied van arbo, verzuim en re-integratie is mogelijk.
De commissie concentreert zich op arbobeleid en kan daardoor met meer deskundigheid het werk van de medezeggenschap doen. Een nadeel is dat dit ten koste kan gaan van de betrokkenheid van andere OR-leden bij arbo.
3.2.3 Werkwijze
extra tijd
De interesse van de werkgever gaat natuurlijk op de eerste plaats uit naar het extra tijdsbeslag dat het commissiewerk met zich meebrengt. Maar hij zal ook mee willen denken over de relatie van de Arbocommissie met anderen die zich in de organisatie met het arbobeleid bezighouden. Uit het concept-instellingsbesluit moet in elk geval duidelijk worden hoeveel extra tijd het commissiewerk zal vragen, ook van niet-OR-leden. Let op: niet alleen in vergadertijd, maar ook voor overige werkzaamheden.
eigen initiatieven
Voor de OR en PVT enerzijds en de commissie anderzijds is verder van belang hoe de onderlinge verhouding wordt geregeld. Gaat de ondernemingsraad de commissie aansturen met werkopdrachten? Zijn eigen initiatieven van de commissie ook welkom? Is er een voorzitter van de commissie die tevens contactpersoon is naar buiten? Hoe rapporteert de commissie aan OR?
Rol van de Arbocommissie richting de OR
veiligheidsprioriteit
De OR van uitgeverij Rendement stelt vast dat de veiligheid van het personeel de allerhoogste prioriteit heeft. Nu de directie een nieuw plan heeft om om ’s nachts nog maar één personeelslid te laten werken, buigt de Arbocommissie zich over deze veiligheidsprioriteit en maakt de beoordeling op. De commissie adviseert de ondernemingsraad om voor dit besluit geen instemming te verlenen. ‘Alleen met twee of meer collega’s is de veiligheid voldoende gewaarborgd’, zo luidt het argument. Verder constateert de commissie dat in de actuele RI&E, inclusief het PvA, de veiligheidsrisico’s minder aandacht krijgen dan ze verdienen. Een toename in gerapporteerde veiligheidsincidenten bevestigt die indruk. De OR krijgt als advies van de commissie om bij de bespreking van de voortgangsrapportage erop toe te zien dat dit hiaat in de RI&E wordt gerepareerd.